政府单位内部采购制度

PAGE政府单位内部采购制度一、总则（一）目的为了规范政府单位内部采购行为，加强内部采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府单位内部各部门、各下属机构及相关项目所涉及的各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，维护所有参与采购活动各方的合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应尽量公开透明，接受内部监督和社会公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现物有所值。5.诚信原则：参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，不得有欺诈、隐瞒等行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构政府单位应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等。其主要职责包括：1.审议和批准采购管理制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购标准和采购结果。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议事项。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购活动的组织实施，其职责如下：1.根据采购计划和预算，制定采购实施方案，明确采购流程、采购方法和时间安排等。2.组织采购需求调研，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。3.发布采购信息，邀请供应商参与采购活动，组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。4.对供应商进行资格审查和实地考察，确定中标、成交供应商，并签订采购合同。5.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。6.整理和归档采购文件及相关资料，建立采购档案。（三）采购监督部门采购监督部门负责对采购活动进行全程监督，其职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和内部规定。2.审查采购文件，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。3.参与开标、评标、谈判、询价等采购活动的现场监督，防止违规操作和不正当行为。4.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。5.定期对采购工作进行内部审计，评估采购绩效，提出改进建议。（四）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果的适用性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的支付和使用情况，参与采购合同的审核。3.资产管理部门：负责采购货物的验收、登记、入账、保管和处置等工作，参与采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门的采购预算草案，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算草案应按照政府单位财务预算编制的要求和程序进行编制，经财务部门审核后，报采购决策机构审议批准。3.采购预算应细化到具体项目和品目，确保采购资金的合理安排和有效使用。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行申报和审批，经批准后方可调整。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和通报，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、工作任务变化等原因，导致原采购项目取消或变更的。因市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足采购需求的。其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应经需求部门、采购执行部门和财务部门审核后，报采购决策机构批准。3.采购预算调整后，采购执行部门应按照新的预算组织采购活动，并及时通知相关部门。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，经过开标、评标、定标等环节确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，按照招标程序进行采购。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。初审通过后，报采购监督部门和采购决策机构审批。采购决策机构根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购实施：采购执行部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。邀请招标：向特定供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商参加谈判，与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购：与供应商进行协商，确定成交价格和成交条件，签订采购合同。询价：向供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商，并签订采购合同。4.采购验收：采购项目完成后，采购执行部门应及时组织需求部门、资产管理部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，验收合格后出具验收报告。对验收不合格的采购项目，应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。5.采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，按照规定的程序办理采购资金支付手续。采购资金应严格按照合同约定的方式和时间支付，不得无故拖延或违规支付。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。2.对于首次参与采购活动的供应商，应要求其提供相关证明材料，并进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、技术能力、质量管理体系等。3.采购执行部门应建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况，作为供应商选择和管理的依据。（二）供应商选择1.采购执行部门应根据采购项目的需求和特点，从资格审查合格的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素。2.对于重大采购项目，应采用综合评分法或最低价评标法等方法进行评标，确定中标供应商。综合评分法应根据采购项目的特点和需求，设定价格、技术、商务等方面的评分标准，对供应商的投标文件进行评审打分，得分最高者为中标供应商。最低价评标法应在满足采购需求的前提下，选择投标报价最低的供应商为中标供应商。3.采购执行部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。（三）供应商评价与考核1.采购执行部门应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商选择、续用或淘汰的依据。2.供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方法，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。评价与考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、创新能力、合作态度等方面。3.采购执行部门应根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标、成交供应商确定后，按照招标文件、谈判文件、询价文件等采购文件的要求，由采购执行部门与供应商签订。采购合同应采用书面形式，并加盖双方公章或合同专用章。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交采购监督部门和财务部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性和合理性等。审核通过后，方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点和质量要求提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。合同变更或解除应签订书面协议，并及时通知相关部门。3.采购执行部门应建立合同履行跟踪制度，定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应按照采购合同的约定组织验收。验收应包括对采购货物的数量、质量、规格、型号等进行检查，对采购工程的质量、进度、安全等进行评估，对采购服务的内容、标准进行核实等。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.对验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。整改或重新提供货物、工程和服务的费用由供应商承担。（四）合同归档采购执行部门应在采购合同履行完毕后，及时将采购合同及相关资料进行整理归档。归档资料应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、验收报告、付款凭证等。采购合同档案应妥善保管，以备查阅。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应包括对采购政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等方面的识别。2.采购风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评价，确定风险的可能性和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，应制定相应的风险应对措施。采购政策风险：加强对国家法律法规和政策的学习和研究，及时掌握政策变化，调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。市场风险：加强市场调研和分析，关注市场价格波动和供求变化，合理确定采购价格和采购数量，采取套期保值等手段降低市场风险。供应商风险：加强供应商管理，建立供应商评价与考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商，与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。合同风险：加强合同管理，严格按照法律法规和合同签订程序签订采购合同，对合同条款进行认真审核，确保合同条款合法、合规、完整、合理，加强合同履行跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，降低合同风险。验收风险：建立严格的验收制度，明确验收标准和验收程序，加强验收人员培训，提高验收人员的专业素质和责任心，确保采购项目验收合格，降低验收风险。付款风险：加强财务审核，严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款，建立付款审批制度，防止违规付款，降低付款风险。2.采购执行部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险应对过程中出现的问题，确保风险应对措施的有效性。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的签订与履行情况等进行检查。2.内部监督可以采用日常检查、专项检查、定期审计等方式进行。日常检查应不定期对采购活动进行抽查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。专项检查应针对采购活动中的重点环节和关键问题进行深入检查，确保采购活动规范有序。定期审计应每年对采购工作进行全面审计，评