医院内部档案管理制度

PAGE医院内部档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院内部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映医院各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理医院在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.便利性原则：档案管理应便于医院各部门和员工查阅、利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门医院设立专门的档案管理部门，负责全院档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各科室兼职档案员各科室设立兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向医院档案管理部门移交。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训。（三）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全医院档案管理制度。2.负责制定医院档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.负责档案的开发利用工作，编制各种档案检索工具，积极为医院各部门和员工提供档案信息服务。8.负责对各科室兼职档案员进行业务培训和指导，定期组织档案工作交流和总结。（四）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本科室档案进行分类、编目、装订等初步立卷工作。3.定期将本科室整理好的档案移交医院档案管理部门，并办理交接手续。4.负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极配合档案管理部门开展档案利用工作，为查阅档案的人员提供必要的帮助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括病历、诊断报告、检查检验记录、手术记录、护理记录等。2.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、讲稿、实习报告、考试试卷等。3.科研档案：包括科研项目申请书、研究方案、实验记录、科研成果报告、论文发表等。4.行政管理档案：包括医院文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、财务档案等。5.设备档案：包括设备购置合同、设备验收报告、设备使用说明书、设备维修记录等。6.基建档案：包括医院建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。7.其他档案：包括医院与外部单位签订的合同、协议、捐赠档案等。（二）收集要求1.各科室和部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、准确地收集齐全。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，确保档案分类科学合理。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架：应选用坚固耐用、便于存放和查找档案的档案架。2.温湿度控制设备：配备温湿度计、空调、除湿机等设备，确保档案库房的温湿度符合要求。3.防火设备：安装火灾自动报警系统、灭火器、消防栓等防火设备。4.防虫设备：放置防虫药品、防虫网等防虫设备。5.防盗设备：安装防盗门、防盗窗、监控摄像头等防盗设备。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和医院实际情况，对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理取舍的原则。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、相关业务部门和专家组成的档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.审查档案的内容：包括档案的形成时间、来源、记录的内容、重要程度等。2.考虑档案的利用价值：根据医院的工作需要，判断档案对医疗、教学、科研、管理等工作的利用价值。3.参考档案的保管期限：按照国家档案保管期限表的规定，结合医院实际情况，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对医院工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.经医院主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案利用工作合法合规。2.服务医院原则：以服务医院医疗、教学、科研、管理等工作为宗旨，积极提供档案信息服务。3.保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。（二）利用范围1.医院内部各科室和部门因工作需要查阅档案。2.医院员工因个人学习、研究等需要查阅档案。3.外部单位因工作需要查阅医院档案，需按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者的需求，办理借阅手续，将档案借出使用。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需经档案管理部门批准。3.出具证明：根据利用者的需求，为其出具档案证明。（四）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息。2.档案管理部门对利用申请表进行审核，符合要求的予以批准。3.利用者按照批准的利用方式和范围查阅、借阅档案或获取档案证明。4.利用者查阅、借阅档案后，应及时归还档案，并办理归还手续。5.档案管理部门应对档案利用情况进行登记，统计利用人次、利用档案数量等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立医院档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对医院现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合医院档案管理的信息化系统，实现档案的录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息化数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、存储设备和网络设备，满足档案信息化管理的需要。2.档案管理人员应具备一定的计算机操作技能和档案管理知识，熟练掌握档案信息化管理系统的使用。3.建立健全档案信息化管理制度，规范档案数字化加工、数据录入、系统操作等流程。4.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查机构医院设立档案工作监督检查小组，负责对医院档案管理工作进行定期监督检查。监督检查小组由医院主管领导、档案管理部门负责人和相关业务部门人员组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作情况。3.档案信息化管理工作情况。4.档案利用工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对各科室档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中