会议服务全包协议（2026年论坛活动外包）

会议服务全包协议（2026年论坛活动外包）会议服务全包协议甲方（发包方）：名称：[甲方公司全称]地址：[甲方公司地址]法定代表人/负责人：[甲方负责人姓名]联系电话：[甲方联系电话]电子邮箱：[甲方电子邮箱]乙方（承包方）：名称：[乙方公司全称]地址：[乙方公司地址]法定代表人/负责人：[乙方负责人姓名]联系电话：[乙方联系电话]电子邮箱：[乙方电子邮箱]根据甲乙双方协商一致，就甲方委托乙方提供2026年论坛活动的会议服务全包事宜，达成如下协议：第一条服务范围与内容乙方同意根据甲方需求，提供以下全包服务：1.1场地服务：乙方负责2026年[具体日期]至[具体日期]期间，在[具体活动地点地址]的会议场地预订、选择与确认。乙方根据甲方要求进行场地搭建，包括但不限于舞台、主会场讲台、签到台、背景板、嘉宾休息区、指示牌、会场内外装饰、氛围营造等。乙方负责灯光、音响、视频设备（包括但不限于LED显示屏、投影仪、摄像机、调音台、音箱、麦克风等）的安装、调试、运行维护及管理，确保设备满足活动需求。乙方负责活动期间及结束后场地的清洁工作。1.2设备服务：除1.1条约定的设备外，乙方还需提供以下设备服务：(1)同声传译设备（如甲方有此需求）：包括设备的租赁、安装、调试及配备专业操作人员。(2)网络服务：提供活动期间所需的稳定无线网络（Wi-Fi）覆盖，确保足够数量的有线网络接口，并负责网络设备的安装、管理及维护。(3)电源管理：负责活动所需电源线路的安全铺设、配电箱安装及用电管理，确保用电安全。(4)设备操作与维护：指派专业技术人员进行设备操作、日常检查、故障排除和应急处理，确保设备正常运行。1.3人员服务：乙方根据活动规模和需求，配备以下服务人员：(1)现场技术支持人员：负责音响、灯光、视频、网络等设备的现场操作、技术支持及应急维修。(2)现场服务人员：包括签到引导人员、会场迎宾人员、物料分发人员等，负责现场服务及秩序维护。(3)会务人员：负责会场整体协调、嘉宾接待引导、茶歇服务引导等工作。(4)人员着装与培训：乙方确保所有服务人员着装统一、整洁，并接受必要的岗前培训，达到规定的服务标准。1.4物料服务：乙方负责以下物料的Design、制作、运送、管理、分发及回收：(1)设计与制作：包括但不限于活动主背景板、会场指示牌、嘉宾/参会者胸卡、会议议程手册、参会资料袋、签到台布置等的设计、制作及运送至活动场地。(2)物料管理：乙方负责所有活动物料的接收、清点、存储、按需分发及活动后的回收整理。(3)茶歇服务（如包含）：若协议包含茶歇服务，乙方负责按甲方确认的方案提供饮品、点心、水果等，并负责茶歇区域的布置、服务及清洁。1.5其他服务：(1)乙方需制定详细的现场应急处理预案，并配备相应资源，以应对可能出现的设备故障、人员意外、天气变化等突发状况。(2)活动结束后，乙方负责按照甲方要求或场地规定，清理现场，拆除临时搭建，恢复场地原状。(3)乙方指派一名现场项目经理，负责活动期间乙方所有人员的协调与管理，确保各项服务顺畅进行。第二条服务标准与要求2.1乙方提供的服务应符合行业通用标准及甲方提出的具体要求。2.2设备标准：所提供音响、灯光、视频等设备应性能稳定、技术指标满足活动需求，设备完好率不低于99%。2.3人员标准：服务人员应态度热情、专业、礼貌，能够及时响应现场需求，形象符合活动要求。2.4场地布置标准：场地布置应美观、协调，符合活动主题，并确保安全。2.5物料标准：物料应设计精美、制作精良、内容准确、分发及时。2.6现场管理标准：现场管理应规范、有序、高效，确保活动顺利进行。第三条服务时间与地点3.1服务时间：乙方提供的服务期限为2026年[具体开始日期]至[具体结束日期]，共计[具体天数]天。具体活动时间段为[具体活动开始时间]至[具体活动结束时间]。场地搭建工作应于活动开始前[具体天数]天完成，撤场工作应于活动结束后[具体天数]天内完成。3.2服务地点：中华人民共和国[省/市][区/县][具体活动地点地址][场地名称]。第四条双方权利与义务4.1甲方的权利与义务：(1)甲方有权对乙方的服务进行监督，并提出合理化建议。(2)甲方应按照本协议约定，及时向乙方提供活动所需的需求清单、技术参数、设计图纸等相关资料，并保证资料的准确性。(3)甲方应按照本协议第六条的约定，按时足额支付服务费用。(4)甲方应指派一名对接联系人，负责与乙方就活动相关事宜进行沟通与协调，并配合乙方履行本协议项下的工作。(5)甲方应确保乙方人员及设备进入活动场地的必要条件，如提供电源接入点、指定设备存放区域等（具体事宜由双方另行确认）。(6)甲方应在活动结束后，按照本协议第八条约定，对乙方服务进行验收。4.2乙方的权利与义务：(1)乙方应严格按照本协议第一条约定的服务范围、第二条约定的服务标准及第三条约定的服务时间、地点履行服务义务。(2)乙方应在需要甲方确认的设计方案（如背景板、指示牌等）提交给甲方，甲方应在收到后[具体天数]内予以确认或提出修改意见，逾期未确认的，视为同意。(3)乙方应按照合同约定的时间节点，完成场地搭建、设备安装调试、人员配备、物料制作与运送等工作。(4)乙方应确保所有服务人员具备相应的专业技能和良好的服务形象，并对其进行必要的岗前培训。(5)乙方应指派经验丰富的现场项目经理，负责活动的整体现场协调与管理，确保各项服务按照计划顺利执行。(6)乙方应制定并实施详细的应急预案，配备应急物资，妥善处理现场可能出现的各种突发状况。(7)乙方应配合甲方进行活动后的场地恢复工作，直至甲方确认场地已恢复原状。(8)乙方应保护甲方的商业秘密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。第五条合同总价款及支付方式5.1本协议项下的会议服务全包总价款为人民币（大写）[具体金额]元整（¥[具体金额]元）。此价格为固定总价，包含乙方提供本协议第一条约定的所有服务项目及费用（除特别注明外，不包括甲方可能另行采购的特殊物料或甲方人员费用）。5.2支付方式采用分期付款方式：(1)预付款：本协议签订后[具体天数]日内，甲方支付合同总价款的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（¥[具体金额]元）作为预付款。(2)进度款：场地主要搭建工作完成并经甲方初步确认后[具体天数]日内，甲方支付合同总价款的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（¥[具体金额]元）。(3)结算款：活动结束后[具体天数]日内，经甲方验收合格，甲方支付合同总价款剩余的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（¥[具体金额]元）。5.3乙方应在收到每期款项前，向甲方提供等额的、合法有效的发票。5.4上述支付款项应汇入以下乙方账户：账户名称：[乙方账户名称]开户银行：[乙方开户银行全称]银行账号：[乙方银行账号]第六条验收标准与程序6.1验收标准：以本协议第一条约定的服务范围、第二条约定的服务标准为准。6.2验收程序：(1)初步验收：场地搭建完成后，乙方应通知甲方进行初步验收。甲方应在收到通知后[具体天数]内进行验收，并出具书面初步验收意见。(2)最终验收：活动结束后[具体天数]内，由甲方组织对乙方提供的所有服务进行最终验收。乙方应积极配合验收工作。(3)验收确认：甲方应在最终验收结束后[具体天数]内，就验收结果出具书面验收确认单或书面意见。若甲方在规定时间内未提出书面异议，视为验收合格。第七条知识产权7.1乙方为履行本协议而专门设计、制作的属于乙方知识产权的成果（如乙方自行设计的部分视觉元素等），甲方获得在本次论坛活动中的使用权。除前述情况外，活动中使用的设计成果（如背景板、指示牌等）的知识产权归甲方所有。乙方保留其在设计、技术等方面拥有的其他知识产权。第八条保密条款8.1甲乙双方对于在本协议签订及履行过程中获悉的对方的商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户资料、价格等）、以及本协议的内容，均负有保密义务。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露。此保密义务不因本协议的终止而解除。第九条违约责任9.1若甲方未能按照本协议第五条约定的期限和金额支付款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的[百分比，如万分之五]向乙方支付违约金。逾期超过[具体天数]日，乙方有权暂停相关服务，直至甲方付清款项及违约金，并承担因此给乙方造成的损失。9.2若乙方未能按照本协议第一条约定的范围、标准、时间履行服务义务，导致活动效果受到影響或甲方利益受损，乙方应承担相应的赔偿责任。若乙方违约行为严重影响活动进行，甲方有权要求乙方采取补救措施，并有权根据违约严重程度，要求乙方减免相应服务费用或解除本协议，乙方并应承担由此给甲方造成的损失。9.3双方任何一方违反本协议第七条、第八条约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[具体金额]元（¥[具体金额]元），若该违约行为给对方造成超出违约金的损失，违约方还应赔偿损失。9.4任何一方违反本协议其他约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。第十条不可抗力10.1“不可抗力”是指双方不能合理控制、不可预见或即使预见亦无法避免的事件，该事件妨碍或延迟一方根据本协议履行其全部或部分义务。不可抗力包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为、法律变化等。10.2遭遇不可抗力的一方应在事件发生后[具体天数]内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。因不可抗力导致履行延迟或不能履行，受影响方不承担违约责任。第十一条争议解决凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[甲方所在地/合同履行地]有管辖权的人民法院提起诉讼。第十二条协议生效、变更与终止12.1本协议自甲乙双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。12.2对本协议的任何修改或补充，须经双方书面协商一致，并签署补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。12.3本协议在下列情况下终止：(1)双方约定的服务期限届满，且所有服务已顺利完成。(2)双方协商一致解除本协议。(3)一方严重违约，导致本协议无法继续履行，守约方有权解除本协议。第十三条通知双方在本协议中载明的联系地址、电话、电子邮箱为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前[具体天数]日书面通知对方。按照上述地址发送的书面通知、邮件视