乡镇采购内部采购制度

PAGE乡镇采购内部采购制度一、总则（一）目的为加强乡镇采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇机关各部门、下属事业单位及其他相关组织（以下统称“采购部门”）进行的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购部门和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构乡镇成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由乡镇主要领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构乡镇设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室的职责包括：1.贯彻执行采购制度和采购政策。2.编制采购计划和采购预算，经批准后组织实施。3.制定采购文件，组织采购活动，包括招标、询价、竞争性谈判等。4.对供应商进行资格审查和管理。5.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。6.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。（三）采购监督机构乡镇设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组的职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同，确保其合法合规。3.监督采购过程，防止违规操作和不正当交易。4.受理对采购活动的投诉和举报，及时进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各采购部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，于每年年底前编制下一年度采购计划，报采购办公室汇总。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间等内容，并详细说明采购的必要性和可行性。3.采购办公室对各部门上报的采购计划进行审核，结合乡镇财政状况和实际需求，编制年度采购计划草案，报采购领导小组审议批准。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和预算金额。2.采购预算应严格按照财政预算管理的有关规定进行编制和执行，确保预算的准确性和严肃性。3.采购办公室应加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握预算执行进度，发现问题及时采取措施进行调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购办公室发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间和开标时间等。潜在投标人报名并获取招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购办公室组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。采购办公室与中标人签订采购合同。2.邀请招标程序采购办公室向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间和开标时间等。被邀请的供应商报名并获取招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购办公室组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。采购办公室与中标人签订采购合同。3.竞争性谈判程序采购办公室发布竞争性谈判公告，公告内容包括谈判项目名称、谈判内容、供应商资格要求、谈判文件获取方式、谈判时间和地点等。潜在供应商报名并获取谈判文件，按照谈判文件要求编制响应文件。采购办公室成立谈判小组，与供应商进行谈判，谈判小组可以要求供应商对响应文件进行澄清或者修改。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。采购办公室与成交供应商签订采购合同。4.询价程序采购办公室向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书内容包括询价项目名称、询价内容、供应商资格要求、询价文件获取方式、报价截止时间等。被询价的供应商按照询价通知书要求一次性报出不得更改的价格。采购办公室对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。采购办公室与成交供应商签订采购合同。5.单一来源采购程序采购办公室提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、拟采用的采购方式及理由等，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，采购办公室与单一供应商进行协商，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购办公室建立供应商资格审查制度，对参与本乡镇采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格要求包括具有独立承担民事责任的能力、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录、参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等。3.采购办公室应要求供应商提供相关证明材料，对供应商资格进行审核，符合资格要求的供应商方可参与采购活动。（二）供应商选择与评价1.采购办公室根据采购项目的特点和需求，从资格审查合格的供应商中选择若干家作为潜在供应商。2.采购办公室可以通过实地考察、查阅资料、市场调研等方式，对潜在供应商的生产经营状况、产品质量、售后服务等进行了解和评价。3.采购办公室建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商选择和续用的重要依据。（三）供应商淘汰与更换1.如果供应商出现以下情形之一，采购办公室应将其淘汰：提供虚假证明材料，骗取供应商资格的。提供的货物、工程或服务质量不符合合同要求，经整改仍不合格的。不履行合同约定，严重影响采购项目实施的。有其他严重违法违规行为的。2.采购办公室应及时将淘汰供应商的情况通知相关部门，并在本乡镇采购管理系统中进行记录。3.对于淘汰供应商后需要更换供应商的采购项目，采购办公室应按照本制度规定的采购程序重新选择供应商。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购办公室应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与中标人签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送采购监督小组备案。（二）合同履行1.采购办公室应按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相关的技术资料和售后服务。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门和人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。3.验收合格的，采购办公室应出具验收报告；验收不合格的，采购办公室应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购办公室应按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同付款1.采购办公室应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。2.付款前，采购办公室应审核供应商提交的付款申请、发票、验收报告等相关资料，确保资料齐全、真实、有效。3.采购办公室应严格按照财政资金管理的有关规定，办理采购资金支付手续，确保资金支付安全、规范。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类编号，装订成册，并建立电子档案。3.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与借阅1.本乡镇内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自摘抄、复制档案资料。3.采购档案一般不得外借，确因工作需要外借的，应填写借阅申请表，经采购办公室负责人批准后，办理借阅手续，并限期归还。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等。2.采购办公室应定期向采购领导小组报告采购工作情况，接受采购领导小组的监督和指导。3.各采购部门应配合采购监督小组的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部监督1.本乡镇采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，按照要求及时提供相关资料和信息。2.采购办公室应积极配合财政、审计、监察等部门的监督检查工作，对发现的问题及时进行整改。九、责任追究（一）违规行为界定1.采购部门及其工作人员在采购活动中存在以下行为之一的，属于违规行为：违反采购制度和采购程序，擅自采购的。与供应商串通，谋取不正当利益的。接受供应商贿赂或者其他不正当利益的。在采购活动中弄虚作假，提供虚假资料的。