医院合同内部控制制度

PAGE医院合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强医院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，提高医院管理水平和经济效益，保障医院各项业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于医院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品及医疗器械采购合同、基建工程合同、设备租赁合同、技术合作合同、科研项目合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和医院合法权益。2.全面性原则：合同管理贯穿于合同从签订到终止的全过程，涵盖合同的各个环节，确保合同管理无死角。3.风险防范原则：建立健全合同风险评估、预警和控制机制，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行有效识别、评估和应对，降低风险发生的可能性和影响程度。4.归口管理原则：明确合同归口管理部门，负责合同的统一管理和协调，确保合同管理工作的高效、有序进行。5.不相容岗位分离原则：合同的签订、审批、执行、监督等环节应相互分离，避免出现权力集中和舞弊行为。（四）管理职责1.医院合同管理委员会：负责审议医院重大合同事项，对合同的合法性、合规性、合理性进行审查。协调解决合同管理过程中的重大问题，指导和监督合同管理工作。2.归口管理部门：负责本部门业务范围内合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。建立本部门合同台账，定期向医院合同管理部门报送合同执行情况。配合医院合同管理部门对合同纠纷进行处理。3.合同管理部门：负责医院合同的统一管理，制定和完善合同管理制度。对合同进行合法性审查，参与重大合同的谈判和签订。监督合同的履行情况，定期检查合同台账，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。负责合同纠纷的协调和处理，参与合同纠纷的诉讼或仲裁活动。4.财务部门：负责审核合同的财务条款，确保合同价款、支付方式、结算办法等符合医院财务管理制度和相关规定。根据合同履行情况办理款项收付，对合同执行情况进行财务监督。5.审计部门：负责对合同签订、履行过程进行审计监督，对重大合同进行专项审计。对合同纠纷处理情况进行审计，提出审计意见和建议。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同承办部门应根据业务需要，指定专人负责合同的起草工作。合同起草人应熟悉相关法律法规和政策规定，了解合同对方的主体资格、资信状况和履约能力，确保合同条款合法、完整、准确、清晰。2.合同文本应采用书面形式，一般应包括以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等。合同的履行方式、验收标准和方法。合同的价款或者报酬及其支付方式、结算办法。合同的违约责任、争议解决方式。合同的生效条件、变更、解除和终止的条件及程序。其他必要条款。（二）合同的审核1.合同起草完成后，应提交合同承办部门负责人进行初审。初审主要审查合同的内容是否符合业务要求，条款是否完整、准确，文字表述是否清晰，合同格式是否规范等。2.初审通过后，合同承办部门应将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行合法性审查。合同管理部门应重点审查合同是否符合法律法规和政策规定，合同条款是否存在法律风险，合同双方的权利义务是否对等，合同的签订程序是否合规等。3.合同管理部门在审查过程中，可根据需要征求财务部门、审计部门等相关部门的意见。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，应组织医院合同管理委员会进行审议。4.合同审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，合同承办部门应根据审核意见对合同进行修改完善。（三）合同的签订1.合同经审核通过后，由医院法定代表人或其授权的代理人签订。签订合同前，应确保合同对方已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或其授权的代理人签字。2.签订合同应使用医院统一印制的合同文本，合同份数应根据实际需要确定，但不得少于两份。合同双方应各执一份，医院合同管理部门、财务部门等相关部门应留存复印件。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料移交合同管理部门进行登记备案。合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订时间、合同名称、合同对方、合同标的、合同金额、履行期限等信息进行详细记录。三、合同的履行（一）合同履行的跟踪与监督1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。在合同履行过程中，如发现问题或风险，应及时采取措施进行解决，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应定期对合同的履行情况进行跟踪检查，建立合同履行台账，记录合同的执行进度、款项收付情况、质量验收情况等信息。对于重大合同或履行期限较长的合同，应进行重点跟踪检查。3.财务部门应根据合同约定的价款、支付方式、结算办法等，及时办理款项收付手续。在办理款项收付时，应严格审核合同执行情况和相关凭证，确保款项收付的准确性和合规性。（二）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议签订前，应按照合同签订的审核程序进行审核。审核通过后，由合同承办部门负责办理变更协议的签订和备案手续。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，合同承办部门应及时通知合同对方，并按照合同约定的解除程序办理相关手续。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的权利义务，并进行备案。（三）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时报告合同管理部门，并积极与合同对方协商解决。协商解决不成的，应按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应收集、整理相关证据材料，配合合同管理部门做好证据保全和诉讼或仲裁准备工作。3.合同管理部门应参与合同纠纷的协调和处理工作，必要时可聘请律师或法律顾问提供专业法律支持。对于重大合同纠纷案件，应及时向医院合同管理委员会报告，并根据委员会的意见进行处理。四、合同的归档与保管（一）合同归档1.合同签订后，合同承办部门应在规定的时间内将合同文本及相关资料移交合同管理部门进行归档。归档资料应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理记录等。2.合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同资料进行分类整理、编号装订，并建立电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，便于查询和使用。（二）合同保管1.合同管理部门应指定专人负责合同的保管工作，确保合同资料的安全、完整。合同保管期限应按照国家法律法规和医院档案管理制度的规定执行。2.合同保管人员应定期对合同资料进行检查和核对，发现问题及时报告并处理。如因保管不善导致合同资料