企业内部凭证制作制度

PAGE企业内部凭证制作制度一、总则（一）目的为规范企业内部凭证的制作、使用和管理，确保会计信息的真实、准确、完整，加强企业财务管理，防范财务风险，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业及其所属各部门、各分支机构在经济业务活动中涉及的内部凭证制作、审核、传递、保管等相关工作。（三）基本原则1.合法性原则：内部凭证的制作必须符合国家法律法规、会计准则和相关税收法规的要求，确保凭证的合法性和有效性。2.真实性原则：凭证所记录的经济业务必须真实发生，内容真实、数据准确，不得虚构或隐瞒经济业务。3.完整性原则：凭证应具备完整的要素，包括凭证名称、填制日期、填制单位、凭证编号、经济业务内容摘要、金额、经办人员签名或盖章等，确保凭证信息的全面性。4.及时性原则：经济业务发生后，应及时填制内部凭证，保证会计信息的及时传递和处理，不得拖延或积压。5.规范性原则：内部凭证的格式、内容、填制方法等应保持规范统一，便于识别、审核和存档。二、内部凭证的种类及基本要求（一）原始凭证1.定义：原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。2.种类外来原始凭证：指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如发票、收据、银行对账单等。自制原始凭证：指由本企业内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本企业内部使用的原始凭证，如入库单、出库单、领料单、差旅费报销单、工资发放表等。3.基本要求内容完整：原始凭证应具备以下基本内容：凭证的名称、填制日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。手续完备：从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。书写规范：原始凭证的文字、数字书写应清晰、规范，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字；有分的，不写"整"或"正"字。连续编号：各种原始凭证必须连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。不得涂改、刮擦、挖补：原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。（二）记账凭证1.定义：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。2.种类收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的记账凭证。3.基本要求内容完整：记账凭证应具备以下基本内容：填制日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。摘要简明：记账凭证的摘要应简洁明了地概括经济业务的内容，便于登记账簿和日后查阅。科目准确：应按照会计准则和会计制度的规定，正确使用会计科目，确保会计分录的准确性。金额无误：记账凭证上的金额应与原始凭证上的金额一致，借贷方金额必须平衡。附件齐全：记账凭证应附有原始凭证，并注明所附原始凭证的张数。原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应把所附原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计算。对于报销差旅费等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证编号或者附上该原始凭证的复印件。编号连续：记账凭证应按照顺序编号，不得跳号、重号。一般采用通用记账凭证时，可按日期顺序编号；采用收款凭证、付款凭证和转账凭证时，可分别按字号顺序编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。三、内部凭证的制作流程（一）原始凭证的填制1.业务发生部门或人员：在经济业务发生时，经办人员应及时取得或填制原始凭证。外来原始凭证应从对方单位取得合法有效的凭证，并确保凭证内容的真实性和完整性。自制原始凭证应按照规定的格式和内容，由经办人员如实填写，不得弄虚作假。2.审核：原始凭证填制完成后，应由经办部门负责人或其指定的人员进行审核。审核内容包括凭证的真实性、完整性、合法性、手续完备性、书写规范性等。审核无误后，审核人员应在原始凭证上签名或盖章。（二）记账凭证的填制1.会计人员：会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容进行分类、汇总，并确定会计分录。然后，根据会计分录填制记账凭证。2.复核：记账凭证填制完成后，应由稽核人员或其他会计人员进行复核。复核内容包括记账凭证的内容完整性、摘要简明性、科目准确性、金额无误性、附件齐全性、编号连续性等。复核无误后，复核人员应在记账凭证上签名或盖章。（三）凭证传递与交接1.传递程序：内部凭证应按照规定的传递程序进行传递。原始凭证应先由经办人员传递至审核人员，审核无误后传递至会计人员填制记账凭证。记账凭证填制完成后，应依次传递至稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员进行审核、记账和审批。2.交接手续：凭证传递过程中，应办理交接手续，明确交接双方的责任。交接双方应在交接清单上签字确认，交接清单应注明凭证的种类、编号、名称、数量、交接日期等内容。四、内部凭证的审核（一）审核人员职责1.经办部门负责人：负责对本部门填制的原始凭证进行初审，审核原始凭证的真实性、完整性、合法性和手续完备性。2.稽核人员：负责对记账凭证进行复核，审核记账凭证的内容完整性、摘要简明性、科目准确性、金额无误性、附件齐全性、编号连续性等。3.会计机构负责人、会计主管人员：负责对原始凭证和记账凭证进行全面审核，对重大经济业务的凭证进行重点审核，并对审核结果负责。（二）审核内容1.真实性审核：审核凭证所记录的经济业务是否真实发生，是否与实际情况相符。2.完整性审核：审核凭证的各项要素是否齐全，内容是否完整，手续是否完备。3.合法性审核：审核凭证的制作是否符合国家法律法规、会计准则和相关税收法规的要求，是否存在违法违规行为。4.准确性审核：审核凭证上的文字、数字书写是否清晰、规范，大小写金额是否相符，会计科目使用是否正确，金额计算是否准确。5.合理性审核：审核经济业务的发生是否合理，是否符合企业的生产经营活动需要，是否存在浪费、不合理支出等情况。（三）审核方法1.审阅法：通过审阅凭证的内容、格式、手续等，检查凭证是否符合要求。2.核对法：将凭证与相关的原始凭证、其他凭证、账簿记录等进行核对，检查数据是否一致。3.查询法：对凭证中存在的疑问或不清楚的地方，向有关人员进行查询，核实情况。4.分析法：对凭证中的数据进行分析，检查是否存在异常情况，如金额异常、业务内容异常等。（四）审核结果处理1.审核无误：审核人员在审核凭证无误后，应在凭证上签名或盖章，并按照规定进行传递和处理。2.审核有误：审核人员发现凭证存在问题时，应及时通知经办人员进行更正或补充。经办人员应按照审核意见进行修改，并重新提交审核。如发现重大问题或违法违规行为，应及时向上级领导报告。五、内部凭证的保管（一）保管要求1.安全保管：内部凭证应妥善保管，确保凭证的安全完整，防止凭证丢失、损坏、被盗等情况发生。2.分类存放：应按照凭证的种类、时间、编号等进行分类存放，便于查找和管理。3.防潮防火：凭证存放地点应保持干燥、通风，避免受潮、发霉。同时，应做好防火措施，防止火灾发生。4.防虫防鼠：应采取防虫、防鼠措施，防止凭证被虫蛀、鼠咬。（二）保管期限1.原始凭证：原始凭证的保管期限按照国家有关规定执行。一般情况下，原始凭证应保管30年。对于涉及外事和对私改造的会计凭证，应永久保管。2.记账凭证：记账凭证的保管期限与原始凭证相同，一般为30年。（三）销毁程序1.提出申请：凭证保管期满后，由会计机构提出销毁申请，并编制凭证销毁清单。2.审批：凭证销毁清单应报经本单位负责人批准。3.销毁：经批