厦门合同内部控制制度

PAGE厦门合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范厦门公司/组织（以下简称“公司”）合同管理流程，加强合同内部控制，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益和管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司及其所属各部门、分支机构在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为应符合国家法律法规、政策以及行业标准的要求。2.风险防范原则：对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行全面评估和有效控制，确保公司利益不受损失。3.全面管理原则：涵盖合同从谈判、起草、审核、签订、履行到终止的全过程管理，明确各环节的职责和流程。4.分工协作原则：合同管理涉及多个部门，各部门应在职责范围内密切配合，共同做好合同管理工作。（四）职责分工1.合同管理部门负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。对合同进行统一编号、登记、归档，建立合同管理台账。参与合同谈判、起草、审核等工作，提出专业意见和建议。跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责合同纠纷的处理和诉讼工作。2.业务部门负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作，提出合同签订的必要性和可行性。负责合同的谈判、起草工作，确保合同条款符合业务需求和公司利益。负责合同的履行，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。配合合同管理部门做好合同的审核、变更、解除等工作。3.财务部门参与合同涉及财务条款的审核，提出财务方面的意见和建议。负责合同款项的收付结算工作，确保资金安全。对合同执行情况进行财务监督和分析，及时发现和解决财务问题。4.法务部门负责对合同进行法律审核，审查合同条款的合法性、有效性，防范法律风险。为合同管理提供法律咨询和支持，参与合同纠纷的处理和诉讼工作。5.其他相关部门根据合同性质和业务需要，其他相关部门应按照各自职责，配合做好合同管理的相关工作。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据公司业务发展需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、背景、内容、预计金额、履行期限等信息。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导应从业务合理性、风险可控性等方面进行审查，签署审批意见。3.合同立项申请获得批准后，业务部门方可开展合同的谈判、起草等后续工作。（二）合同谈判1.业务部门负责组织合同谈判工作，根据合同立项申请的要求，确定谈判人员。谈判人员应具备相关业务知识和谈判技巧，熟悉合同条款和法律法规。2.在谈判过程中，谈判人员应充分了解对方的主体资格、信用状况、经营能力等情况，收集相关资料，为合同签订提供依据。3.谈判人员应根据合同项目的特点和公司利益，与对方就合同条款进行充分协商，争取有利的合同条件。对于合同中的关键条款，如标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等，应进行重点谈判。4.谈判过程中涉及的重要事项和分歧意见，谈判人员应及时向部门负责人汇报，并根据部门负责人的意见进行调整。（三）合同起草1.合同谈判达成一致意见后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务，条款应具体、准确、完整，避免模糊不清或歧义。2.合同文本应包括首部、正文、尾部三部分。首部应写明合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；正文应详细约定合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、地点、方式、违约责任等条款；尾部应包括合同的生效条件、争议解决方式、双方签字盖章等内容。3.对于格式合同，业务部门应仔细审查合同条款，确保符合公司利益和法律法规要求。如发现格式合同存在不合理条款，应及时与对方协商修改。（四）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给合同管理部门进行编号登记，并送相关部门进行审核。审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。2.合同管理部门审核合同管理部门对合同文本的格式、编号、登记等进行审查，确保合同文本的规范性。对合同的基本条款进行审核，检查是否完整、准确，是否符合公司合同管理制度的要求。3.业务部门审核业务部门对合同文本的内容进行审核，重点审查合同条款是否符合业务需求，是否能够有效保障公司利益。对合同履行过程中的风险进行评估，提出风险防范措施和建议。4.财务部门审核财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括价格条款、付款方式、结算期限等，确保合同财务条款的合理性和合规性。审查合同的资金预算和资金安排，确保公司资金能够满足合同履行的需要。5.法务部门审核法务部门对合同文本进行法律审核，审查合同条款的合法性、有效性，是否存在法律风险。对合同纠纷的解决方式进行审查，提出法律意见和建议，确保公司在合同纠纷中能够维护自身合法权益。6.各审核部门应认真履行审核职责，对审核中发现的问题及时与业务部门沟通协商，提出修改意见。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（五）合同签订1.合同审核通过后，由业务部门负责与对方签订合同。签订合同前，应确保合同双方的主体资格合法有效，合同签订人具有相应的授权。2.合同签订人应在合同文本上签字或盖章，并加盖公司合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度的规定进行审批和登记。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门存档，并将合同原件妥善保管。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织合同交底会议，向合同履行相关人员详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行期限、违约责任等事项，确保合同履行人员熟悉合同条款，明确工作要求。2.合同交底会议应形成会议记录，由参会人员签字确认。会议记录应作为合同履行过程中的重要文件存档。（二）合同执行1.合同履行人员应严格按照合同约定履行义务，确保合同的顺利执行。在合同履行过程中，如发现问题或需要变更合同条款，应及时向业务部门报告，并按照公司合同变更管理制度的规定进行处理。2.业务部门应定期跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或履行过程中出现重大问题的合同，业务部门应及时向分管领导汇报。3.财务部门应按照合同约定及时办理款项收付结算工作，确保资金安全。在付款前，应审核合同履行情况和相关审批手续，确保付款依据充分、合规。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订程序应与合同签订程序相同，即经过审核、审批后，由双方签字盖章生效。合同变更协议应作为原合同的补充文件存档。3.合同变更后，业务部门应及时将变更情况通知合同履行相关人员，并对合同履行计划进行调整。（四）合同终止1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时通知合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门。合同管理部门应组织对合同履行情况进行验收和结算。2.合同验收合格后，业务部门应办理合同终止手续，填写《合同终止申请表》，经相关部门审核后，报分管领导审批。3.合同终止后，合同管理部门应将合同档案进行整理归档，妥善保管。财务部门应办理相关款项的结算和账务处理工作。四、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期组织合同风险识别工作，收集合同签订、履行过程中的相关信息，分析可能存在的风险因素。2.风险识别应涵盖合同的各个环节，包括合同主体资格风险、合同条款风险、合同履行风险、合同变更风险、合同终止风险等。3.业务部门、财务部门、法务部门等相关部门应积极配合合同管理部门的风险识别工作，提供相关信息和资料。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，合同管理部门应组织相关部门对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、风险概率分析等。通过风险评估，为风险应对措施的制定提供依据。3.对于高风险的合同项目，应重点关注，制定针对性的风险应对方案。（三）风险应对1.根据风险评估的结果，合同管理部门应组织相关部门制定风险应对措施。风险应对措施应根据风险的性质和特点，采取不同的方式，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于合同主体资格风险，应加强对对方主体资格的审查，确保对方具有合法的经营资质和信用状况。3.对于合同条款风险，应加强合同审核，确保合同条款合法、有效、完整，避免出现模糊不清或歧义的条款。4.对于合同履行风险，应加强合同履行过程的跟踪和监督，及时发现和解决问题，确保合同顺利履行。5.对于合同变更风险，应严格按照合同变更管理制度的规定进行操作，确保变更程序合法、合规。6.对于合同终止风险，应做好合同终止前的各项工作，确保合同终止手续办理完毕，相关款项结算清楚。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门存档。合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性。2.合同履行过程中形成的与合同相关的文件、资料，如补充协议、变更协议、往来函件、会议记录、验收报告、结算凭证等，业务部门应及时整理后送合同管理部门存档。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录，便于查找和管理。2.对每份合同档案应进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。3.合同档案应包括合同文本、相关审批文件、往来函件、会议记录、验收报告、结算凭证等资料，确保档案资料的完整性。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的要求进行存放，定期进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。3.对于电子合同档案，应进行备份存储，并采取必要的安全防护措施，确保电子档案的安全。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。2.合同