档案室日常管理规范及岗位职责

档案室日常管理规范及岗位职责档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，档案室作为集中管理档案的专门机构，其日常管理的规范化、科学化直接关系到档案的完整与安全，以及档案信息资源的有效开发利用。为确保档案室各项工作有序开展，特制定本规范及岗位职责。一、档案室日常管理规范（一）档案收集与接收档案的收集与接收是档案管理的起点，必须做到及时、完整、准确。各部门形成的具有保存价值的各类文件材料，应按照规定的时限和范围向档案室移交。移交时，交接双方需共同清点核对，检查文件材料的完整性、规范性，包括文件的份数、页数、附件是否齐全，手续是否完备。对不符合要求的，应退回形成部门补充完善。交接完毕后，须填写《档案交接登记表》，双方签字盖章，各执一份备查。（二）档案整理与著录档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理过程包括分类、组卷（件）、排列、编号、编目等环节。分类应依据统一的分类方案进行，确保分类体系的一致性和稳定性。组卷（件）要规范，装订应结实耐用，便于翻阅。排列要系统有序，一般按照时间顺序或重要程度排列。编号需遵循唯一性原则，确保每份档案都有专属的标识。著录则是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，应按照国家或行业标准，准确、全面地录入档案管理系统，形成规范的检索条目，包括档号、题名、责任者、形成时间、页数、保管期限等核心字段。（三）档案保管与防护档案保管是档案管理的核心环节，旨在确保档案的实体安全和信息安全。1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，保持适宜的温湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%），并配备必要的温湿度调控设备和监测仪器。库房内应保持清洁卫生，定期除尘，严禁吸烟和存放易燃易爆、易腐蚀物品。2.“八防”措施：严格执行防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘的“八防”制度。配备必要的消防器材并定期检查维护，安装防盗门窗和报警装置。采取有效措施控制库房温湿度，防止档案霉变、虫蛀。档案柜架应选用符合标准的金属或木质材料，排列整齐，便于通风和存取。3.档案装具：档案应使用符合国家标准的档案盒、档案夹等装具，做到规范统一。不同保管期限和类型的档案应分别存放，并有明显标识。4.定期检查：定期对库存档案进行清点和检查，发现问题及时处理并记录。对破损、褪色的档案要及时进行修复和复制。（四）档案利用与服务档案利用是档案工作的最终目的，应在确保档案安全的前提下，积极为各项工作提供服务。1.利用制度：建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批手续。查阅档案须持有效证件，并填写《档案查阅登记表》。查阅秘密以上级别的档案，须经相关领导批准。2.利用方式：档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。原则上档案原件不得带出档案室，确因特殊情况需要借出的，须经分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。归还时要认真检查档案是否完好。3.服务态度：档案管理人员应热情周到，耐心解答利用者的咨询，积极提供所需档案信息。对于利用频繁的档案，可编制必要的检索工具或参考资料，提高利用效率。4.保密要求：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。不得擅自复制、摘抄、传播档案内容，严禁将档案信息泄露给无关人员。（五）档案鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定。成立档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字，确保档案销毁过程的安全和保密。严禁个人私自销毁档案。（六）档案统计与移交建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行准确统计，定期编制档案统计报表。对于需要向档案馆移交的永久和长期保管档案，应按照国家有关规定和期限要求，做好移交准备工作，确保移交档案的质量符合要求。二、岗位职责（一）档案室负责人岗位职责1.全面负责：主持档案室的全面工作，制定档案室工作计划和发展规划，并组织实施。2.制度建设：负责制定和完善档案管理各项规章制度，并监督执行。3.人员管理：负责档案室人员的思想政治教育、业务培训和日常管理工作，提高人员素质和业务能力。4.业务指导：指导和督促档案管理人员做好档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项业务工作。5.安全管理：负责档案库房的安全管理工作，确保档案的完整与安全。6.对外协调：负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系和协调工作。7.开发利用：组织开展档案信息资源的开发利用工作，为单位各项工作提供服务。8.工作总结：定期总结档案室工作，向分管领导汇报。（二）档案管理员岗位职责1.执行制度：严格遵守档案管理各项规章制度，认真履行档案管理职责。2.档案接收：负责接收各部门移交的档案材料，认真清点核对，办理交接手续。3.档案整理：按照档案整理规范，对接收的档案进行分类、组卷（件）、排列、编号、编目和著录，确保整理质量。4.档案保管：负责档案的日常保管工作，做好库房温湿度记录与调控，落实“八防”措施，确保档案安全。5.档案利用：负责接待档案查阅者，办理档案查阅、借阅手续，提供档案利用服务，做好利用登记和效果反馈记录。6.档案鉴定：参与档案鉴定工作，对已到保管期限的档案提出初步鉴定意见。7.档案统计：负责档案的日常统计工作，及时准确填报各类统计报表。8.设备维护：负责档案管理设备、消防器材和温湿度调控设备的日常维护和管理。9.保密工作：严格遵守保