内部询价采购制度

PAGE内部询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司内部询价采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构因生产、经营、管理等需要进行的各类物资、服务的询价采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，保证采购结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理职责（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据公司需求确定采购项目、采购数量、采购时间等。2.组织实施询价采购活动，发布询价信息，收集供应商报价，进行比价、议价等工作。3.对供应商进行评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。（二）需求部门职责1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择和采购合同签订。3.参与采购物资的验收工作，对验收结果负责。（三）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核，对合同付款条款进行把关。3.负责采购款项的支付，对支付凭证进行审核。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否公正。2.对采购合同进行审计，审查合同条款是否合法、合规、合理。3.对采购资金的使用情况进行审计，防止资金浪费和滥用。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产、经营、管理等需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签字后提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（三）询价1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道发布询价信息，邀请符合条件的供应商参与报价。询价信息应包括采购物资或服务的详细规格、型号、数量、质量要求、交货时间及地点、报价要求等内容。2.供应商应在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价单、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、产品质量证明文件、售后服务承诺等内容。3.采购部门对供应商的报价文件进行整理和分析，筛选出符合要求的供应商，并向其发出询价函，要求其对采购物资或服务进行详细报价。（四）比价、议价1.采购部门对收到的供应商报价进行比较和分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。2.对于价格差异较大或采购金额较大的项目，采购部门应与供应商进行议价，争取更优惠的价格和条款，并记录议价过程和结果。（五）确定供应商1.采购部门根据比价、议价结果，确定最终供应商，并填写《供应商选择审批表》，详细说明供应商名称、地址、联系方式、报价情况、选择理由等内容，提交采购部门负责人审核。2.采购部门负责人对供应商选择结果进行审核，签字后报公司分管领导审批。（六）签订采购合同1.采购部门与确定的供应商签订采购合同，合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间及地点、价格、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订合同，并加盖公司公章。（七）采购执行1.采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。2.供应商交货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。（八）验收1.需求部门组织相关人员对采购物资或服务进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门填写《验收报告》，签字确认验收结果，并提交采购部门。（九）付款1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写《付款申请表》，详细说明采购项目、采购金额、付款方式、付款时间等内容，并提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请表进行审核，确认采购项目的真实性、合法性、合规性，以及采购资金的使用情况，审核通过后报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量等条件。2.供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、产品质量认证文件、业绩证明材料等。3.采购部门对供应商提交的申请材料进行审核，必要时进行实地考察，符合准入标准的供应商列入公司供应商名录。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商考核1.采购部门建立供应商考核制度，明确考核指标、考核周期、考核方式等内容。2.考核指标应包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。3.采购部门定期对供应商进行考核，根据考核结果对供应商进行奖惩。对于考核优秀的供应商，可给予奖励，如增加采购份额、延长付款期限等；对于考核不合格的供应商，应责令其限期整改，整改仍不合格的，应淘汰其供应商资格。（四）供应商退出1.供应商出现下列情况之一的，采购部门应及时将其从公司供应商名录中删除，并停止与其合作：提供虚假材料，骗取公司准入资格的；产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的；交货期严重延误，影响公司生产经营的；售后服务不到位，客户投诉较多的；存在商业贿赂等违法违规行为的。2.供应商退出后，采购部门应及时清理与该供应商的往来账目，并将相关情况通知财务部门、需求部门等相关部门。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等多种方式进行。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险因素进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式进行，根据评估结果对风险进行分级管理。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、签订详细的采购合同、建立质量检验制度、进行价格监控等。2.风险应对措施应具有针对性、有效性和可操作性，确保能够有效降低采购风险。（四）风险监控1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.风险监控可采用数据分析、现场检查、供应商反馈等多种方式进行。对于发现的新风险或风险变化情况，应及时调整风险应对措施。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否公正，采购资金的使用是否合理等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部的监督和检查。（二）外