公司内部政府采购制度

PAGE公司内部政府采购制度一、总则（一）目的为了规范公司内部政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司（以下统称“公司各单位”）使用财政性资金和自有资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规、政策制度以及公司的相关规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动信息公开，采购过程透明，接受公司内部监督和社会公众监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正诚实原则：采购评审过程公正，采购合同履行诚实信用，维护公司利益和供应商合法权益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善公司内部政府采购制度、流程和标准。审核各单位采购申请，确定采购方式和采购预算。组织实施集中采购项目，协调采购过程中的相关事宜。建立和管理供应商库，对供应商进行评价和考核。监督采购合同的签订、履行和验收，处理采购投诉和纠纷。2.需求部门根据业务需要提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、技术要求等详细需求。参与采购项目的评审工作，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作，确保采购产品或服务符合要求。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规。参与采购合同的审核，负责采购项目的财务核算和审计。4.审计部门对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。对采购项目的绩效进行评价，提出审计意见和建议。二、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据年度业务计划和实际需求，在每年规定时间内编制政府采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合公司财务状况和业务发展需要，合理安排采购资金。3.对于采购金额较大、技术复杂或对公司业务有重大影响的项目，应进行可行性研究和成本效益分析，确保预算编制科学合理。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由各单位财务部门审核后报公司采购管理部门。2.采购管理部门对各单位采购预算进行汇总审核，结合公司年度预算安排，提出调整意见，报公司领导审批。3.经公司领导审批后的采购预算，作为年度政府采购活动的控制依据，各单位应严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整预算的，应按规定程序重新申报审批。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。2.采购管理部门应按照国家有关规定，通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。4.采购管理部门应组织开标、评标和定标工作，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购管理部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组应与供应商进行多轮谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经公司采购管理部门确认，并以书面形式通知所有参加谈判的供应商。4.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见，并报公司领导审批。3.单一来源采购项目应与供应商就采购价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购管理部门应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购申请1.各单位需求部门根据业务需要填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《政府采购申请表》经需求部门负责人签字后，报本单位财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到各单位采购申请后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、采购方式的合理性、采购预算的合规性等。2.对于金额较大、技术复杂或对公司业务有重大影响的采购项目，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，并报公司领导审批。3.经审批通过的采购项目，采购管理部门下达《政府采购任务书》，明确采购项目的具体要求和采购程序。（三）采购实施1.根据采购方式和采购项目的特点，采购管理部门组织实施采购活动。公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应成立谈判小组、询价小组等采购组织，按照规定程序进行采购。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，并按时提交。采购管理部门应组织对投标文件或响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。（四）合同签订1.采购管理部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交公司财务部门、审计部门等相关部门审核。审核通过后，报公司领导审批。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送公司各相关部门备案，并负责跟踪合同的履行情况。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，需求部门应填写《政府采购验收报告》，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。3.财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理采购资金支付手续。支付采购资金时，应严格按照公司财务管理制度的规定执行，确保资金支付安全、合规。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门应建立公司内部供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用状况等进行登记和管理。2.供应商库应定期更新和维护，确保入库供应商信息的准确性和完整性。（二）供应商选择1.采购项目实施前，采购管理部门应根据采购项目的需求和特点，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。2.对于未纳入供应商库的供应商，采购管理部门应按照规定程序进行资格审查，符合要求的方可参与采购。（三）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价和考核结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据。2.对于评价和考核不合格的供应商，采购管理部门应采取警告、暂停合作、取消入库资格等措施，直至终止与其合作。六、监督检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，建立健全采购档案管理制度，对采购项目的申请、审批、实施、验收等全过程资料进行归档保存，以备查阅。3.公司各单位应自觉接受内部监督，积极配合审计部门和采购管理部门的工作，如实