审计局内部采购制度

PAGE审计局内部采购制度一、总则（一）目的为了规范审计局内部采购行为，加强内部采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和审计局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关各部门及所属事业单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应当遵循公正、公平、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。3.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，节约财政资金，实现物有所值。4.保密性原则：在采购过程中涉及的商业秘密、敏感信息等应当予以保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善内部采购制度，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关事宜，监督采购合同执行情况。2.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，配合采购管理部门做好采购合同签订、验收等工作。3.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金支付手续，对采购资金使用情况进行监督检查。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购资金使用是否合理，采购效益是否实现等。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应当根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并按照财政部门要求进行细化和规范。2.采购预算编制应当遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑实际需求和财力状况，确保采购预算科学合理、真实准确。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应当按照审计局内部审批程序进行审核。采购管理部门负责对采购预算的合规性、合理性进行初审，财务部门负责对采购预算的资金来源、预算金额进行审核，审计部门负责对采购预算编制的真实性、完整性进行审计监督。2.经审核通过的采购预算报审计局领导审批后，纳入年度预算管理。采购预算一经批准，应当严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定程序办理审批手续。（三）预算执行1.采购管理部门应当按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.需求部门应当按照采购合同约定的时间、数量、质量等要求组织验收，及时办理结算手续。财务部门应当按照国库集中支付制度等规定，及时足额支付采购资金。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人名称、地址和联系方式，采购项目名称、数量、用途、简要技术要求，供应商资格要求，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商选定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。四、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写《审计局内部采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并加盖部门公章。2.采购申请应当经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，应当按照本制度规定的采购方式和审批程序进行审核。对于符合采购条件的，采购管理部门应当组织相关人员进行论证，提出采购建议，并报审计局领导审批。2.审计局领导根据采购管理部门的建议进行审批。对于重大采购项目，应当经审计局党组会议研究决定。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应当包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件编制应当符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，确保采购文件的公正性、公平性和合理性。（四）发布采购信息1.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购管理部门应当在规定的媒体上发布采购信息。采购信息发布应当严格按照规定的格式和内容进行，确保采购信息的真实性、准确性和完整性。2.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购管理部门应当向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书或询价单，邀请其参加采购活动。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应当按照采购信息要求，在规定时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购管理部门负责对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.资格审查应当严格按照采购文件规定的标准和程序进行，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。对于不符合资格条件的供应商，应当取消其参与采购活动的资格。（六）采购评审1.采购管理部门组织成立评审小组，负责对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，成员人数应当符合法律法规规定。2.评审小组应当按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评价，确定中标供应商或成交供应商。评审过程应当严格保密，评审结果应当当场宣布。（七）采购合同签订1.采购管理部门应当根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订应当遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同条款合法合规、明确具体、切实可行。采购合同签订后应当及时报财务部门备案。（八）采购验收1.需求部门应当按照采购合同约定的时间、数量、质量等要求组织验收。验收人员应当由需求部门、采购管理部门等相关人员组成，必要时可以邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.验收应当严格按照采购合同和相关标准进行，对采购货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，对采购工程的质量、进度、安全等进行检查，对采购服务的内容、标准、效果等进行评估。验收合格后，验收人员应当签署验收报告。（九）采购付款1.财务部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时足额支付采购资金。付款前，财务部门应当对采购合同执行情况、验收报告等进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于采用国库集中支付方式的采购项目，财务部门应当按照国库集中支付制度规定办理支付手续；对于采用其他支付方式的采购项目，财务部门应当按照相关规定进行支付。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订。签订合同前，采购管理部门应当对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、明确具体、切实可行。2.采购合同应当采用书面形式，一式多份，分别由采购管理部门、需求部门、财务部门存档。合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本送财务部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应当督促供应商按照合同约定的时间、数量把采购合同条款、质量等要求履行义务，及时组织验收。需求部门应当配合采购管理部门做好合同履行工作，提供必要的协助和支持。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购管理部门应当及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更、解除协议应当报审计局领导审批后，送财务部门备案。（三）合同验收1.需求部门应当按照采购合同约定的时间、数量、质量等要求组织验收。验收人员应当由需求部门、采购管理部门等相关人员组成，必要时可以邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.验收应当严格按照采购合同和相关标准进行，对采购货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，对采购工程的质量、进度、安全等进行检查，对采购服务的内容、标准、效果等进行评估。验收合格后，验收人员应当签署验收报告。（四）合同付款1.财务部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时足额支付采购资金。付款前，财务部门应当对采购合同执行情况、验收报告等进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于采用国库集中支付方式的采购项目，财务部门应当按照国库集中支付制度规定办理支付手续；对于采用其他支付方式的采购项目，财务部门应当按照相关规定进行支付。（五）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购管理部门应当及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁、提起诉讼等。2.合同纠纷处理过程中，采购管理部门应当及时收集相关证据，维护审计局的合法权益。合同纠纷处理结果应当报审计局领导审批后，送财务部门备案。六、采购监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购资金使用是否合理，采购效益是否实现等。审计部门应当定期对采购项目进行审计，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.采购管理部门应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应当定期对采购项目进行自查，发现问题及时进行纠正，并将自查情况报审计部门备案。（二）外部监督1.财