会议会务服务协议书

会议会务服务协议书协议编号：【HHFW-年份-序号】甲方（委托方）：法定代表人/授权代表：通讯地址：联系电话：电子邮箱：乙方（服务方）：法定代表人/授权代表：通讯地址：联系电话：电子邮箱：鉴于：1.甲方拟举办【会议全称】（以下简称“本次会议”），需要专业的会务服务支持。2.乙方是一家具备相应资质和经验，能够提供会议策划、组织、执行等相关会务服务的专业机构。3.甲乙双方在平等自愿、协商一致的基础上，就乙方向甲方提供本次会议会务服务的相关事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。第一条服务内容与要求1.1会议基本信息（1）会议名称：【会议全称】（2）会议日期：【起始日期】至【结束日期】（3）会议地点：【具体地点，如XX酒店XX会议室】（4）预计参会人数：【人数范围】人1.2服务范围乙方同意根据甲方确认的会议方案及本协议约定，为甲方提供以下会务服务，具体服务细节以双方书面确认的《会议服务确认单》（可作为本协议附件）为准：（1）场地规划与布置：包括但不限于会场选址建议（如需）、会场租赁协调、会场整体布局规划、舞台搭建、背景板设计与制作、横幅制作、指示牌制作与摆放、席卡制作、鲜花绿植布置、灯光音响设备租赁与调试等。（2）物料设计与制作：包括但不限于会议议程、参会指南、手提袋、纪念品等会议相关物料的设计辅助与制作服务。（3）嘉宾与参会人员服务：包括但不限于协助嘉宾邀请、参会人员报名信息统计与管理、签到台设置与人员安排、参会证件制作与发放、会议资料分发等。（4）住宿与交通协调：如甲方需要，乙方可协助联系酒店住宿、安排参会人员及嘉宾的接送站/场服务（相关费用另行协商或按甲方确认标准实报实销）。（5）餐饮服务安排：根据甲方要求，协助联系或安排会议期间的工作餐、茶歇等餐饮服务（相关费用另行协商或按甲方确认标准实报实销）。（6）现场执行与协调：包括但不限于安排专业现场工作人员、负责会议期间各项流程的执行与把控、现场突发情况的应急处理、与场地提供方及其他供应商的协调沟通等。（7）其他服务：【根据实际情况列出其他服务项目，如摄影摄像、速记、翻译、会后总结报告等】。1.3服务标准乙方承诺将按照行业通行标准及甲方书面确认的要求提供服务，确保服务质量，保障会议顺利进行。第二条服务期限与地点2.1服务期限：自本协议生效之日起，至本次会议结束且乙方完成所有约定服务内容及后续收尾工作之日止。2.2服务地点：主要为本次会议举办地点，以及甲方要求的其他相关地点。第三条服务费用及支付3.1服务总费用：经双方协商确认，本次会议会务服务总费用为人民币【金额大写】元（¥【金额小写】元）。此费用为乙方提供本协议第一条约定服务的包干费用，除本协议另有约定或双方另有书面确认外，甲方无需再向乙方支付其他费用。3.2费用构成：上述服务总费用包括但不限于乙方为提供本协议约定服务所发生的人员成本、物料制作成本、设备租赁成本、场地协调成本、利润、税金及其他所有相关费用。具体费用明细详见附件《会议服务费用预算表》（如有）。3.3支付方式：（1）第一期付款（预付款）：本协议签订后【天数】个工作日内，甲方向乙方支付服务总费用的【百分比】%，即人民币【金额大写】元（¥【金额小写】元）。（2）第二期付款（中期款/尾款）：【例如：会议举办前【天数】个工作日内/会议结束后【天数】个工作日内】，甲方向乙方支付服务总费用的【百分比】%，即人民币【金额大写】元（¥【金额小写】元）。（3）如服务总费用较高或服务周期较长，双方可协商约定其他分期付款方式。3.4支付账户：乙方指定收款账户信息如下：开户名：【乙方公司全称】开户行：【开户银行名称及支行】账号：【银行账号】3.5发票：乙方应在收到甲方每期付款后【天数】个工作日内，向甲方提供等额合法的【增值税专用/普通】发票。第四条双方权利与义务4.1甲方权利与义务：（1）按照本协议约定，及时向乙方提供与会议相关的信息、资料及必要的支持与配合。（2）对乙方的服务方案、设计稿、物料样品等进行审核确认，审核确认期限应在合理范围内，逾期未确认且未提出书面异议的，视为认可。（3）按照本协议约定，及时足额向乙方支付服务费用。（4）有权对乙方的服务过程进行监督、检查，并对乙方工作中存在的问题提出合理意见和建议，乙方应予以配合并及时改进。（5）负责会议内容的策划、嘉宾的最终确认、重要讲话稿的准备等与会议核心内容相关的事项。（6）承担因自身原因导致的服务内容变更而产生的额外费用。4.2乙方权利与义务：（1）按照本协议约定及甲方确认的方案，勤勉尽责地提供各项会务服务，确保会议顺利进行。（2）建立专项服务团队，指定项目负责人，负责与甲方的日常沟通、方案汇报及服务执行。项目负责人信息：姓名【姓名】，联系方式【电话】。（3）严格遵守甲方确认的会议预算和服务方案，如确需超出预算或变更方案，应提前书面征得甲方同意。（4）对在服务过程中知悉的甲方商业秘密及参会人员信息等承担保密义务。（5）负责协调处理会议现场可能出现的一般性突发状况，并及时向甲方报告重要情况。（6）按照甲方要求，在会议结束后【天数】个工作日内，向甲方提交会议总结报告、费用结算明细等相关资料（如有约定）。（7）确保其提供服务的人员具备相应的专业技能和素养，并遵守甲方及会议场地的相关规定。第五条服务的变更、中止与解除5.1任何一方如需变更本协议约定的服务内容、服务时间或其他条款，应提前【天数】个工作日书面通知对方，经双方协商一致并签订书面变更协议后方可执行。因变更服务内容导致服务费用增减的，双方应另行协商确定。5.2除本协议另有约定外，任何一方单方中止或解除本协议的，应提前【天数】个工作日书面通知对方，并承担相应的违约责任。5.3出现以下情况之一时，守约方有权书面通知违约方解除本协议，并要求违约方承担违约责任：（1）一方严重违反本协议约定，经守约方书面催告后【天数】日内仍未纠正的；（2）一方进入破产、清算程序或丧失履约能力的；（3）因不可抗力导致本协议主要目的无法实现的。第六条验收6.1会议结束后【天数】个工作日内，甲方应根据本协议约定的服务内容及标准，对乙方提供的会务服务进行验收。6.2甲方验收合格的，应签署《会议服务验收确认单》；如有异议，应在上述约定期限内书面通知乙方，列明具体问题，乙方应在收到通知后【天数】个工作日内予以回应或采取补救措施。双方应根据实际情况协商解决。第七条违约责任7.1甲方违约责任：（1）甲方未按时支付服务费用的，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额【千分比】‰的违约金，但累计违约金不超过逾期付款金额的【百分比】%。（2）因甲方原因导致会议取消或重大变更，且给乙方造成实际损失的，甲方应承担相应的赔偿责任，具体赔偿金额双方协商确定。7.2乙方违约责任：（1）乙方未能按照本协议约定提供服务，或服务质量未达到约定标准，经甲方指出后仍未在合理期限内改进，影响会议正常进行的，甲方有权酌情扣减服务费用，并要求乙方承担由此给甲方造成的直接损失。（2）因乙方原因导致会议延误、中断或取消的，乙方应退还甲方已支付的全部费用，并赔偿由此给甲方造成的直接经济损失。（3）乙方违反本协议第四条第4.2款第（4）项保密义务的，应承担由此给甲方造成的全部损失。7.3本协议项下的违约责任不影响双方根据法律规定可主张的其他权利。第八条保密8.1任何一方对于在签署和履行本协议过程中所获知的另一方的商业秘密、技术信息、客户资料等未公开信息（“保密信息”）均负有保密义务。8.2除非法律规定或有权机关要求，或为履行本协议之目的，任何一方不得向任何第三方泄露对方的保密信息。此保密义务在本协议终止后【年限】年内持续有效。第九条知识产权9.1甲方提供给乙方的任何文字、图片、商标、设计稿等素材，其知识产权归甲方或相关权利人所有。乙方仅能为履行本协议之目的使用该等素材，不得用于其他任何用途。9.2乙方为履行本协议而独立创作完成的、且未涉及甲方提供素材的作品（如原创设计方案等），其知识产权归乙方所有；但甲方在支付相应服务费用后，享有在本次会议范围内的免费使用权。9.3若双方合作创作的成果，其知识产权归属由双方另行协商确定。第十条不可抗力10.1“不可抗力”是指双方在签订本协议时不能预见、对其发生和后果不能避免且不能克服的事件，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、政府行为、法律变化等。10.2若因不可抗力导致任何一方无法履行本协议义务，受影响一方应立即通知对方，并在不可抗力发生后【天数】个工作日内提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延迟履行、部分履行或解除本协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应尽力减少损失。第十一条争议解决11.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。11.2协商不成的，任何一方均有权向【甲方/乙方所在地/协议签订地】有管辖权的人民法院提起诉讼。第十二条通知与送达12.1本协议项下的所有通知、文件往来及与本协议有关的争议的法律文书，均应按照本协议首页所列的通讯地址、联系电话、电子邮箱等方式送达。12.2任何一方变更通讯地址或联系方式的，应提前【天数】个工作日书面通知对方。否则，按原地址或方式送达的仍视为有效送达。第十三条其他13.1本协议的任何修改、补充，均须由双方签署书面文件后方为有效，并成为本协议不可分割的组成部分。13.2本协议未尽事宜，由双方友好协商解决，并可签订补充协议。补充协议与本协议具有