公司内部印鉴制度范本

PAGE公司内部印鉴制度范本一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印鉴管理。（三）印鉴定义本制度所称印鉴，是指公司在对外活动中使用的，具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。二、印鉴的刻制（一）申请1.因公司业务需要刻制印鉴的，由使用部门填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认。2.《印鉴刻制申请表》需提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核后报公司分管领导审批。（二）刻制经审批同意后，行政管理部门负责统一办理印鉴刻制事宜。应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制，确保印鉴的规格、样式符合国家法律法规及行业标准要求。（三）备案新刻制的印鉴，行政管理部门应及时将印鉴样本及相关信息报送公安机关备案，并留存备案回执复印件。同时，应在公司内部建立印鉴档案，记录印鉴的刻制时间、名称、规格、样式、备案情况等信息。三、印鉴的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印鉴安全。2.不同类型的印鉴应分别保管，不得混存。3.严禁将印鉴带出公司使用，确因工作需要带出的，须经公司分管领导批准，并办理相关登记手续，使用完毕后立即归还。（二）保管人员职责1.负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，防止丢失、被盗、损坏等情况发生。2.严格按照规定的使用流程和审批权限使用印鉴，对每一次印鉴使用进行详细登记。3.定期对印鉴进行检查，如发现印鉴有损坏、变形等情况，应及时报告行政管理部门，并按规定进行更换。（三）保管地点印鉴应存放在安全可靠的保险柜或专门的印鉴保管室，并安装必要的防盗、防火、防潮等设施。四、印鉴的使用（一）使用流程1.用印申请：使用部门填写《印鉴使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核审批：《印鉴使用申请表》依次提交至相关审核部门和审批领导进行审核审批。审核部门应重点审核用印事项是否符合公司规定和业务要求，审批领导根据审批权限进行最终审批。3.登记备案：经审核审批同意后，印鉴保管人员在《印鉴使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印部门、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批领导等信息，并留存《印鉴使用申请表》复印件。4.用印盖章：印鉴保管人员根据审核审批意见，在用印文件上加盖相应印鉴，并确保印鉴清晰、端正、完整。（二）审批权限1.公司公章：涉及公司重大决策、重要合同协议、对外报送文件等事项的用印，须经公司法定代表人或其授权代表审批。2.法定代表人章：涉及法定代表人个人授权、签署文件等事项的用印，须经法定代表人本人审批。3.财务专用章：涉及财务收支、资金结算、票据开具等事项的用印，须经财务负责人审批。4.合同专用章：涉及公司各类合同协议签订的用印，须经合同主办部门负责人及分管领导审批，并按照公司合同管理制度执行。5.发票专用章：涉及公司发票开具的用印，须经财务部门负责人审批。（三）特殊情况处理1.紧急用印：如遇紧急事项需要立即用印，无法按照正常流程进行审批的，用印部门应电话或书面形式向审批领导说明情况，经同意后可先行用印，但事后须及时补办审批手续。2.异地用印：因业务需要在异地使用印鉴的，可通过传真、扫描等方式将《印鉴使用申请表》及相关文件发送至公司，经审核审批同意后，由印鉴保管人员在异地用印文件上加盖印鉴，并通过快递等方式将文件寄回公司存档。五、印鉴的废止与更换（一）废止情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印鉴不再使用的。2.印鉴损坏、遗失或被盗，无法继续使用的。（二）废止程序1.由使用部门填写《印鉴废止申请表》，详细说明印鉴废止原因，并经部门负责人签字确认。2.《印鉴废止申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核后报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政管理部门负责收回废止印鉴，并在印鉴档案中注明废止日期、原因等信息。同时，将废止印鉴交公安机关销毁，并留存销毁证明复印件。（三）更换程序1.因印鉴损坏、遗失或被盗等原因需要更换印鉴的，按照本制度“印鉴的刻制”相关规定办理申请、刻制、备案等手续。2.新印鉴启用后，原印鉴即时废止，并按照本制度“印鉴的废止”相关规定办理废止手续。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印鉴管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对印鉴保管、使用等情况进行抽查。（二）检查内容1.印鉴保管是否安全，是否符合保管要求。2.印鉴使用流程是否规范，审批手续是否齐全。3.《印鉴使用登记簿》及相关档案资料是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分；给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。2.对于因保管不善导致印鉴丢失、被盗、损坏等情况的，印鉴保管人员应承担相应的责任，并按照公司规定进行