发改委采购业务管理制度

PAGE发改委采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强发改委采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于发改委机关及所属各单位的采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，接受社会监督，保证所有潜在供应商平等参与竞争，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益，实现性价比最优。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由发改委主要领导担任组长，相关分管领导为成员。采购领导小组负责审议重大采购事项，决策采购政策和战略，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立采购办公室，作为采购业务的具体执行部门。采购办公室负责制定采购计划，组织采购活动实施，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。采购办公室应配备专业的采购人员，明确岗位职责，确保采购工作的顺利开展。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，对采购需求的合理性、准确性负责。配合采购执行部门开展采购工作，提供必要的技术支持和信息。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性和采购资金的使用效益，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购需求的依据和理由。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和可靠性。（二）预算审核与调整1.采购办公室对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，重点审核预算的合理性、合规性和完整性。对于不符合要求的预算，及时与需求部门沟通，提出修改意见。2.采购预算经审核通过后，报采购领导小组审议。采购领导小组根据单位实际情况和资金状况，对采购预算进行最终审定。3.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。采购办公室审核后，报采购领导小组审批。预算调整应严格按照规定程序进行，确保调整后的预算合理合规。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式建议等内容，并加盖部门公章。采购申请表应经部门负责人审核签字后提交采购办公室。2.采购审批：采购办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、采购方式的适用性和预算金额的合规性。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的具体情况，做出是否批准采购申请的决定。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购审批结果，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标、邀请招标适用）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准（招标、邀请招标适用）、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、服务要求等实质性内容，确保采购文件的完整性和准确性。4.发布采购信息（招标、邀请招标适用）：对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应按照规定在国家指定的媒体上发布采购公告或投标邀请书。采购公告或投标邀请书应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。5.供应商选择：采购执行部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商进行资格审查和评选。对于公开招标和邀请招标项目，应组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人或成交供应商。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，应与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。供应商选择过程应严格按照规定程序进行，确保公平公正。6.采购合同签订：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、交货时间、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款清晰、明确、合法有效。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。7.采购项目验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。验收合格后，需求部门应出具验收报告。采购执行部门应跟踪采购项目的执行情况，督促供应商按时履行合同义务，确保采购项目顺利完成。五、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、公平合理。采购合同签订前，应报财务部门审核合同条款中的付款方式、结算办法等内容，确保资金支付安全。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。如因特殊原因需要变更合同条款，供应商应提前书面通知采购执行部门，并经双方协商一致后签订补充合同。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项，确保双方的权益得到保障。2.合同变更或解除协议签订后，采购执行部门应及时报财务部门备案，并调整相关财务账目。（四）合同纠纷处理1.如在采购合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集相关证据，维护单位的合法权益。同时应积极配合纠纷处理工作，确保纠纷得到妥善解决。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组负责对采购活动进行宏观监督，定期听取采购工作汇报，审议重大采购事项，确保采购工作符合单位整体利益和发展战略。2.采购办公室应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购工作流程，防范采购风险。采购办公室应定期对采购项目进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。3.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督。需求部门应监督采购项目是否满足工作需要，财务部门应监督采购资金的使用情况，审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性和采购资金的使用效益。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购执行部门应按照规定在国家指定的媒体上发布采购信息，公开采购项目的相关情况，接受潜在供应商和社会公众的监督。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应邀请纪检监察部门、社会监督员等参与监督，确保采购活动公正透明。（三）审计监督审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购程序是否合规、采购合同是否合法、采购资金使用是否效益等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。采购执行部门应根据审计意见及时进行整改，确保采购活动规范有序。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件（招标、邀请招标适用）、评标报告（招标、邀请招标适用）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档