广告业务承揽制度

PAGE广告业务承揽制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司广告业务承揽行为，确保广告业务的顺利开展，提高公司在广告市场的竞争力，保障公司和客户的合法权益，促进公司广告业务的健康、有序发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及广告业务承揽的部门、岗位及人员，包括但不限于市场部、销售部、创意设计团队、制作团队等。（三）基本原则1.合法合规原则：广告业务承揽活动必须遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策规定，确保业务操作的合法性和规范性。2.诚实守信原则：在与客户沟通、洽谈业务过程中，要诚实守信，如实介绍公司的业务能力、服务内容、价格标准等信息，不得隐瞒或虚假宣传。3.客户至上原则：始终将客户需求放在首位，以优质、高效的服务满足客户要求，努力提升客户满意度和忠诚度。4.公平公正原则：在业务承揽过程中，要公平对待每一个潜在客户，不得歧视或偏袒任何一方，确保市场竞争的公平性。二、业务承揽流程（一）客户开发与需求沟通1.市场调研市场部定期开展广告市场调研活动，收集市场动态信息、竞争对手情况以及潜在客户需求等资料，为业务承揽提供数据支持和决策依据。关注行业发展趋势、新技术应用以及政策法规变化，及时调整公司业务策略，以适应市场变化。2.客户拓展通过多种渠道积极拓展客户资源，如参加行业展会、举办营销活动、利用网络平台宣传推广、与合作伙伴合作等方式，挖掘潜在客户。建立客户信息档案，详细记录客户基本情况、联系方式、业务需求、合作历史等信息，以便跟踪和管理。3.需求沟通业务人员与潜在客户进行初步沟通，了解客户广告业务需求，包括广告目标、投放渠道、预算范围、时间要求等关键信息。对于客户提出的特殊要求或疑问，业务人员应及时解答，并根据客户需求提供初步的业务建议和解决方案。（二）项目立项与评估1.项目立项业务人员将与客户沟通确认后的业务需求整理成项目立项申请，提交至部门负责人审核。立项申请应包含项目基本信息、客户需求描述、初步业务方案、预计项目周期、预算估算等内容。2.项目评估部门负责人组织相关人员对项目立项申请进行评估，评估内容包括项目可行性、市场前景、技术难度、公司资源匹配度等方面。根据评估结果，决定是否批准项目立项。如项目立项通过，由部门负责人指定项目负责人，并组建项目团队开展后续工作；如项目立项未通过，应及时向业务人员反馈原因，并说明改进建议。（三）业务洽谈与合同签订1.业务洽谈项目负责人与客户进行深入洽谈，进一步细化业务方案，明确双方权利义务、工作内容、交付成果、价格条款、付款方式等细节。在洽谈过程中，要充分展示公司的专业能力和优势，争取与客户达成合作共识。同时，要注意倾听客户意见，及时调整业务方案，以满足客户需求。2.合同起草与审核根据业务洽谈结果，由公司法务部门或专业合同管理人员起草广告业务承揽合同。合同内容应符合法律法规要求，明确双方权利义务，避免模糊不清或歧义条款。合同起草完成后，提交至相关部门和人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及与业务方案的一致性等方面。审核通过后的合同方可提交给客户签字盖章。3.合同签订合同经双方签字盖章后生效。项目负责人应及时将合同副本存档，并按照合同约定组织项目团队开展广告业务制作与投放工作。（四）项目执行与监控1.项目计划制定项目负责人根据合同要求和项目实际情况，制定详细的项目执行计划，明确项目各阶段的工作任务、时间节点、责任人等信息。项目执行计划应提交至项目团队成员及相关部门负责人审核确认，并作为项目执行和监控的依据。2.项目执行项目团队成员按照项目执行计划开展工作，确保各项任务按时、高质量完成。在项目执行过程中，要严格遵守公司内部管理制度和工作流程，加强沟通协作，及时解决遇到的问题。创意设计团队应根据客户需求和项目要求，提供富有创意和吸引力的广告设计方案，并与客户保持密切沟通，确保设计方案符合客户期望。制作团队应按照设计方案进行广告制作工作，保证制作质量和进度。在制作过程中，要严格把控原材料质量、制作工艺等环节，确保广告成品符合相关标准和要求。市场推广团队应根据广告投放计划，选择合适的投放渠道和时机，确保广告能够精准触达目标客户群体。同时，要密切关注广告投放效果，及时调整投放策略。3.项目监控项目负责人定期对项目执行情况进行监控和检查，及时掌握项目进度、质量、成本等方面的情况。对于发现的问题，要及时分析原因，并采取有效措施加以解决。建立项目进度报告制度，项目团队成员每周或每两周向项目负责人汇报工作进展情况，项目负责人定期向部门负责人和公司管理层汇报项目整体进展情况。加强对项目成本的控制和管理，严格执行预算制度，确保项目费用支出合理、合规。对于超出预算的费用支出，应及时进行审批和调整，并分析原因，总结经验教训。（五）项目验收与结算1.项目验收广告制作完成并投放后，项目负责人应及时通知客户进行项目验收。验收内容包括广告设计效果、制作质量、投放效果等方面。客户验收合格后，应出具书面验收报告。如客户提出整改意见，项目团队应按照要求及时进行整改，直至客户验收通过。项目验收通过后，项目进入结算阶段。2.项目结算项目负责人根据合同约定和实际执行情况，编制项目结算清单，提交至财务部门审核。财务部门对项目结算清单进行审核，确认无误后按照合同约定的付款方式与客户进行结算。在结算过程中，要严格遵守财务管理制度，确保资金安全和准确收付。三、业务承揽人员职责与权限（一）业务承揽人员职责1.客户开发与维护积极拓展客户资源，与潜在客户建立良好的沟通关系，了解客户需求，挖掘业务机会。维护现有客户关系，定期回访客户，及时解决客户问题，提高客户满意度和忠诚度。2.业务洽谈与合同签订负责与客户进行业务洽谈，准确传达公司业务方案和服务内容，争取与客户达成合作意向。协助公司法务部门或专业合同管理人员起草、审核广告业务承揽合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.项目执行协调作为项目负责人，组织项目团队开展广告业务制作与投放工作，协调各部门之间的工作关系，确保项目顺利进行。及时向客户反馈项目进展情况，解答客户疑问，处理客户投诉，确保客户对项目执行过程满意。4.项目验收与结算跟进负责组织项目验收工作，确保广告制作和投放效果符合合同要求，并取得客户验收报告。跟进项目结算工作，协助财务部门与客户进行结算，确保项目款项及时、足额收回。（二）业务承揽人员权限1.信息获取权有权获取公司内部与广告业务承揽相关的信息资料，包括市场调研数据、业务案例、技术文档等，以便更好地开展业务工作。2.业务建议权根据客户需求和市场情况，有权向公司提出业务建议和创新方案，为公司业务发展提供参考依据。3.资源调配权在项目执行过程中，有权根据项目实际情况调配公司内部资源，包括人力、物力、财力等，以确保项目顺利完成。4.客户沟通权代表公司与客户进行沟通洽谈，有权就业务合作事宜与客户进行协商和决策，维护公司在客户面前的良好形象和利益。四、业务承揽风险防控（一）市场风险防控1.市场调研与分析加强市场调研工作，定期收集、分析市场动态信息，及时掌握市场变化趋势和竞争对手情况，为公司业务决策提供准确依据。根据市场调研结果，制定合理的业务发展策略，避免盲目跟风或过度竞争，降低市场风险。2.客户风险评估在客户开发过程中，对潜在客户进行风险评估，了解客户信用状况、经营实力、行业口碑等信息，避免与信誉不佳或存在经营风险的客户合作。对于长期合作客户，要持续关注其经营状况变化，及时调整合作策略，防范客户风险。（二）法律风险防控1.法律法规培训定期组织公司员工参加法律法规培训，特别是与广告业务相关的法律法规知识培训，提高员工法律意识和风险防范能力。要求业务承揽人员在业务操作过程中严格遵守法律法规，确保广告内容合法合规，避免因违法违规行为给公司带来法律风险。2.合同审核与管理加强广告业务承揽合同的审核与管理工作，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务，避免合同纠纷。建立合同档案管理制度，对合同签订、履行、变更、终止等全过程进行记录和存档，便于查询和追溯。（三）质量风险防控1.质量标准制定明确广告业务制作和投放的质量标准，包括广告设计规范、制作工艺要求、投放效果评估等方面的标准和指标。要求项目团队成员严格按照质量标准开展工作，确保广告业务质量符合客户要求和行业标准。2.质量监控与检验加强对广告业务制作和投放过程的质量监控与检验工作，建立质量抽检制度，定期对广告成品进行质量检查，及时发现和纠正质量问题。对于客户反馈的质量问题，要及时进行处理和整改，确保客户满意度。（四）财务风险防控1.预算管理加强广告业务成本预算管理，在项目立项阶段准确估算项目成本，制定合理预算方案，并严格按照预算控制项目费用支出。建立预算执行监控机制，定期对项目预算执行情况进行检查和分析，及时发现预算偏差并采取措施进行调整。2.应收账款管理加强应收账款管理，建立应收账款台账，及时跟踪客户付款情况，定期与客户核对账款余额。对于逾期未付款的客户，要及时采取催款措施，必要时通过法律手段维护公司合法权益，降低财务风险。五、业务承揽奖励与惩罚制度（一）奖励制度经公司管理层研究决定后，对在广告业务承揽工作中表现突出的部门和个人给予以下奖励：1.业绩奖励根据业务人员完成的广告业务承揽金额、利润贡献等指标，按照一定比例给予业绩提成奖励。对于成功开拓新市场、新客户，为公司带来显著业务增长的业务人员，给予额外的开拓奖励。2.创新奖励鼓励业务人员在广告业务承揽过程中提出创新的业务方案、创意设计或营销手段，对于经公司评估后具有实际应用价值并取得良好效果的创新成果，给予创新奖励。3.团队协作奖励对于在广告业务项目执行过程中，团队成员之间协作良好、配合默契，共同完成项目任务并取得优异成绩的项目团队，给予团队协作奖励。4.客户满意度奖励根据客户满意度调查结果，对客户满意度高、口碑良好的业务人员或项目团队给予客户满意度奖励。（二）惩罚制度对于在广告业务承揽工作中违反公司制度、给公司造成损失或不良影响的部门和个人，视情节轻重给予以下惩罚：1.警告对于首次违反公司制度、情节较轻的行为，给予警告处分，并要求其立即整改。2.罚款对于因工作失误、违反操作流程等原因给公司造成一定经济损失的行为，根据损失金额大小给予相应的罚款处罚。3.降职降薪对于严重违反公司制度、给公司造成较大损失或不良影响的行为，给予降职降薪处分，并责令其采取措施挽回损失。4.解除劳动合同