学校业务档案管理制度

PAGE学校业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门在教学、科研、管理等业务活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校业务档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理学校业务活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校业务档案的管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校业务档案管理制度并组织实施。2.负责全校业务档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导学校各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对学校业务档案进行检查和评估，发现问题及时整改。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各部门兼职档案员学校各部门设立兼职档案员，负责本部门业务档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向学校档案管理部门移交档案。其主要职责包括：1.负责本部门业务文件材料的收集、整理和分类，确保文件材料的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，将整理好的档案及时移交学校档案管理部门。3.协助学校档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案资料。4.接受学校档案管理部门的业务指导和培训，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校各部门应按照以下范围收集业务活动中形成的档案：1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学课件、学生成绩册、教学总结等。2.科研档案：包括科研项目申请书、研究报告、论文发表、科研成果鉴定材料等。3.管理档案：包括学校行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、统计报表等。4.学生档案：包括学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业登记表等。5.人事档案：包括教职工履历表、工资档案、考核材料、职称评定材料等。6.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.基建档案：包括基建项目立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。8.设备档案：包括设备购置合同、说明书、验收报告、维修记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.对业务活动中形成的各类文件材料，应及时收集整理，不得积压、散失。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损毁。4.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将收集到的档案进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和利用。四、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.对于已到保管期限且失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁前，应编制档案销毁清册，经学校领导批准后，由专人负责监销。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字。五、档案的利用（一）利用范围学校档案主要供本校教职工、学生及有关部门查阅利用。因特殊需要，校外单位或个人查阅利用档案时，须经学校档案管理部门负责人批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：查阅者可直接到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：借阅者需填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据查阅者的需要，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用要求1.查阅利用档案时，应遵守档案管理部门的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅利用档案后，应及时归还档案，不得转借他人。3.如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。六、档案的统计与移交（一）统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交1.学校各部门应在每年年底