往来账项内部管理制度

PAGE往来账项内部管理制度一、总则（一）目的为了加强公司往来账项的管理，规范往来账项的核算和监督，确保公司资产安全、完整，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位和个人之间的各类往来账项的管理。（三）基本原则1.真实性原则：往来账项的记录必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况。2.及时性原则：往来账项应及时记录、核对和清理，确保账账相符、账实相符。3.权责发生制原则：按照权责发生制的要求确认收入和费用，正确计算各期损益。4.内部控制原则：建立健全往来账项的内部控制制度，明确各部门和人员的职责权限，加强对往来账项的审批、核算、监督等环节的管理。二、往来账项的分类及核算（一）应收账款1.定义：应收账款是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.核算：销售实现时，按照应收金额确认应收账款，并同时确认收入。涉及增值税销项税额的，还应按规定确认增值税销项税额。公司应设置“应收账款”总账科目，并按照购货单位或接受劳务单位设置明细科目，进行明细核算。应收账款的入账价值包括销售商品或提供劳务的价款、增值税销项税额，以及代购货单位垫付的包装费、运杂费等。（二）应付账款1.定义：应付账款是指公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付给供应单位的款项。2.核算：公司应在收到所购物资或接受劳务已验收入库，但尚未支付货款时，根据有关凭证（发票账单、随货同行发票上记载的实际价款或暂估价值），确认应付账款。涉及增值税进项税额的，还应按规定确认增值税进项税额。公司应设置“应付账款”总账科目，并按照供应单位设置明细科目，进行明细核算。应付账款一般按应付金额入账，而不按到期应付金额的现值入账。如果购入的资产在形成一笔应付账款时是带有现金折扣的，应付账款入账金额的确定按发票上记载的应付金额的总值（即不扣除折扣）记账。在这种方法下，应按发票上记载的全部应付金额，借记有关科目，贷记“应付账款”科目；获得的现金折扣，冲减财务费用。（三）其他应收款1.定义：其他应收款是指公司除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。2.核算：其他应收款主要包括：应收的各种赔款、罚款，如因企业财产等遭受意外损失而应向有关保险公司收取的赔款等；应收出租包装物租金；应向职工收取的各种垫付款项，如为职工垫付的水电费、应由职工负担的医药费、房租费等；存出保证金，如租入包装物支付的押金；其他各种应收、暂付款项。公司应设置“其他应收款”总账科目，并按照对方单位（或个人）设置明细科目，进行明细核算。企业发生其他各种应收、暂付款项时，借记“其他应收款”科目，贷记有关科目；收回或转销各种款项时，借记有关科目，贷记“其他应收款”科目。（四）其他应付款1.定义：其他应付款是指公司除应付票据、应付账款、预收账款、应付职工薪酬、应交税费、应付股利等经营活动以外的其他各项应付、暂收的款项。2.核算：其他应付款主要包括：应付租入包装物租金；存入保证金，如租出包装物收到的押金；应付的经营租入固定资产租金；应付的罚款、滞纳金等；其他应付、暂收款项。公司应设置“其他应付款”总账科目，并按照对方单位（或个人）设置明细科目，进行明细核算。企业发生其他各种应付、暂收款项时，借记“管理费用”等科目，贷记“其他应付款”科目；支付或退回有关款项时，借记“其他应付款”科目，贷记“银行存款”等科目。（五）预收账款1.定义：预收账款是指公司按照合同规定向购货单位预收的款项。2.核算：公司应在向购货单位预收款项时，按照实际收到的金额确认预收账款，并同时确认负债。涉及增值税销项税额的，还应按规定确认增值税销项税额。公司应设置“预收账款”总账科目，并按照购货单位设置明细科目，进行明细核算。预收账款情况不多的，也可以不设置“预收账款”科目，将预收的款项直接记入“应收账款”科目的贷方。（六）预付账款1.定义：预付账款是指公司按照合同规定预付给供应单位的款项。2.核算：公司应在预付款项时，按照实际支付的金额确认预付账款，并同时确认资产。涉及增值税进项税额的，还应按规定确认增值税进项税额。公司应设置“预付账款”总账科目，并按照供应单位设置明细科目，进行明细核算。预付账款情况不多的，也可以不设置“预付账款”科目，将预付的款项直接记入“应付账款”科目的借方。三、往来账项的审批流程（一）应收账款的审批1.销售部门在签订销售合同前，应对购货单位的信用状况进行调查评估，确定信用额度和信用期限。2.销售合同签订后，销售部门应将合同副本送交财务部门备案。3.发货时，销售部门应填写发货通知单，注明购货单位、货物名称、数量、金额等信息，并经相关负责人审批后交仓库发货。4.财务部门根据发货通知单和销售发票，确认应收账款，并进行账务处理。5.对于超过信用额度或信用期限的应收账款，销售部门应及时与购货单位沟通催收，并填写应收账款催收通知单，经相关负责人审批后交财务部门备案。6.财务部门定期对应收账款进行账龄分析，对于账龄较长的应收账款，应及时向销售部门反馈，共同制定催收措施。（二）应付账款的审批1.采购部门在签订采购合同前，应对供应单位的资质、信誉等进行调查评估，确定合作意向。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送交财务部门备案。3.收到所购物资或接受劳务时，采购部门应填写验收单，注明供应单位、货物名称、数量、质量等信息，并经相关负责人审批后交仓库验收。4.财务部门根据验收单和采购发票，确认应付账款，并进行账务处理。5.对于到期应付账款，财务部门应及时安排资金支付，并填写付款申请单，经相关负责人审批后办理付款手续。6.如因特殊原因需要延期付款的，采购部门应及时与供应单位沟通协商，并填写延期付款申请单，经相关负责人审批后交财务部门备案。（三）其他应收款的审批1.业务部门因工作需要发生其他应收款时，应填写借款单或其他应收款申请单，注明款项用途、金额、预计归还时间等信息，并经相关负责人审批后交财务部门。2.财务部门审核借款单或其他应收款申请单的内容是否完整、审批手续是否齐全，如审核通过，予以办理借款或其他应收款手续，并进行账务处理。3.其他应收款到期时，业务部门应及时归还借款或结清款项，并填写还款单或结算单，经相关负责人审批后交财务部门核销账务。4.对于逾期未归还的其他应收款，财务部门应及时向业务部门催收，并填写催收通知单，经相关负责人审批后交业务部门备案。（四）其他应付款的审批1.公司因业务需要发生其他应付款时，相关部门应填写其他应付款申请单，注明款项来源、金额、支付方式等信息，并经相关负责人审批后交财务部门。2.财务部门审核其他应付款申请单的内容是否完整、审批手续是否齐全，如审核通过，予以办理付款手续，并进行账务处理。3.其他应付款到期时，财务部门应及时安排资金支付，并填写付款申请单，经相关负责人审批后办理付款手续。4.如因特殊原因需要延期支付的，相关部门应及时与对方沟通协商，并填写延期付款申请单，经相关负责人审批后交财务部门备案。（五）预收账款的审批1.销售部门收到购货单位的预付款项时，应填写预收账款收款单，注明购货单位、金额、款项来源等信息，并经相关负责人审批后交财务部门。2.财务部门审核预收账款收款单的内容是否完整、审批手续是否齐全，如审核通过，予以办理收款手续，并进行账务处理。3.销售实现时，销售部门应及时将预收账款冲减应收账款，并填写预收账款冲减通知单，经相关负责人审批后交财务部门核销账务。（六）预付账款的审批1.采购部门因采购业务需要预付供应单位款项时，应填写预付账款申请单，注明供应单位、金额、采购项目等信息，并经相关负责人审批后交财务部门。2.财务部门审核预付账款申请单的内容是否完整、审批手续是否齐全，如审核通过，予以办理付款手续，并进行账务处理。3.收到所购物资或接受劳务时，采购部门应及时将预付账款冲减应付账款，并填写预付账款冲减通知单，经相关负责人审批后交财务部门核销账务。四、往来账项的核对与清理（一）定期核对1.财务部门应每月定期与销售部门、采购部门等相关部门核对往来账项，确保账账相符。2.核对内容包括：应收账款与销售发票、发货通知单等核对；应付账款与采购发票、验收单等核对；其他应收款与借款单、还款单等核对；其他应付款与其他应付款申请单、付款单等核对；预收账款与预收账款收款单、销售合同等核对；预付账款与预付账款申请单、采购合同等核对。3.核对过程中发现的差异，应及时查明原因，并编制往来账项差异调节表，经相关负责人审批后进行调整。（二）不定期核对1.除每月定期核对外，财务部门还应根据实际情况不定期与相关部门核对往来账项，如在重大业务发生后、年终决算前等。2.不定期核对的目的是及时发现和解决往来账项中存在的问题，确保往来账项的准确性和完整性。（三）往来账项的清理1.财务部门应定期对往来账项进行清理，对于长期挂账的往来账项，应查明原因，采取有效措施进行处理。2.对于确实无法收回的应收账款，应按照公司的坏账政策进行核销，并报经相关部门批准后进行账务处理。3.对于确实无法支付的应付账款，应按照公司的规定进行转销，并报经相关部门批准后进行账务处理。4.对于其他应收款和其他应付款中存在的问题，也应及时进行清理和处理，确保往来账项的真实性和合法性。五、往来账项的内部控制（一）岗位分工与职责分离1.公司应建立往来账项的岗位责任制，明确各岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。2.往来账项的核算岗位与审批岗位应相互分离；往来账项的记录岗位与核对岗位应相互分离；往来账项的收款岗位与付款岗位应相互分离。（二）授权审批制度1.公司应建立往来账项的授权审批制度，明确审批流程和审批权限，确保各项往来账项的发生都经过适当的授权和审批。2.对于重大往来账项的发生，应实行集体决策审批制度，确保决策的科学性和公正性。（三）会计核算制度1.公司应按照国家统一的会计制度和本制度的规定，设置往来账项的会计科目和账簿，进行准确、及时、完整的会计核算。2.往来账项的会计凭证应真实、合法、有效，记账凭证应附有原始凭证，并经审核无误后才能记账。3.财务部门应定期对往来账项的会计核算进行检查和监督，确保会计核算的准确性和规范性。（四）内部审计制度1.公司应建立内部审计制度，定期对往来账项的管理情况进行审计，检查往来账项的内部控制制度是否健全有效，往来账项的核算是否准确、合规，往来账项的清理是否及时、彻底等。2.内部审计人员应独