创新合同业务检查单制度

PAGE创新合同业务检查单制度一、总则（一）目的为加强公司合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，有效防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本创新合同业务检查单制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类合同业务，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同业务应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的合法性、有效性。2.风险防控原则：注重合同风险的识别、评估和控制，从合同签订前的审查到履行过程中的监督，全程防范风险。3.全面管理原则：涵盖合同业务的各个环节，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、终止等，实现全过程、全方位管理。4.责任明确原则：明确各部门及人员在合同业务中的职责，做到责任清晰，奖惩分明。二、合同业务检查单的设计与使用（一）检查单的构成合同业务检查单应包括以下主要内容：1.合同基本信息：合同名称、编号、签订日期、签订双方、合同标的等。2.合同条款审查：对合同主要条款，如标的条款、质量条款、价款或报酬条款、履行期限、地点和方式条款、违约责任条款等进行详细审查，并标注是否符合法律法规和公司要求。3.主体资格审查：审查合同对方当事人的主体资格、经营范围、信用状况等，提供相应证明材料及审查意见。4.授权委托审查：若涉及授权委托签订合同，审查授权委托书的真实性、有效性、授权范围等。5.合同履行计划：制定合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。6.风险评估与应对：对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，提出相应的应对措施。7.监督与检查记录：记录合同履行过程中的监督检查情况，包括检查时间、检查内容、发现问题及处理结果等。8.变更与终止记录：记录合同变更、终止的原因、过程及相关手续办理情况。（二）检查单的使用流程1.合同起草部门在起草合同初稿后，填写合同业务检查单的相关内容，提交给部门负责人进行初步审核。2.部门负责人审核通过后，将检查单连同合同初稿一并提交给公司合同管理部门。3.合同管理部门依据法律法规、公司制度及相关标准，对检查单及合同进行全面审查，提出审核意见，并反馈给合同起草部门。4.合同起草部门根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交检查单及修改后的合同给合同管理部门确认。5.合同管理部门确认无误后，将合同提交给公司分管领导审批。6.分管领导审批通过后，合同进入签订流程。在签订合同前，合同业务检查单应作为附件一并留存。7.合同签订后，合同执行部门按照合同履行计划开展工作，并定期填写检查单中的监督与检查记录。8.如合同履行过程中发生变更或终止情况，合同执行部门应及时填写相关记录，并按照规定办理手续。三、合同签订前检查（一）合同条款审查1.标的条款：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等，确保标的清晰、准确，符合双方约定及行业标准。2.质量条款：详细规定标的的质量标准、验收方法、质量异议期限等，避免因质量问题引发纠纷。3.价款或报酬条款：明确价款或报酬的金额、支付方式、支付时间等，确保价格合理，支付方式符合公司财务规定。4.履行期限、地点和方式条款：合理确定履行期限，明确履行地点和方式，保障合同顺利履行。5.违约责任条款：明确双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式等，增强合同的约束力。（二）主体资格审查1.营业执照：审查对方当事人的营业执照副本，核实其经营范围、注册资本、经营期限等信息，确保其具备签订合同的主体资格。2.资质证书：对于需要特定资质的业务，审查对方当事人的相关资质证书，如建筑资质、生产许可证等，确保其具备从事该业务的资质。3.信用状况：通过信用查询平台、行业协会等渠道，了解对方当事人的信用状况，包括是否存在逾期付款、涉诉案件等情况，评估其信用风险。（三）授权委托审查1.授权委托书：审查授权委托书的格式是否规范，内容是否完整，包括委托人、受托人、委托事项、委托权限、委托期限等。2.授权人身份证明：核实授权人的身份证明，确保授权委托的真实性。3.授权范围：明确授权范围，避免受托人超越授权权限签订合同。四、合同履行过程检查（一）合同履行计划执行情况检查1.定期检查：合同执行部门应按照合同履行计划定期开展自查，检查各项工作任务的完成情况，及时发现并解决问题。2.关键节点检查：在合同履行的关键节点，如交付时间、付款时间等，进行重点检查，确保合同按时、按质、按量履行。（二）风险监控与应对1.风险识别：合同执行部门应密切关注合同履行过程中的各种风险因素，如市场变化、政策调整、对方当事人经营状况变化等，及时识别潜在风险。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.应对措施：针对不同等级的风险，制定相应的应对措施，如调整合同履行计划、加强沟通协调、寻求法律支持等，降低风险损失。（三）监督与检查记录填写1.详细记录：合同执行部门应如实填写监督与检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理结果等，确保记录真实、准确、完整。2.问题跟踪：对于检查中发现的问题要及时跟踪处理，记录问题解决的过程和结果，形成闭环管理。五、合同变更与终止管理（一）合同变更1.变更原因：明确合同变更的原因，如市场需求变化、法律法规调整、不可抗力等。2.变更程序：合同变更应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.变更后的检查：合同变更后，应对变更后的条款进行重新审查，确保符合法律法规和公司要求，并按照新的合同履行计划进行履行。（二）合同终止1.终止原因：合同终止的原因包括合同履行完毕、双方协商一致解除、不可抗力导致合同无法履行、一方违约等。2.终止程序：合同终止应按照规定办理相关手续，如通知对方、清理债权债务、办理交接等。3.终止后的检查：合同终止后，应对合同履行情况进行全面检查，确保双方的权利义务已全部履行完毕，无遗留问题。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同文本：收集合同签订过程中形成的所有文本资料，包括合同初稿、审核意见、修改稿、正式合同文本等。2.检查单：收集合同业务检查单及相关审核记录、监督检查记录等。3.其他资料：收集与合同相关的授权委托书、资质证明、往来信函、会议纪要等资料。（二）档案整理1.分类整理：按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立清晰的档案目录。2.编号归档：对每份合同及相关资料进行编号，便于查找和管理。3.电子档案与纸质档案同步管理：建立电子档案库，将合同及相关资料进行电子化存储，同时保留纸质档案，确保档案的完整性和可追溯性。（三）档案保管与查阅1.保管期限：根据法律法规和公司规定，确定合同档案的保管期限，一般重要合同档案应长期保管。2.保管条件：提供安全、适宜的保管场所，确保档案不受损坏、丢失和泄密。3.查阅审批：严格控制合同档案的查阅权限，查阅档案需经相关部门负责人审批，并进行登记。查阅人员应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。七、责任追究（一）责任认定1.因合同业务人员故意或重大过失导致合同出现风险或损失的，应承担相应责任。2.对合同业务检查单填写不认真、审核把关不严、未按规定履行职责等导致合同问题的，追究相关人员责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的责任人员，进行批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚：根据责任大小和造成的损失情况，对责任人员给予相应的经济处罚，如扣发奖金