庐阳区采购内部控制制度

PAGE庐阳区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强庐阳区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和庐阳区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于庐阳区各级行政事业单位、国有企业及其他相关组织（以下统称“采购主体”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和庐阳区相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购主体和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现采购效益最大化。（四）职责分工1.采购决策机构：负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式等重要事项。2.采购执行部门：负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求编制、采购文件制定、采购活动执行、合同签订与履行等。3.采购监督部门：负责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合理性等，对违规行为进行查处。4.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、进行采购财务核算等，确保采购资金的安全和合理使用。5.使用部门：负责提出采购需求，参与采购文件评审，验收采购项目，提供采购项目使用反馈等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购主体应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性、可行性和效益性，确保预算准确合理。3.采购预算编制过程中，采购执行部门应会同使用部门、财务部门等进行充分沟通和论证，确保预算与实际需求相符。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照庐阳区预算管理规定进行审批。审批通过后的采购预算应严格执行，不得随意调整。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行申报和审批。调整后的采购预算应重新履行审批手续。（三）预算执行1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。三、采购需求管理（一）需求提出1.使用部门应根据工作需要，及时提出采购需求。采购需求应明确、具体、合理，符合法律法规和庐阳区相关规定。2.使用部门提出采购需求时，应提供详细的技术规格、质量标准、数量要求、服务要求等内容，确保采购文件能够准确反映采购需求。（二）需求论证1.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购执行部门应组织相关专家或专业机构进行需求论证。需求论证应包括技术可行性、经济合理性、合规性等方面的内容。2.需求论证应形成书面报告，作为采购文件编制的重要依据。采购执行部门应根据需求论证意见，对采购需求进行修改和完善。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，使用部门应提出书面申请，并说明变更原因和变更内容。2.采购执行部门应会同相关部门对需求变更申请进行审核，评估变更对采购项目的影响。如变更可能导致采购预算增加、采购时间延长或采购方式改变等，应按照规定程序进行申报和审批。3.需求变更经批准后，采购执行部门应及时调整采购文件，并通知相关供应商。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应通过庐阳区公共资源交易平台进行，按照规定的程序和要求发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。2.招标文件应明确招标项目的技术规格、质量标准、数量要求、服务要求、评标标准等内容，确保招标文件公平公正、科学合理。3.开标评标过程应严格按照招标文件规定的程序和标准进行，保证开标评标活动公开透明、公平公正。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求参照公开招标执行，但在招标公告发布、投标邀请书发出等环节应符合邀请招标的规定。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、服务、价格等事项进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织专业人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，审批通过后，采购执行部门应与单一来源供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.采用询价方式采购的，采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式，采购执行部门应提出书面申请，并说明变更原因和变更内容。2.采购方式变更申请应按照规定程序进行申报和审批。审批通过后，采购执行部门应按照变更后的采购方式组织采购活动。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、数量要求、服务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件准确完整、公平公正。3.采购文件编制过程中，采购执行部门应会同相关部门进行审核，确保采购文件符合法律法规和庐阳区相关规定。（二）采购文件发布1.采购文件应按照规定的程序和渠道进行发布。公开招标、邀请招标的采购文件应在庐阳区公共资源交易平台等指定媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购文件应在采购主体官方网站或其他指定媒体上发布。2.采购文件发布后，采购执行部门应及时通知潜在供应商获取采购文件，并提供必要的答疑和澄清服务。（三）采购文件修改1.在采购文件发售期内，如潜在供应商对采购文件提出疑问或异议，采购执行部门应及时进行答复和澄清。答复和澄清内容应作为采购文件的组成部分。2.在采购活动开始前，如发现采购文件存在错误或需要修改，采购执行部门应及时发布更正公告，并以书面形式通知所有已获取采购文件的潜在供应商。六、采购活动执行（一）采购公告发布1.采购执行部门应按照规定的程序和要求发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采购公告应在庐阳区公共资源交易平台等指定媒体上发布，确保采购信息公开透明。（二）供应商报名及资格审查1.潜在供应商应按照采购公告要求进行报名，并提供相关资格证明文件。采购执行部门应按照规定的程序和标准对供应商资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.资格审查过程中，采购执行部门应要求供应商提供真实有效的资格证明文件，并对其进行核实。如发现供应商提供虚假资格证明文件，应取消其参与采购活动的资格。（三）开标评标1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标应公开进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。2.评标应按照评标标准进行，评标委员会应独立评审，推荐中标候选人。评标过程中，评标委员会应要求投标人对投标文件中的疑问进行澄清和说明。3.开标评标活动应全程记录，并存档备查。（四）中标成交结果公示1.采购执行部门应在评标结束后，及时公示中标成交结果。中标成交结果公示应包括采购项目名称、中标成交供应商名称、中标成交金额、主要中标成交标的名称、规格型号、数量等内容。2.中标成交结果公示期不得少于三个工作日。公示期内，如供应商对中标成交结果提出质疑，采购执行部门应及时进行答复和处理。（五）合同签订1.采购执行部门应在中标成交结果公示期满无异议后，按照规定的程序与中标成交供应商签订合同。合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、质量标准、服务要求、交货时间、付款方式、违约责任等内容。2.合同签订过程中，采购执行部门应严格审核合同条款，确保合同合法合规、公平合理。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。七、采购项目验收（一）验收准备1.使用部门应在采购项目到货前，做好验收准备工作，包括制定验收方案、明确验收标准、组建验收小组等。2.验收方案应包括验收内容、验收方法、验收程序、验收人员分工等内容。验收标准应符合采购文件和合同要求。（二）验收实施1.采购项目到货后，请使用部门应按照验收方案组织验收。验收小组应按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。2.验收过程中，如发现采购项目存在问题，验收小组应及时要求供应商进行整改或退换货。供应商应在规定的时间内完成整改或退换货，并重新组织验收。（三）验收报告1.验收完成后，验收小组应编制验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收标准、验收情况、验收结论等内容。2.验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购主体公章。验收报告应作为采购项目付款和档案管理的重要依据。八、采购资金支付（一）支付申请1.采购合同签订后，采购执行部门应按照合同约定，及时向供应商支付预付款或进度款。支付申请应包括采购项目名称、采购合同编号、支付金额、支付理由、收款单位名称、收款账号等内容。2.支付申请应附采购合同副本、验收报告、发票等相关证明材料，确保支付申请真实合法、准确完整。（二）支付审批1.财务部门应按照庐阳区财务管理制度和采购合同约定，对支付申请进行审核。审核内容包括支付金额是否符合合同约定、支付理由是否充分、相关证明材料是否齐全等。2.支付申请经财务部门审核通过后，应按照规定的程序进行审批。审批通过后，财务部门应及时办理支付手续，将采购资金支付给供应商。（三）支付监督1.财务部门应加强对采购资金支付情况的监督，定期对采购资金支付情况进行检查和分析，确保采购资金安全合理使用。2.如发现采购资金支付过程中存在问题，财务部门应及时采取措施进行处理，并向采购执行部门和采购监督部门报告。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购执行部门应负责采购档案的收集工作。采购档案应包括采购项目的采购预算、采购需求、采购文件、采购公告、投标文件、评标报告、中标成交结果公示、合同、验收报告、支付凭证等相关资料。2.采购档案收集应及时、完整，确保档案资料真实有效。（二）档案整理1.采购执行部门应按照档案管理的要求，对收集的采购档案进行整理。整理内容包括分类、编号、装订、编目等。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，编号应连续、唯一，装订应整齐、牢固，编目应清晰、准确。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，防止档案资料丢失、损坏或泄露。采购主体应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备。2.采购档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为十五年，重大采购项目档案保管期限为永久。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序进行申请和审批。查阅申请应包括查阅人姓名、查阅目的、查阅内容等。2.经审批同意后，查阅人应在档案保管人员的陪同下查阅采购档案，并遵守档案查阅的相关规定。查阅人不得擅自复制、涂改、销毁采购档案资料。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合理性等。2.监督检查可以采取现场检查、查阅资料、调查询问等方式进行。采购执行部门和相关人员应积极配合监督检查工作，如实提供有关资料和情况。（二）违规处理1.对于采购活动中发现的违规行为，采购监督部门应按照有