南通合同内部控制制度

PAGE南通合同内部控制制度一、总则（一）制定目的为加强南通公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于南通公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规和政策要求。2.全面性原则：涵盖合同管理的各个环节，确保全过程风险可控。3.审慎性原则：在合同签订前充分评估风险，审慎决策。4.归口管理原则：明确各部门在合同管理中的职责，实行归口管理。（四）管理职责1.合同管理部门：负责合同的统一归口管理，包括合同文本的起草、审核、签订、履行跟踪、变更与终止管理等。2.业务部门：负责合同业务的发起、谈判、提出合同条款建议等，并配合合同管理部门做好合同相关工作。3.财务部门：负责审核合同的财务条款，监督合同款项的收付，提供财务风险评估。4.法务部门：负责审查合同的合法性、合规性，提供法律风险防范建议，处理合同纠纷。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据经营需要发起合同立项申请，详细说明合同的背景、目的、主要内容、预计金额、履行期限等。2.合同立项申请应经部门负责人审核同意后提交至合同管理部门。（二）合同文本起草1.合同管理部门根据合同立项申请，指定专人起草合同文本。2.起草合同文本应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利义务，避免出现模糊不清或歧义的条款。3.合同文本应参照国家或行业标准合同示范文本，并结合公司实际情况进行修订和完善。（三）合同审核1.合同文本起草完成后，应依次提交业务部门、财务部门、法务部门进行审核。2.业务部门审核：重点审核合同条款是否符合业务需求，是否存在潜在风险，对合同的可行性和操作性进行评估。3.财务部门审核：审查合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等是否符合公司财务制度和税务规定，评估合同对公司财务状况的影响。4.法务部门审核：从法律角度审查合同的合法性、合规性，对合同条款进行法律风险评估，提出修改意见和建议。5.各审核部门应在规定时间内完成审核，并出具书面审核意见。合同管理部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。（四）合同签订1.合同审核通过后，由公司法定代表人或经授权的代理人签订合同。2.签订合同前，应确保合同双方主体资格合法有效，合同签订人具有相应的授权。3.合同签订过程中，应仔细核对合同文本与审核通过的版本是否一致，确保合同条款完整、准确。4.合同签订后，应及时加盖公司公章或合同专用章，并做好合同文本的归档保管工作。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报合同管理部门备案，作为合同履行跟踪和监督的依据。（二）履行跟踪与监督1.合同管理部门负责对合同履行情况进行定期跟踪和监督，及时掌握合同履行进度。2.业务部门应按照履行计划组织开展合同履行工作，并定期向合同管理部门汇报履行情况。3.在合同履行过程中，如发现问题或风险，业务部门应及时采取措施进行解决，并向合同管理部门报告。合同管理部门应根据情况协调相关部门共同处理，确保合同顺利履行。（三）合同款项收付管理1.财务部门负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定的付款方式和时间节点办理款项收付业务。2.业务部门应及时向财务部门提供合同履行进度等相关信息，协助财务部门做好款项收付工作。3.财务部门在办理款项收付时，应认真核对合同条款、发票信息等，确保款项收付的准确性和合规性。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时提出变更申请，并说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.合同变更申请应经合同管理部门、财务部门、法务部门审核同意后，签订书面变更协议。3.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力，应按照合同管理的相关规定进行管理。（五）合同终止管理1.合同履行完毕、双方协商一致解除合同或出现法定解除情形时，合同终止。2.业务部门应在合同终止后及时通知合同管理部门，并提交合同终止报告，说明合同终止的原因、履行情况、款项收付等情况。3.合同管理部门负责对合同终止情况进行审核，并办理相关手续，如合同文本归档、印章注销等。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织开展合同风险识别与评估工作，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面排查。2.风险识别与评估应涵盖合同主体资格、合同条款、履行能力、法律合规等方面，采用定性与定量相结合的方法进行分析。3.根据风险识别与评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险合同，如风险无法有效控制，应采取风险规避措施，避免签订或履行此类合同。2.风险降低：针对中度风险合同，通过优化合同条款、加强履行监督等方式降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、要求对方提供担保等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险合同，在充分评估风险影响后，如认为风险可控，可选择风险接受，但应制定相应的应对预案。（三）风险监控与预警1.建立合同风险监控机制，对合同履行过程中的风险状况进行实时监控。2.合同管理部门应定期收集、分析合同风险信息，及时发现风险变化情况，并发出风险预警。3.各部门应根据风险预警信息，及时采取措施进行风险处置，确保合同风险始终处于可控状态。五、合同档案管理（一）档案分类与编号1.合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类管理。2.为每份合同编制唯一的档案编号，便于查询和管理。（二）档案收集与整理1.合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本及相关附件、审批文件、履行记录等资料，进行整理归档。2.档案资料应齐全、完整、清晰，确保能够准确反映合同的签订、履行全过程。（三）档案保管与借阅1.设立专门的合同档案室，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全存放。2.制定档案借阅制度，明确借阅流程和权限，严格控制档案的借阅范围和期限。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借或丢失。（四）档案销毁1