巢湖行政内部控制制度

PAGE巢湖行政内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强巢湖行政单位的内部控制，提高行政效能，规范行政权力运行，防范行政风险，确保行政活动合法合规、安全有序，根据国家相关法律法规和行业标准，结合巢湖实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于巢湖行政区域内各级行政机关、事业单位及其所属单位（以下统称行政单位）。（三）基本原则1.合法性原则：行政内部控制制度的建立和实施应符合国家法律法规和政策要求，确保行政活动在法定框架内进行。2.全面性原则：内部控制应涵盖行政单位经济活动、业务活动、权力运行等各个方面，贯穿决策、执行和监督全过程，实现对所有业务和事项的全覆盖。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域，采取更为严格的控制措施，确保重要业务和高风险领域得到有效管控。4.制衡性原则：内部控制应在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。5.适应性原则：内部控制应与行政单位的职能定位、发展战略、业务范围、管理水平等相适应，并随着外部环境的变化、单位经济活动和管理要求的不断提高及时加以调整和完善。（四）定义与解释1.行政内部控制：是指行政单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动、业务活动、权力运行等进行风险防控和监督管理的动态过程和机制。2.控制目标：包括合理保证行政活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。二、风险评估与应对（一）风险识别行政单位应定期对经济活动、业务活动、权力运行等方面进行风险识别，重点关注以下风险：1.政策法规风险：行政行为不符合国家法律法规和政策要求，导致法律责任和声誉损失。2.预算管理风险：预算编制不科学、不准确，预算执行不严格，可能导致财政资金浪费、预算执行偏差等问题。3.收支管理风险：收入未足额上缴、支出不合规、票据管理不善等，可能导致财务风险和违规违纪行为。4.资产管理风险：资产配置不合理、使用效率低下、处置不规范，可能造成资产损失。5.采购管理风险：采购程序不规范、采购方式不合理、供应商选择不当等，可能导致采购成本过高、采购质量不达标等问题。6.合同管理风险：合同签订、履行、变更、终止等环节管理不善，可能导致法律纠纷和经济损失。7.业务活动风险：业务流程不合理、操作不规范、监督不到位，可能影响业务活动的正常开展和目标实现。8.权力运行风险：权力集中、缺乏有效监督制约，可能导致权力滥用、以权谋私等腐败行为。（二）风险评估行政单位应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评估，确定风险发生的可能性和影响程度，评估风险等级。（三）风险应对策略针对不同等级的风险，行政单位应制定相应的风险应对策略：1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，应采取措施予以规避，如停止相关业务活动或放弃相关项目。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度一般的风险，应采取措施降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度，如优化业务流程、加强内部控制等。3.风险分担：对于风险发生可能性较低但影响程度较大的风险，可通过购买保险、签订合同等方式将风险部分或全部转移给其他方。4.风险承受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，行政单位可选择承受风险，同时密切关注风险变化情况，适时采取应对措施。三、内部控制活动（一）组织架构控制1.合理设置机构：行政单位应根据职能定位和管理要求，合理设置内部机构，明确各机构的职责权限，避免职能交叉、推诿扯皮等问题发生。2.明确职责分工：按照不相容岗位相互分离的原则，明确各岗位的职责权限，确保不同岗位之间相互制约、相互监督。不相容岗位主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查等。（二）预算业务控制1.预算编制科学合理编制：行政单位应按照国家预算管理规定和本单位发展规划，结合年度工作计划，参考以前年度预算执行情况，科学合理地编制年度预算。加强审核论证：预算编制过程中，应组织相关人员对预算草案进行审核论证，充分考虑各种因素，确保预算编制的准确性和完整性。严格审批程序：预算草案编制完成后，应按照规定的审批程序报经批准，确保预算编制的合法性和严肃性。2.预算执行分解落实预算：行政单位应将批准的预算指标层层分解，落实到各部门、各岗位，明确预算执行责任。严格执行预算：各部门、各岗位应严格按照预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理审批手续。加强预算监控：建立健全预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。3.决算与评价及时编制决算：行政单位应按照规定的时间和要求，及时编制年度决算，确保决算数据真实、准确、完整。开展绩效评价：建立预算绩效评价制度，对预算执行情况和绩效目标完成情况进行绩效评价，评价结果作为以后年度预算编制和预算安排的重要依据。（三）收支业务控制1.收入管理规范收入范围：行政单位应严格按照国家法律法规和政策规定，明确收入范围，确保收入合法合规取得。加强票据管理：建立健全票据管理制度，加强对各类票据的购领、保管、使用、核销等环节的管理，确保票据安全和规范使用。严格收缴程序：按照规定的程序及时足额收缴各项收入，确保收入及时足额上缴国库或财政专户，不得截留、坐支、挪用。2.支出管理明确支出范围和标准：行政单位应按照国家有关规定和本单位实际情况，明确各项支出的范围和标准，严格控制支出规模。规范支出审批程序：建立健全支出审批制度，明确审批权限和审批流程，确保支出审批严格规范。加强支出审核：财务部门应加强对各项支出的审核，重点审核支出的真实性、合法性、合理性，确保支出合规有效。严格执行国库集中支付制度：行政单位应严格按照国库集中支付制度的规定，通过国库单一账户体系将财政资金支付到商品和劳务供应者或用款单位账户，不得违规支付现金或通过其他方式套取资金。（四）资产管理控制1.资产配置合理规划配置：行政单位应根据履行职能的需要和资产存量状况，合理规划资产配置，优化资产结构，提高资产使用效益。严格审批程序：资产配置应按照规定的审批程序报经批准，未经批准不得擅自配置资产。规范配置方式：资产配置可通过购置、调剂、租赁、接受捐赠等方式进行，应优先选择调剂方式，节约财政资金。2.资产使用建立资产台账：行政单位应建立健全资产台账，详细记录资产的购置、验收、领用、使用、维修、处置等情况，确保资产账实相符。规范使用行为：加强对资产使用的管理，规范资产使用行为，严禁未经批准擅自将资产对外出租、出借、担保等。定期清查盘点：定期对资产进行清查盘点，确保资产安全完整。清查盘点中发现的资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定进行处理。3.资产处置严格处置程序：资产处置应按照规定的程序报经批准，未经批准不得擅自处置资产。处置资产应遵循公开、公平、公正的原则，采取拍卖、招投标、协议转让等方式进行。加强收入管理：资产处置收入应按照国家有关规定上缴国库或财政专户，实行“收支两条线”管理，不得截留、挪用。（五）采购业务控制1.采购预算与计划编制采购预算：行政单位应根据年度工作计划和资产配置计划，编制采购预算，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。制定采购计划：根据采购预算，制定详细的采购计划，合理安排采购时间和采购方式，确保采购活动顺利进行。2.采购实施选择采购方式：根据采购项目的特点和采购金额的大小，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。规范采购程序：严格按照规定的采购程序组织采购活动，确保采购过程公开、公平、公正。采购程序主要包括采购申请、采购审批、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订、采购验收等环节。加强采购监督：建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督，防止采购过程中的违规违纪行为。3.采购验收组织验收工作：采购项目完成后，应及时组织验收工作，确保采购货物、工程和服务符合采购合同要求。出具验收报告：验收合格后，应出具验收报告，作为支付采购资金的依据。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、采购内容、验收标准及方法、验收结果等内容。（六）合同管理控制1.合同订立明确合同主体：行政单位签订合同应明确合同主体，确保合同主体资格合法有效。规范合同条款：合同条款应明确双方的权利和义务，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等内容，避免合同纠纷。严格签订程序：合同签订前，应按照规定的程序进行审核和审批，确保合同签订的合法性和合规性。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。2.合同履行跟踪合同执行：建立合同履行跟踪机制，及时了解合同履行情况，发现问题及时采取措施解决。加强合同变更管理：如因特殊情况需要变更合同，应按照规定的程序办理审批手续，并签订补充合同或变更协议。3.合同终止及时办理终止手续：合同履行完毕或提前终止时，应及时办理终止手续，清理合同债权债务，妥善保管合同档案。进行合同结算：合同终止后，应按照合同约定进行结算，确保资金收付合规。（七）信息系统控制1.信息系统建设统筹规划建设：行政单位应根据内部控制要求，统筹规划信息系统建设，确保信息系统能够满足内部控制需要。加强安全防护：建立健全信息系统安全防护机制，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，保障信息系统安全稳定运行。2.信息系统运行维护规范操作流程：制定信息系统操作手册和管理制度，规范信息系统操作流程，确保信息系统操作安全、准确、规范。定期维护升级：定期对信息系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，优化系统性能，确保信息系统正常运行。3.信息资源管理加强数据管理：建立健全信息资源管理制度，加强对数据采集、录入、存储、传输、使用、共享等环节的管理，确保数据真实、准确、完整、安全。促进信息共享：推动行政单位内部信息系统互联互通和信息共享，提高行政效率和服务水平。四、信息与沟通（一）信息收集与传递1.建立信息收集渠道：行政单位应建立健全信息收集渠道，广泛收集与内部控制相关的各类信息，包括内部信息和外部信息。内部信息主要包括财务信息、业务信息、人事信息等；外部信息主要包括法律法规、政策动态、市场行情等。2.规范信息传递流程：明确信息传递的流程和责任，确保信息能够及时、准确、完整地传递到相关部门和人员。对于重要信息，应实行专人负责传递，确保信息传递的安全性和保密性。（二）信息沟通机制1.建立内部沟通机制：加强行政单位内部各部门之间的沟通与协调，建立定期沟通会议制度、信息共享平台等，及时解决工作中存在的问题，确保各项工作顺利开展。2.加强与外部沟通：积极与上级主管部门、财政部门、审计部门等外部单位沟通协调，及时了解政策法规变化和外部监督要求，主动接受外部监督，不断改进内部控制工作。（三）信息披露1.明确披露内容：行政单位应按照国家有关规定和信息公开要求，明确信息披露的内容，包括财务状况、业务活动、内部控制建设等方面的信息。2.规范披露方式：选择合适的信息披露方式，如政府网站、新闻发布会、公告等，确保信息披露的及时性、准确性和完整性。五、内部监督（一）监督机构与人员1.设立监督机构：行政单位应设立独立的内部监督机构，如内部审计部门或纪检监察部门，负责对内部控制制度的执行情况进行监督检查。2.配备监督人员：配备具备专业知识和技能的监督人员，并定期进行培训和考核，提高监督人员的业务水平和综合素质。（二）监督内容与方式1.监督内容：内部监督机构应重点对行政单位内部控制制度的建立健全情况、风险评估与应对情况、内部控制活动执行情况、信息与沟通情况等进行监督检查。2.监督方式：可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式，对内部控制制度执行情况进行监督检查。检查过程