单位内部询价小组制度

PAGE单位内部询价小组制度一、总则（一）目的为规范单位采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，特制定本单位内部询价小组制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各类物资、服务采购项目，包括但不限于办公用品、设备购置、维修服务、劳务外包等，凡采购金额达到询价标准的项目均适用本制度。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则：询价过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保采购结果公平公正。2.竞争择优原则：通过询价，鼓励供应商之间充分竞争，选择质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、询价小组的组成（一）人员构成询价小组由单位内部相关部门人员组成，成员应具备以下条件：1.熟悉采购业务，了解市场行情。2.具有良好的职业道德和责任心。3.与供应商无利害关系。询价小组一般由三人以上单数组成，设组长一名，负责组织协调询价工作。成员包括采购部门代表、使用部门代表、财务部门代表等，必要时可邀请技术专家或其他相关人员参加。（二）职责分工1.组长职责负责组织询价小组开展询价工作，制定询价计划和工作流程。协调小组成员之间的工作，确保询价工作顺利进行。对询价结果进行审核和决策，签署询价报告。2.采购部门代表职责负责提供采购项目的相关信息，包括采购需求、技术规格、预算金额等。协助组长联系供应商，发放询价文件，收集报价资料。对供应商的报价进行初步审核，筛选出符合要求的供应商。3.使用部门代表职责根据实际使用需求，对采购项目的技术规格、质量要求等提出意见和建议。参与对供应商的考察和评估，协助采购部门确定最终供应商。负责验收采购项目，确保采购项目符合使用要求。4.财务部门代表职责对采购项目的预算执行情况进行监督和审核。参与询价过程，对供应商的报价进行财务分析，评估采购成本。负责支付采购款项，对采购资金的使用进行核算和管理。5.技术专家或其他相关人员职责对采购项目的技术问题提供专业咨询和技术支持。协助对供应商的技术方案进行评估和审核。参与对采购项目的验收工作，确保采购项目技术性能符合要求。三、询价程序（一）采购申请使用部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交至采购部门。（二）采购审批采购部门对采购申请表进行审核，核实采购项目的必要性和合规性。对于金额较大或涉及重要事项的采购项目，需提交单位领导审批。（三）制定询价文件采购部门根据采购申请表和审批意见，制定询价文件。询价文件应包括以下内容：1.询价函：明确询价项目的名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等要求。2.报价表：要求供应商填写产品名称、规格型号、数量、单价、总价等信息。3.技术规格要求：详细描述采购项目的技术性能、质量标准等。4.售后服务要求：明确供应商应提供的售后服务内容和期限。5.供应商资格要求：列出供应商应具备的资质条件、业绩要求等。6.其他要求：如报价有效期、付款方式等。（四）选择供应商1.采购部门通过多种渠道发布询价信息，邀请符合资格要求的供应商参与询价。询价信息可通过单位内部网站、采购平台、行业媒体等发布。2.对报名参与询价的供应商进行资格审查，核实其是否具备询价文件要求的资质条件和业绩情况。3.向资格审查合格的供应商发放询价文件，要求其在规定时间内提交报价文件。（五）接收报价文件1.供应商应在规定时间内将密封的报价文件送达指定地点。采购部门负责接收报价文件，并进行登记。2.对报价文件进行初步检查，如发现报价文件密封不严、内容不全等问题，应及时通知供应商进行更正或补充。（六）询价评审1.询价小组对收到的报价文件进行评审。评审内容包括报价、技术规格、售后服务、供应商信誉等方面。2.询价小组成员应根据询价文件要求，对各供应商的报价进行比较和评估，分析其价格合理性、产品质量可靠性、售后服务保障性等因素。3.询价小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。4.询价小组按照少数服从多数的原则进行表决，确定成交供应商。成交供应商的报价应满足询价文件要求，且价格合理、综合条件最优。（七）结果公示1.采购部门将询价结果在单位内部进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示内容包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、主要产品规格型号等。2.在公示期内，如单位内部人员对询价结果有异议，可以向采购部门提出书面质疑。采购部门应及时对质疑进行调查核实，并将处理结果书面通知质疑人。（八）签订合同1.公示期满无异议后，采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应按照合同约定履行各自的职责，确保采购项目顺利实施。四、监督管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应对采购项目进行定期审计和监督，检查询价小组制度的执行情况、采购程序的合规性以及采购资金的使用效益等。2.单位纪检监察部门应加强对采购工作的监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护采购工作的公正性和严肃性。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为今后选择供应商的重要依据。2.鼓励供应商对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的，给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。五、档案管理（一）档案内容询价小组制度执行过程中形成的各类文件和资料应及时归档，档案内容包括：1.采购申请表、采购审批文件。2.询价文件、报价文件、询价报告。3.采购合同、验收报告。4.供应商资质证明文件、业绩资料。5.其他与采购项目有关的文件和资料。（二）档案保管档案由采购部门负责保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。（三）档案查阅单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责