数字基础档案学 6

第三章

电子文件的归档与鉴定数字档案馆学（第二版）电子文件的鉴定01电子文件的归档02电子档案的管理03案例：胜利油田档案信息化建设04目录CONTENTS案例：某机关档案室的计算机辅助管理05电子文件的鉴定01纸质文件的信息和载体是紧密结合的，在归档时主要进行内容鉴定。电子文件的信息可以与特定载体分离，为了判断电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，需要进行两方面的鉴定：其一，确定文件所含内容信息的保存价值，即内容鉴定；其二，研究文件的技术状况是否可以保证电子文件的价值实现，即技术鉴定。内容鉴定与技术鉴定并称为电子文件的双重鉴定，其中内容鉴定是核心，技术鉴定是保障。二者结合起来，才能综合、正确地判断电子文件的保存价值。BUSINESS电子文件的双重鉴定理论01020304历史性原则效益性原则发展性原则全面性原则全面分析档案

（文件）的各方面属性；全面把握被鉴定文件与其他文件的联系；全面预测社会对档案信息的需求。电子文件鉴定的原则包括两个相互联系的方面：一是要着眼于档案价值关系的发展；二是档案价值鉴定的标准本身也要不断发展。档案价值是随着社会历史的发展而改变的。电子文件的内容鉴定应充分考虑档案价值的时效性或社会历史性，与文件形成环境联系起来进行判断。鉴定活动的效益性原则主要包含两方面的含义：第一，档案价值鉴定必须注重实际效益。第二，要适当注意档案保存的成本，即经济效益。01030204归档移交鉴定由形成部门和档案部门共同负责，既包括内容鉴定，又包括技术鉴定

（主要是针对软件载体的鉴定）处置鉴定由档案部门负责，在文件保管期满时再次对其内容进行鉴定，将确认没有保存价值的电子文件报上级批准后销毁。电子文件形成和使用阶段的鉴定由形成部门负责，根据全程管理理论和前端控制原则，鉴定可以提前到信息系统设计阶段。也就是在设计电子文件管理系统时，就把有关鉴定的标准和程序嵌入其中，实现对电子文件的自动鉴定。归档后进入维护保管阶段的复查鉴定由档案部门负责定期进行，以技术鉴定为主。电子文件鉴定的程序长期以来，鉴定人员都是由档案人员、业务人员和有关领导组成的鉴定组合体。由于电子文件的技术依赖性，电子文件的鉴定人员包括三个部分：档案人员、业务人员和技术人员。随着电子文件管理系统自动鉴定功能的加强，鉴定任务逐渐由人工具体鉴定每一份文件的价值转向依靠完善的、可自动执行的计算机自动鉴定系统。需要注意的是，智能化的鉴定系统主要用于决策支持，最终的决定权还应归于业务人员和档案人员。BUSINESS电子文件鉴定人员的构成01020304划定使用范围归档鉴定时，根据文件内容划定使用范围，如有保密内容应确定密级。销毁鉴定对保管期已满或失效的电子文件进行鉴定，剔除无保管价值的文件，即销毁鉴定。鉴定保存价值，划定保管期限这是鉴定环节最主要的工作内容，也是最难把握的部分。鉴定内容是否齐全完整鉴定电子文件的内容是否真实、完整，办文手续和图纸修改审批手续是否齐全。电子文件的内容鉴定（直接鉴定法）电子文件的内容鉴定（选留法）随着电子文件的快速增加，逐份鉴定文件的内容价值变得不切实际，来不及鉴定的电子文件可能会丢失或积压，从而造成难以挽回的损失。为了解决这个问题，美国政府于1990年采用了选留法。这种方法增加了对文件背景信息的理解，在鉴定时不仅可以全面地看到同一机构形成的有关文件以及产生文件的法律基础、组织及其职能等方面的背景信息，而且可以从机关之间的比较和政府活动等更广泛的角度来看待电子文件。选留法在一定程度上减轻了档案鉴定的压力，但是在电子文件单体存在并且整体结构不明确的状态下，仍然需要逐份审阅。基于此，一些学者主张采用以职能分析为基础的鉴定方法。点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容职能鉴定法是指按照机构的职能对互有联系的电子文件进行宏观鉴定。职能鉴定法以文件前后历史联系为基础，以文件的来源为中心。01现代职能鉴定法面对的不是单份文件，而是某种职能的一批文件，是一种“批处理”方式。职能鉴定法必须建立在“充分明确归档范围”的基础上，还必须与办公自动化系统或各类业务结合起来，成为文件形成人员粗略划定保管期限的依据。02职能鉴定法和内容鉴定法并不是完全对立的。职能鉴定法侧重于明确文件有无保存价值，是一种粗放型的鉴定方法。内容鉴定法侧重于对有保存价值的文件进行进一步分析，剖析其深层价值，适用于判断形成于同一职能活动的文件可能具有不同保存价值的情况。03电子文件的内容鉴定（职能鉴定法）电子文件的技术鉴定硬件技术鉴定：硬件技术鉴定主要是对载体质量、网络连接状态等的检测。载体质量的好坏直接关系到存储信息的质量，因此，必须确认磁盘、光盘是否有物理损坏、有无霉斑、质地是否良好。网络连接状态检测的重点是网络服务器的接口卡是否出现问题，避免因服务器停止运行而造成文件的损坏。软件技术鉴定：软件技术鉴定比较复杂，主要包括：可读性鉴定、真实性鉴定、完整性鉴定、安全性鉴定和载体状况鉴定。电子文件的归档02电子文件归档的理论归档是指组织机构在事务处理完毕后将具有保存价值的文件材料交由文书部门整理立卷，并定期交给档案室保存的过程。除了档案价值理论、文件生命周期理论、来源原则等档案文件管理的基础理论之外，影响电子文件归档的理论还有文件连续体理论、前端控制思想与全程管理理论等。文件连续体理论文件连续体理论打破了文件生命周期理论中文件工作的固有顺序，强调文件保存机构间的合作。前端控制思想前端控制思想以文件生命周期理论为基础，提出对电子文件的管理应“整体规划、全程监控、业务提前、及时修改”。全程管理理论指对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程管理，整个过程不容随意割断。电子文件归档相关部门档案部门：负责制定电子文件归档与电子档案管理制度；指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。1234信息化部门:负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。电子文件形成或办理部门：负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作。保密部门：负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理√√√电子文件的归档收集范围形成的有查考利用价值的文本文件；本单位在系统中形成的有查考利用价值的图片文件；制作的重要数据文件；与文件有关的各种计算机程序文件；计算机设备运行所需要的操作系统；计算机超媒体链接文件等。电子文件的归档类型应归档电子文件的元数据应与电子文件一并收集、归档。至少包括：题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息等文件实体元数据；记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据。归档电子文件的元数据应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件，在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。归档电子文件的收集（1）在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成会议记录、涉密文件等纸质文件的整理。（2）以件为管理单位整理电子文件，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。（3）基于业务系统完成电子文件、纸质文件的整理，声像类电子文件的整理由电子文件形成部门基于电子档案管理系统完成或手工完成。（4）应归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年等。（5）电子文件分类按照电子档案分类方案执行。（6）在整理过程中基于业务系统电子文件元数据库建立纸质文件目录数据，涉密纸质文件目录数据的录入应符合国家保密管理要求，目录数据项应参照

《文书类电子文件元数据方案》等标准执行。（7）在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。（8）应按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数据建立电子文件与相应元数据的关联。（9）可参照分类方案在计算机存储器中建立文件夹集中存储电子文件及其组件，完成整理活动。归档电子文件的整理电子文件归档格式各类电子文件的归档格式：电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照

《文书类电子文件元数据方案》执行。以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式归档，其他电子文件、电子文件组件可以通用格式归档，或者将电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。电子文件元数据的归档格式：应根据电子文件归档接口以及元数据形成情况确定电子文件元数据归档格式。电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年零6个月。电子文件归档一般采用离线归档和在线归档两种方式。应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。BUSINESS电子文件的归档时间电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合制度要求电子文件与元数据格式符合要求加密电子文件已解密电子文件及其元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整以专有格式归档的，其专用软件、技术资料等齐全、完整电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交电子文件的归档程序电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用（1）把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式三套。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝文件。（2）推荐采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。（3）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。（4）特殊格式的电子文件应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。（5）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附上电子文件归档登记表。（6）对于需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时保存相应的机读目录。（7）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年电子文件的归档方式离线归档在线归档是一种在线归档方式。为确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，应采取必要的技术手段对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控，对各门类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等予以明确规定。应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下三种：（1）webservice归档接口；（2）中间数据库归档接口；（3）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。电子文件的归档方式在线归档业务系统的功能能够按相关要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据等。01020304档案信息化基础设施和信息安全设施的功能应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件归档与电子档案管理活动的实际需求。电子档案管理系统的功能应具备电子档案管理配置功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等功能。电子档案管理系统的安全管理涉密计算机信息系统分级保护等规定，建立电子档案管理系统安全管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。在线归档信息系统（P49）电子档案的管理03电子档案的整理编目电子档案的整理：应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号等编目活动。完成整理编目后，应将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统正式数据库，并参照分类方案在计算机存储器中建立文件夹集中存储电子文件及其组件，完成整理活动。档号编制要求：应按照

《档号编制规则》等标准以及电子档案全程管理要求确定档号编制规则。电子档案的存储与备份电子档案的存储为实现电子档案及其元数据的安全存储，需要配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题及时处置。电子档案的备份结合电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案真实、完整、可用和安全的基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等的备份管理。电子档案的利用应严格遵守国家相关保密规定。应根据工作岗位、职责要求等在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。BUSINESS电子档案的利用应按照档案统计年报要求及本单位实际需要对各门类电子档案情况进行统计。可按档案门类、年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小、格式、时长、销毁、移交等要素，对室藏电子档案数量等情况进行统计。可按年度、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电子档案利用情况进行统计。BUSINESS电子档案的统计电子档案元数据的维护档案数字化网站建设进行电子档案元数据的维护，应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据的采集、备份、转换和迁移等管理活动。实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子档案背景、结构元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。参照《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》等标准持续并自动采集电子档案管理过程元数据，应记录的电子档案管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、移交等。通过备份、格式转换、迁移等措施管理的电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后形成的电子档案元数据。应禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件中。应确保电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护。电子档案的鉴定与审查应定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查，鉴定、审查程序应符合国家有关规定。应在确保电子档案真实、完整、可用和安全的基础上，参照

《信息与文献

数字文件（档案）转换和迁移过程》等标准实施电子档案及其元数据的转换或迁移。保管期限为永久的电子档案及其元数据自形成之日起５年内应向同级国家综合档案馆移交，移交工作按照

《电子档案移交与接收办法》和同级国家综合档案馆的要求执行。电子档案的销毁应参照国家关于电子档案销毁的有关规定与程序执行。电子档案的转换与迁移电子档案的移交电子档案的销毁数字档案馆的建设内容案例：胜利油田档案信息化建设04企业背景胜利油田是我国以油气生产为主的特大型企业，集勘探、开发、施工作业、后勤辅助生产和多种经营、社会化服务为一体，地跨山东省境内多个市县。胜利油田根据自身点多、面广、专业门类齐全的特点，按照“强化基础、源头做起、应用主导、注重实效”的原则，不断推进油田信息化建设。胜利油田的信息化建设大致经历了三个阶段：“八五”前的技术单项应用阶段、“八五”期间的建设初创阶段和“九五”以来的生产经营管理阶段。信息化技术广泛应用于胜利油田生产经营管理的各个层次和环节。信息化管理在计划统计、机动设备、节能改造、物业管理、办公自动化等方面也都得到推广和应用。在信息化建设过程中，公司大力加强办公自动化应用体系的建设，利用网络提高办公自动化水平，实现网上协同办公。BUSINESS信息化建设概况电子档案元数据的维护档案数字化网站建设胜利油田档案馆和信息中心非常重视数字档案馆建设，专门成立了项目组进行规划设计。2005年8月，项目组开始研究数字档案馆的建设问题，经过一系列的考察、论证、实施、评审等，2008年12月，油田数字档案馆正式启用。胜利油田数字档案馆按照“整体规划、统一管理”的原则，建立和完善了全油田范围内统一的档案管理体系

（包括管理架构、管理流程和标准规范）和统一的档案管理平台。胜利油田在科研、生产过程中形成了大量记载油田科学研究、技术推广及管理活动全过程的科技档案。油田综合管理信息系统中的电子图档资料管理归档管理功能：胜利油田采用文档一体化的管理方式，档案部门主动参与电子文件的形成与管理过程，可以从源头控制电子文件的归档质量。系统的归档方式主要有两种：一是由设计流程模块直接归档。二是由档案人员进行手工归档。检索查询功能：系统主要提供以下三种检索查询功能：编目查询、快速查询、高级查询。除此之外，系统还提供了自然语言查询及多种形式任意组合的查询方法，而且提供了模糊查找功能以及网络查询界面。数字油田建设大幅提升了油田的生产和管理水平，为胜利油田生产带来巨大的效益。胜利油田认识到，在信息社会，企业的竞争焦点是信息资源的开发利用。档案作为一种重要的信息资源，涵盖了公司各个阶段的全部活动内容，最具权威性和说服力，因此在企业各类信息资源中的地位和作用特别突出。数字档案馆建设的目标包括：不断完善档案信息管理系统，加快数字档案馆建设的步伐，建立信息共享交流和知识学习平台，并将其纳入企业信息化系统。BUSINESS数字油田建设对档案工作的新要求案例：某机关档案室的计算机辅助管理05档案室的计算机管理软件某机关于2004年建立档案室，配备档案管理专用电脑。在此之