业务超市现金管理制度

PAGE业务超市现金管理制度一、总则（一）目的为加强业务超市现金管理，规范现金收付行为，保障现金资产的安全完整，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于业务超市内涉及现金收付的所有业务活动，包括但不限于商品销售收款、供应商付款、员工报销等。（三）基本原则1.严格遵守国家现金管理法规，确保现金收支合法合规。2.实行钱账分管，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。3.现金收付必须依据合法、有效的原始凭证进行，做到手续完备、账目清晰。4.加强现金库存管理，确保现金安全，防止现金被盗、挪用等情况发生。二、现金收入管理（一）收款流程1.业务人员在销售商品或提供服务后，应及时向客户开具发票或收款收据，并注明收款方式（现金、支票、转账等）。2.客户以现金支付款项时，业务人员应在收款现场清点现金，确认金额无误后，开具收款收据，并加盖业务超市财务专用章。收款收据应一式三联，一联交客户，一联留存业务部门，一联交财务部门记账。3.业务人员应在每日营业结束后，将当日收取的现金及时缴存银行，并填写现金缴存单，注明缴存日期、金额、缴存银行等信息。现金缴存单应与收款收据存根联一并交财务部门核对。（二）收款记录1.财务部门应建立现金收款台账，详细记录每笔现金收入的日期、客户名称、金额、收款方式、业务人员等信息。现金收款台账应定期与银行对账单进行核对，确保账实相符。2.业务部门应协助财务部门做好现金收款记录的核对工作，及时提供相关业务信息，确保收款记录的准确性和完整性。（三）特殊情况处理1.如因客户原因需要收取现金折扣或退款的，业务人员应填写现金折扣或退款申请单，注明原因、金额、客户名称等信息，并经业务部门负责人和财务部门负责人审批后，方可办理。现金折扣或退款申请单应作为记账凭证的附件，一并交财务部门记账。2.如因业务需要收取外币现金的，业务人员应按照国家外汇管理规定，及时将外币现金兑换成人民币，并缴存银行。外币现金兑换应通过银行办理，不得私自进行。三、现金支出管理（一）支出范围1.业务超市现金支出主要包括商品采购付款、员工工资发放、员工报销、办公费用支出、差旅费支出等。2.现金支出必须严格按照国家法律法规和公司财务管理制度的规定进行，不得用于非法支出或超预算支出。（二）付款流程1.采购付款业务部门根据采购合同或订单，填写付款申请单，注明供应商名称、采购商品名称、数量、金额、付款方式等信息，并经业务部门负责人审批后，交财务部门审核。财务部门审核付款申请单的真实性、合法性和完整性，核对采购合同或订单、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。审核无误后，财务部门负责人在付款申请单上签字批准。出纳人员根据批准的付款申请单，开具支票或办理银行转账手续，并在付款凭证上加盖“付讫”章。付款凭证应包括付款申请单、采购合同或订单、发票等相关凭证，作为记账凭证的附件，一并交财务部门记账。2.员工工资发放人力资源部门根据员工考勤记录和工资核算标准，编制工资发放表，注明员工姓名、工资总额（包括基本工资、绩效工资、奖金等）、应发工资金额、代扣代缴款项（如个人所得税、社会保险费、住房公积金等）、实发工资金额等信息，并经人力资源部门负责人审核后，交财务部门审核。财务部门审核工资发放表的准确性和完整性，核对员工考勤记录、工资核算标准等相关凭证，确保工资发放金额准确无误。审核无误后，财务部门负责人在工资发放表上签字批准。出纳人员根据批准的工资发放表，通过银行代发或现金发放的方式，将工资发放给员工。如采用现金发放方式，出纳人员应在工资发放表上签字确认，并要求员工在工资签收单上签字。工资签收单应作为记账凭证的附件，一并交财务部门记账。3.员工报销员工因公务需要发生的费用支出，应按照公司费用报销制度的规定，填写费用报销单，注明报销日期、报销事由、金额、附件张数等信息，并经部门负责人审批后，交财务部门审核。财务部门审核费用报销单的真实性、合法性和完整性，核对发票、收据等相关凭证，确保报销金额符合公司费用报销制度的规定。审核无误后，财务部门负责人在费用报销单上签字批准。出纳人员根据批准的费用报销单，支付现金或办理银行转账手续，并在付款凭证上加盖“付讫”章。付款凭证应包括费用报销单、发票、收据等相关凭证，作为记账凭证的附件，一并交财务部门记账。4.办公费用支出行政部门根据办公需要，填写办公用品采购申请单，注明采购办公用品名称、数量、金额等信息，并经行政部门负责人审批后，交财务部门审核。财务部门审核办公用品采购申请单的真实性、合法性和完整性，核对办公用品采购合同或订单、发票等相关凭证，确保采购金额准确无误。审核无误后，财务部门负责人在办公用品采购申请单上签字批准。出纳人员根据批准的办公用品采购申请单，开具支票或办理银行转账手续，并在付款凭证上加盖“付讫”章。付款凭证应包括办公用品采购申请单、采购合同或订单、发票等相关凭证，作为记账凭证的附件，一并交财务部门记账。5.差旅费支出员工因公务需要出差的，应按照公司差旅费管理制度的规定，填写差旅费报销单，注明出差日期、出差地点、出差事由、交通工具、住宿费用、餐饮费用、补贴等信息，并经部门负责人审批后，交财务部门审核。财务部门审核差旅费报销单的真实性、合法性和完整性，核对出差审批单、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等相关凭证，确保报销金额符合公司差旅费管理制度的规定。审核无误后，财务部门负责人在差旅费报销单上签字批准。出纳人员根据批准的差旅费报销单，支付现金或办理银行转账手续，并在付款凭证上加盖“付讫”章。付款凭证应包括差旅费报销单、出差审批单、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等相关凭证，作为记账凭证的附件，一并交财务部门记账。（三）支出审批1.现金支出必须经过严格的审批程序，确保支出的合理性和合法性。审批流程应根据公司组织架构和职责分工进行设计，明确各级审批人员的权限和责任。2.业务部门负责人应对本部门的现金支出申请进行初审，审核支出的必要性和真实性，确保支出符合业务实际需要。3.财务部门负责人应对现金支出申请进行复审，审核支出的合法性和合规性，核对相关凭证和审批手续，确保支出符合国家法律法规和公司财务管理制度的规定。4.公司领导应对重大现金支出申请进行终审，审核支出的合理性和必要性，综合考虑公司财务状况和经营战略，确保支出符合公司整体利益。（四）特殊情况处理1.如因特殊情况需要支付现金的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门负责人和公司领导批准后，方可办理。特殊情况支付现金应严格控制，尽量减少现金使用量。2.如因供应商原因需要支付预付款的，业务部门应填写预付款申请单，注明供应商名称、采购商品名称、数量、金额、预付款比例等信息，并经业务部门负责人和财务部门负责人审批后，交财务部门审核。财务部门审核预付款申请单的真实性、合法性和完整性，核对采购合同或订单等相关凭证，确保预付款金额准确无误。审核无误后，财务部门负责人在预付款申请单上签字批准。出纳人员根据批准的预付款申请单，开具支票或办理银行转账手续，并在付款凭证上加盖“付讫”章。付款凭证应包括预付款申请单、采购合同或订单等相关凭证，作为记账凭证的附件，一并交财务部门记账。四、现金库存管理（一）库存限额1.业务超市应根据日常现金收付业务量，合理核定现金库存限额。现金库存限额由财务部门会同业务部门根据实际情况提出申请，报公司领导批准后执行。2.现金库存限额一般按照不超过业务超市35天的日常零星现金支出需要量核定。如因业务发展需要调整现金库存限额的，应重新履行申请审批手续。（二）库存保管1.现金库存应存放在专门的保险柜内，并放置在安全可靠的地点。保险柜应配备必要的防盗、防火、防潮设施，确保现金安全。2.出纳人员应定期对现金库存进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由出纳人员自行进行，并填写现金盘点表，注明盘点日期、现金余额、账实差异等信息。现金盘点表应经财务部门负责人审核后存档。3.如发现现金库存账实不符，应及时查明原因，并按照规定进行处理。如属于出纳人员责任造成的短缺，应由出纳人员负责赔偿；如属于其他原因造成的短缺或溢余，应及时报告财务部门负责人，并按照公司财务管理制度的规定进行处理。（三）现金缴存与支取1.出纳人员应按照银行规定的时间和方式，及时将现金缴存银行。现金缴存应采用安全可靠的方式，如通过银行上门收款、自行送存等方式进行，确保现金安全。2.如因业务需要支取现金的，出纳人员应填写现金支票或取款凭条，并经财务部门负责人审批后，到银行办理支取手续。支取现金应严格按照银行规定的程序进行，确保支取金额准确无误。五、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司财务部门应定期对业务超市现金管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效执行。监督检查内容包括现金收支记录、现金库存管理、审批程序执行等方面。2.公司审计部门应定期对业务超市现金管理情况进行审计，检查现金管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.业务部门应配合财务部门和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，积极整改存在的问题。（二）责任追究1.如发现违反现金管理制度规定的行为，应视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理。处理方式包括批评教育、警告、罚款、降职降薪、辞退等。2.如因违反现金管理制度规定，给公司造成经济损失的，应依法追究相关责任人的赔偿责任。3.如发现涉嫌