业务用章管理制度模板

PAGE_业务用章管理制度模板一、总则（一）目的为加强公司业务用章的管理，规范用章行为，防范用章风险，维护公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及分支机构在对外业务活动中涉及的各类业务用章，包括但不限于合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等。（三）基本原则1.依法合规原则：业务用章的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.严格审批原则：用章必须经过严格的审批流程，确保用章事项真实、合法、有效。3.专人保管原则：业务用章应由专人负责保管，确保印章安全。4.登记备案原则：用章情况应进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、业务用章的种类及用途（一）合同专用章用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。（二）财务专用章用于办理公司财务收支、结算等相关业务，如开具支票、汇票、办理银行结算等。（三）发票专用章用于开具公司对外销售商品或提供服务的发票。（四）法人章用于办理公司法定代表人授权的重大事项，如签署重要文件、办理工商登记等。（五）其他业务用章根据公司业务需要，经公司批准设立的其他业务用章，应明确其具体用途和使用范围。三、业务用章的刻制与启用（一）刻制1.业务用章的刻制由公司指定的部门统一负责，根据实际工作需要提出刻章申请。2.申请刻章时，应填写《业务用章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、数量等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。3.经批准后，由指定部门持公司介绍信到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻章单位必须具备合法资质，所刻印章应符合国家规定的规格和样式。（二）启用1.新刻制的业务用章启用前，应进行印模登记备案。由保管人在《业务用章印模登记表》上加盖印模，并注明启用日期、保管人等信息。2.印模登记备案完成后，方可正式启用业务用章。启用时，应将启用情况通知公司各相关部门，确保各部门知晓印章启用信息。四、业务用章的保管（一）保管人员1.业务用章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司业务流程和印章管理规定。2.保管人员应与印章使用人员分离，不得兼任印章使用审批工作。（二）保管方式1.业务用章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。2.对于重要的业务用章，如合同专用章、法人章等，应实行双人保管制度，即由两名保管人员分别保管印章的不同部分或钥匙，使用时需两人同时在场。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人使用或带出公司。2.如因工作需要暂时离开岗位，应将印章妥善保管或交予其他指定人员代管，并办理交接手续。3.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。五、业务用章的使用（一）使用范围业务用章必须严格按照规定的使用范围使用，不得超出范围使用。严禁将业务用章用于任何违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用流程1.用章申请人填写《业务用章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、份数、使用部门等信息，并签字确认。2.用章申请人将申请表提交给部门负责人进行审核，部门负责人应认真审查用章事项的真实性、合法性和必要性，审核通过后签字批准。3.经部门负责人批准后，用章申请人将申请表提交给分管领导进行审批。分管领导应根据公司相关规定和业务情况进行审批，审批通过后签字批准。4.对于涉及重大经济合同、重要文件等用章事项，需经公司总经理审批。总经理应全面评估用章事项的风险和影响，审批通过后签字批准。5.用章申请人持经各级领导审批后的申请表到印章保管人处办理用章手续。保管人应认真核对申请表上的审批签字和用章事项，确认无误后，在用章登记本上进行登记，并按照规定的使用范围和要求在用章文件上加盖印章。6.用章完毕后，用章申请人应及时将用章文件退回印章保管人，并在《业务用章使用登记表》上签字确认用章文件已归还。保管人应对用章文件进行妥善保管，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用业务用章，且无法按照正常流程进行审批时，用章申请人应电话或书面请示公司领导，经领导同意后，可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.对于异地用章的情况，应通过传真、邮件等方式将用章申请表及相关文件发送给公司领导进行审批，审批通过后，由当地分支机构或相关人员按照规定办理用章手续。六、业务用章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用业务用章时，由保管人填写《业务用章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。2.经批准后，保管人应将停用的业务用章交回公司指定部门，并在《业务用章印模登记表》上注明停用日期。（二）销毁1.对于停用的业务用章，应及时进行销毁。销毁工作由公司指定的部门负责组织实施，确保销毁过程符合国家法律法规及公司相关规定。2.销毁业务用章时，应填写《业务用章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。3.经批准后，由指定部门会同审计、法务等相关部门人员共同对停用的业务用章进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存记录。4.销毁完成后，由参与销毁的人员在《业务用章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司领导。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责定期对业务用章的管理情况进行审计监督，检查印章的保管、使用、登记等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见。2.公司法务部门负责对业务用章涉及的法律风险进行审查，确保用章行为合法合规，防范法律风险。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告公司领导。八、责任追究（一）对保管人员的责任追究1.保管人员如违反本制度规定，擅自使用印章、将印章交予他人使用或因保管不善导致印章遗失、损坏等，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.情节严重的，公司将视情况给予警告、罚款、降职、辞退等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）对使用人员的责任追究1.使用人员如违反本制度规定，未经审批擅自使用印章、超范围使用印章或使用虚假文件申请用章等，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.情节严重的，公司将视情况给予警告、罚款、降职、辞退等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）对审批人员的责任追究1.审批人员如违反本制度规定，未认真审核用章事项，擅自批准用章或明知用章事项存在问题仍批准用章等，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.情节严重的，公司将视情况给予警