干部档案监督制度

PAGE干部档案监督制度一、总则（一）目的为了加强对干部档案的管理和监督，确保干部档案真实、准确、完整、规范，充分发挥干部档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体干部档案的管理与监督工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：干部档案应全面收集干部各个方面的材料，保证档案内容的完整无缺。3.准确性原则：档案材料的填写、整理、审核等工作要准确无误，确保档案信息的真实性和可靠性。4.保密性原则：严格遵守档案管理的保密规定，对涉及干部个人隐私的信息予以保密，防止档案信息泄露。二、干部档案管理职责分工（一）组织人事部门1.负责制定和完善干部档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查本公司/组织各部门干部档案管理工作。3.负责干部档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等日常管理工作。4.按照干部管理权限，办理干部档案的查阅、借阅和转递手续。5.定期对干部档案进行审核，确保档案内容真实、准确、完整。（二）档案管理人员1.负责干部档案的具体整理、保管和日常维护工作。2.严格按照档案管理规定，做好档案的收集、分类、编号、装订等工作，确保档案整齐规范。3.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保证档案安全。4.协助组织人事部门办理档案查阅、借阅和转递手续，并做好登记工作。5.及时向组织人事部门反馈档案管理中存在的问题，提出改进建议。（三）干部所在部门1.负责本部门干部档案材料的收集、整理和报送工作。2.督促本部门干部及时更新个人档案材料，确保档案内容的时效性。3.配合组织人事部门做好干部档案的审核、查阅等相关工作。三、干部档案材料的收集与归档（一）材料收集范围1.履历材料：干部个人经历、学历、学位、培训等方面的材料。2.自传材料：干部个人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：干部定期考核、专项考核、任职考察等形成的材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等材料。5.政审材料：政治历史审查、出国（境）审查等形成的材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、团组织关系材料等。7.奖励材料：各级各类奖励表彰决定、奖励证书等材料。8.处分材料：党纪政纪处分决定、解除处分决定等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：反映干部个人重要情况的其他材料。（二）材料收集要求1.各部门应指定专人负责干部档案材料的收集工作，确保材料及时、准确、完整。2.收集的档案材料应统一使用A4规格纸张，内容应清晰、完整，不得使用圆珠笔、铅笔等书写。3.材料形成部门应在材料形成后及时将材料送交组织人事部门，不得积压或延误。4.对于新形成的干部档案材料，组织人事部门应及时进行审核，符合归档要求的予以归档，不符合要求的退回材料形成部门补充或修正。（三）材料归档程序1.档案管理人员对收集到的干部档案材料进行分类整理，按照档案管理规定的类别和顺序进行排列。2.对每份材料进行编号，编号应清晰、准确，便于查找和管理。3.将整理好的材料装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上注明干部姓名、档案编号、材料类别等信息。4.将归档后的档案材料存入档案库房，并建立档案目录，以便查询和管理。四、干部档案的整理与保管（一）档案整理1.档案管理人员应定期对干部档案进行整理，确保档案材料齐全、完整、规范。2.整理档案时，应按照档案管理规定的类别和顺序进行排列，对破损、褪色的材料进行修补或复制。3.对档案中的重复材料进行清理，保留一份完整、准确的材料，其他材料予以剔除。4.对档案中的材料进行编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对档案实行分类存放，按照干部职务、级别、类别等进行排列，便于查找和管理。4.建立档案借阅登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、借阅期限等。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对档案的破损、丢失等情况要及时向上级主管部门报告，并采取相应的补救措施。五、干部档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.因干部选拔任用、考察、考核、纪检监察等工作需要查阅干部档案的，须经组织人事部门负责人批准，并填写《干部档案查阅申请表》。2.其他部门或个人因工作需要查阅干部档案的，须经组织人事部门分管领导批准，并填写《干部档案查阅申请表》。未经批准，任何人不得查阅干部档案。（二）查阅程序1.查阅人持经批准的《干部档案查阅申请表》到档案管理人员处办理查阅手续。2.档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的干部档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得转借他人查阅，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取、撤换材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅干部档案的，须经组织人事部门主要领导批准，并填写《干部档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人持经批准的《干部档案借阅申请表》到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员按照借阅申请表的要求，提供相应的干部档案，并与借阅人签订《干部档案借阅承诺书》，明确借阅人的责任和义务。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《干部档案借阅登记表》上签字确认。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时报告并处理。六、干部档案的转递（一）转递条件1.干部因工作调动、职务变动、辞职、退休等原因，需要转递档案的，应按照规定办理档案转递手续。2.干部档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。（二）转递程序1.组织人事部门根据干部调动、职务变动等情况，填写《干部档案转递通知单》，并密封档案。2.将密封好的档案和《干部档案转递通知单》一并交机要交通部门或专人送取。3.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回组织人事部门。组织人事部门收到回执后，应及时将回执归档。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案安全、准确、及时转递。2.档案转递过程中，如发现档案材料不齐全、不准确、不规范等问题，应及时与原单位沟通，要求补充或修正。3.接收单位应认真核对档案内容，如发现档案有涂改、伪造、丢失等问题，应及时向组织人事部门报告，并采取相应的措施。七、干部档案的审核（一）审核内容1.档案材料的真实性：审核档案材料是否真实反映干部的实际情况，有无伪造、篡改等问题。2.档案材料的完整性：审核档案材料是否齐全，是否符合档案管理规定的归档要求。3.档案材料的规范性：审核档案材料的填写、整理、装订等是否符合规范，有无字迹潦草、涂改不清、格式不一致等问题。4.档案信息的准确性：审核档案中的个人信息、履历、职务、工资等信息是否准确无误。（二）审核方式1.定期审核：组织人事部门每年定期对干部档案进行全面审核，确保档案质量。2.专项审核：根据干部选拔任用、巡视巡察、审计等工作需要，对相关干部档案进行专项审核。3.随机抽查：对部分干部档案进行随机抽查，发现问题及时进行处理。（三）审核处理1.对于审核中发现的问题，组织人事部门应及时与干部本人或相关部门进行核实，并要求补充或修正档案材料。2.对于伪造、篡改档案材料的干部，按照有关规定给予严肃处理，并将处理结果存入干部档案。3.对于档案审核中发现的普遍性问题，组织人事部门应及时总结经验教训，完善档案管理制度，加强档案管理工作。八、监督与检查（一）监督主体公司/组织纪检监察部门负责对干部档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作严格按照规定执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况：检查各部门是否严格执行干部档案管理制度，有无违反规定的行为。2.档案管理工作的规范情况：检查档案管理人员是否按照规定的程序和要求进行档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作。3.档案材料的质量情况：检查档案材料是否真实、准确、完整、规范，有无虚假材料、缺漏材料等问题。（三）检查方式1.定期检查：纪检监察部门每年定期对干部档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的干部档案管理工作进行不定期抽查，确保档案管理工作始终处于规范状态。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，纪检监察部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.对违反干部档案管理规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令检查、通报批评等处理；对造成严重后果的，依法依规追究相关人员的责任。九、责任追究（一）责任界定1.因档案管理人员工作失误，导致档案材料丢失、损坏、泄露等问题的，由档案管理人员承担相应责任。2.因干部所在部门未及时收集、整理、报送档案材料，或提供虚假档案材料的，由干部所在部门负责人承担相应责任。3.因查阅、借阅档案人员违反规定，擅自涂改、圈划、批注、抽取、撤换材料，或转借他人查阅、擅自复制、拍摄、传播档案内容等，造成档案损坏、丢失或信息泄露的，由查阅、借阅档案人员承担相应责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对违反干部档案管理规定情节较轻的人员，给予批评教育，责令其改正错误。2.责令检查：要求违反规定的人员作出书面