办公固定资产管理制度（完整版）

办公固定资产管理制度文件编号版本/版次页次/总页 PAGE2/8办公固定资产管理制度编制：审核：批准：年月发布年月实施文件更新一览表版本更改原因更改单号实施日期修改人批准人A/0办公固定资产管理制度文件编号版本/版次A/0页次/总页6/81目的为规范公司固定资产流程管理，保证固定资产安全与完整、提升固定资产管理效率，满足企业对固定资产的内部控制，防止此项管理工作中的差错和舞弊，特制定本制度。2适用范围广东XXXXXXXXXXXXXX有限公司固定资产管理工作，主要包括办公用固定资产购置、领用、日常管理、修理、处置等。3职责3.1行政文员负责办公资产的日常登记，整理相关资料进行归档。3.2行政主管负责审批办公用固定资产日常业务申请，确保资产的管理不出纰漏。4作业内容4.1办公用固资资产购置4.1.1办公用固定资产购置工作主要包括固定资产购置计划编制、固定资产购置申请、验收等；由行政中心会同采购部每年对固定资产的采购实行预算控制，固定资产购置计划编制，按照本公司的资产购置预算执行。4.1.2进行固定资产购置申请时，使用部门经办人根据本部门固定资产需求编制《固定资产购置申请单》，列明固定类别、名称、规格型号、数量、购置原因、预估购置价格、使用日期等,经办人将《固定资产购置申请单》（附件1）提交部门负责人、行政主管审核，提交采购部，由采购部负责购置。4.1.3固定资产到货时，供应商出具送货单，由采购部、行政中心经办人、使用部门经办人验收，核对固定资产型号、数量、规格、质量是否正确，验收完成后，验收人填制《开箱验收单》（附件2）,并在《开箱验收单》上签字确认。4.1.4行政中心文员根据送货单、验收单等，编制《固定资产台账》（附件3），列明固定资产名称、使用人、固定资产编号等信息。4.1.5固定资产验收入库后，行政中心经办人应及时将《送货单》、《开箱验收单》提交至财务部，财务部会计根据采购合同、《送货单》、《开箱验收单》、《领用单》（按4.2条所述得出）等，在系统中新增固定资产卡片，列明固定资产名称、入账日期、入账金额、固定资产类型、使用部门、使用年限、残值率等，财务部会计同步编制新增固定资产记账凭证后，由财务部财务经理审核。4.1.6资产编号一经使用，不得重复再用；若资产报废、丢失，则相对应的编号也跟随作废。办公用固资资产领用4.2.1验收完成后，行政中心通知使用部门经办人前来领取办公设备，由行政中心经办人填写好《领用单》（附件4）。4.2.2使用经办人来领取办公设备时，需在《领用单》上签字确认，由行政中心进行审批，由行政中心审批，《领用单》由行政中心和使用部门共同保存，以备查阅。4.2.3资产领用人领用资产后，由行政中心在台账上登记使用部门，写明保管人及领用人，列明资产金额、数量等相关信息。4.3办公固定资产的日常管理4.3.1办公用固定资产调拨时a)固定资产调入部门提出申请，填写《固定资产转移调拨单》（附件5），写明设备名称、数量、型号等。b)调入部门和调出部门负责人签字确认，经行政主管审核，提交公司管理层分管领导审批后，交由调出部门与调入部门办理固定资产实物交接。c)行政文员根据《固定资产转移调拨单》更新《固定资产台账》。4.3.2交接完成后，行政中心应及时将《固定资产转移调拨单》提交财务部。4.3.3财务部会计依据《固定资产转移调拨单》，在系统上更新固定资产卡片，财务部财务经理审核。4.3.4办公资产损坏时，由使用部门提出维修申请，填写《维修申请单》（附件6），由工程维修部人员判定是否需要外协维修，a)若公司能够自行维修，经使用部门签字确认后，提交行政主管审批，报经维修部经理审核。b)若确认需要外协维修，经使用部门签字确认，提交行政主管审批，报经维修部经理审核行政主管审核后，还需由公司管理层分管领导签字审核。c)维修完成后，由使用部门会同行政中心负责验收，填制《维修验收单》（附件7），由使用部门与行政中心共同保存。4.3.5为防止固定资产丢失，公司应当将办公室钥匙统一安排由行政中心配制、派发，由部门负责人按照工作需要为本部门部分员工提出钥匙配制申请，发放时钥匙由行政中心统一登记备案，防止人手一条。4.3.6各钥匙保管人应妥善保管办公室钥匙，不能随意交他人使用，不能复制。4.3.7各钥匙保管人发现钥匙丢失应该第一时间上报本部门负责人及行政中心，由行政中心备案登记；员工离职、调职时将钥匙统一交还行政中心，由行政中心及时查看各部门资产状况，确认资产未有丢失。4.4办公固定资产折旧、减值4.4.1每月末财务部会计根据固定资产模块自动计算折旧金额，并传入总账系统记账，财务部财务经理审核记账凭证。4.4.2财务部与行政中心门每年对资产进行减值测试，同时编制减值测试报告记录测试过程与测试结果，并提交给财务部财务经理审核、财务总监，董事长审批。4.4.3财务部会计根据减值测试报告，对出现减值迹象的资产计提减值准备，编制相应的记账凭证，财务部财务经理审核凭证。4.4.4减值测试报告的内容应包括但不限于：a)减值测试概述；b)减值测试程序；c)减值迹象描述；d)导致资产减值的原因；e)拟实施的处理措施。4.5固定资产投保4.5.1财务部财务会计每半年打印出固定资产清单交财务经理、财务总监审核，由财务总监与董事长讨论是否需要对现有固定资产进行投保。4.5.2需要投保时，财务部会计填写《支付申请单》（附件8），并附上投保额计算依据等原始资料，提交财务部财务经理、财务总监审核，董事长审批。4.5.3固定资产在投保期间遭受损失，固定资产管理部门或使用部门应及时反映给公司财务部，由财务部及时联系保险公司按照约定进行赔偿。4.6固定资产盘点4.6.1公司每半年至少要举行一次固定资产盘点，由财务部拟定固定资产盘点计划，确定固定资产盘点范围、盘点日期、参与人员、实施步骤等事项。4.6.2固定资产盘点计划提交财务部财务总监审核，公司管理层分管领导审批。4.6.3财务部会计编制固定资产盘点表，行政中心门经办人根据盘点表执行盘点工作，将实盘数填入盘点表，财务部会计负责监盘。4.6.4盘点完成后，由全部参与盘点人员签字确认。4.6.5财务部会计负责汇总固定资产盘点结果，盘点差异部分要求责任部门查明原因，同时财务部根据差异原因提出盘点盈亏的处理建议。4.6.6财务部会计负责编制盘点报告，并提交财务部财务总监审核，公司管理层分管领导审批。4.6.7财务部会计根据审批后的盘点报告，对固定资产盘盈盘亏执行相应的会计处理。4.7固定资产正常报废4.7.1固定资产正常报废，是指固定资产使用时间达到或超过了固定资产使用年限，经使用部门鉴定确无使用及再修理价值的处理情况。4.7.2固定资产正常报废，由固定资产使用部门负责人指派专人对报废固定资产进行鉴定，确认固定资产确无继续使用价值的，方可执行报废程序。4.7.3固定资产正常报废时，使用部门经办人编制《固定资产报废申请表》（附件9），提交部门负责人、行政主管审核，董事长审批。4.7.4必要情况下，审批人员可对申请报废的固定资产进行现场核查，核查原值，报废损失等数据，并结合使用部门的鉴定意见以及现场核查结果，做出是否报废的决定。4.7.5处于报废报批期间的待报废固定资产，固定资产使用部门应对固定资产的完整性负责，严禁私拆私卸，报废申请一经批准，及时对资产进行处理。4.7.6行政中心根据经审批后的《固定资产报废申请表》，执行固定资产报废后处置或出售。4.7.7对于报废后暂不出售的固定资产，由采购部应每季度检查一次报废固定资产是否需要出售。需要出售的报废固定资产，由财务部、行政中心、采购部、仓库部共同执行对外出售，并收取出售的现金且现场确认收据等资料，由财务部带回现金及现金收据，若出售金额需要转账，由财务部及时通知出纳核对银行收款记录。4.8固定资产非正常报废4.8.1固定资产非正常报废，是指固定资产由于不可抗力，或人为操作失误、维护不当等原因造成的固定资产无法正常使用而需要报废的情况。4.8.2固定资产非正常报废时，使用部门经办人编制《固定资产报废申请表》，依次提交部门负责人、行政主管审核，董事长审批。4.8.3使用部门经办人根据经审批后的《固定资产报废申请表》，执行固定资产报废后处置或出售。4.8.4报废后暂不出售的固定资产，采购部经办人应每季度检查一次报废固定资产是否需要出售。需要出售的报废固定资产，由财务部、行政中心、采购部、仓库部共同执行对外出售，并收取出售的现金且现场确认收据等资料，由财务部带回现金及现金收据，若出售金额需要转账，由财务部及时通知出纳核对银行收款记录。4.9固定资产处置的账务处理4.9.1固定资产报废后，暂不出售的，使用部门经办人将经审批后的《固定资产报废申请表》提交至财务部。4.9.2财务部会计根据审批通过的《固定资产报废申请表》在系统中更新固定资产卡片。4.9.3固定资产出售后，采购部经办人将经审批后的《固定资产出售申请表》（附件10）、收据等提交至财务部。4.9.4财务部会计根据《固定资产出售申请表》或收据等其他相关原始单据，编制固定资产处置及损益确认的记账凭证，财务部财务经理审核。5.0监督及检查5.0.1本制度经审批并实施的当日起，未按本制度要求进行各项工作，出现5.0.2款所述情形的，根据造成的影响及损失分别采取以下处理措施：5.0.1.1造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任，由其承担经济损失；5.0.1.2对公司造成损失但不构成违法的，由责任人承担经济损失，并列入当期绩效考核；5.0.1.3未做成损失且未构成违法的，列入当期绩效考核。5.0.2违规情形包括：5.0.2.1工作