企业档案管理制度及考核标准

企业档案管理制度及考核标准第一章总则第一条目的与依据为规范企业档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案信息资源，确保企业历史的真实性与连续性，为企业经营管理、决策支持及可持续发展服务，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本制度。第二条定义与范围本制度所称档案，是指企业在各项生产经营、管理、研发、销售等活动中直接形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理范围涵盖档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研及销毁等各个环节。第三条基本原则企业档案管理遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：实行企业统一领导下的档案工作管理体制，明确各级部门及人员职责。（二）真实准确，完整系统：确保档案材料的真实性、准确性、完整性和系统性，维护档案的历史原貌。（三）安全保密，规范利用：严格执行保密规定，保障档案安全，同时促进档案信息资源的合规、高效利用。（四）依法管理，与时俱进：遵守国家档案法律法规，积极采用先进技术和管理方法，适应企业发展需求。第二章管理机构与职责第四条管理机构设置企业应根据规模和档案工作量，设立相应的档案管理部门或指定专门机构（如行政部或综合管理部）负责统筹、协调、指导和监督全企业的档案工作。各职能部门、业务单位应指定专人（档案员）负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作。第五条档案管理部门职责企业档案管理部门（或指定机构）主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理制度及实施细则。（二）负责对企业各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。（三）组织开展档案专业知识培训，提高档案管理人员业务素质。（四）负责企业各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和销毁的统筹管理。（五）建立健全档案管理网络，协调各部门档案工作的开展。（六）负责档案管理现代化建设，推动档案数字化、信息化进程。（七）组织档案的学术研究和交流活动。第六条各部门及档案员职责各部门及兼职/专职档案员职责包括：（一）学习并执行企业档案管理制度，确保本部门文件材料的规范形成。（二）负责本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的及时收集、初步整理、系统积累和定期向档案管理部门移交。（三）协助档案管理部门对本部门档案进行鉴定、利用等工作。（四）严格遵守档案保密规定，防止档案失泄密事件发生。（五）积极参加档案业务培训和学习交流。第三章档案管理流程第七条文件材料的形成与收集各部门在业务活动中形成的文件材料，应由经办人员负责收集。收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则，确保文件材料的齐全、完整、准确。对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案材料，应指定专人负责跟踪收集。第八条档案整理与归档（一）归档范围：凡是反映本企业工作活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围（具体归档范围及保管期限表另行制定）。（二）归档时间：各项工作中形成的文件材料，一般应在工作完成后或按规定周期（如年度、季度）及时整理归档。重大项目、专项工作等档案，应在项目或工作结束后集中整理归档。（三）整理要求：归档文件材料应按照档案管理规范进行分类、编号、排列、编目、装订。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。电子文件的整理应符合国家及行业关于电子档案管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（四）归档验收：档案移交时，档案管理部门与移交部门应共同对归档材料的质量进行检查验收，核对无误后办理交接手续，双方签字确认。第九条档案保管（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（二）档案库房应保持整洁有序，档案装具（如档案柜、档案盒）应符合国家标准。不同载体的档案应分别存放和保管。（三）严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。（四）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（五）加强电子档案的保管，定期进行数据备份和检测，防止数据丢失或损坏。采用安全可靠的存储介质和技术手段，确保电子档案的长期可读。第十条档案利用（一）企业档案主要为本企业生产经营、管理决策、科研开发等活动服务。查阅、复制、摘录档案须遵守相关规定，履行审批手续。（二）档案利用应在指定的阅档室进行。查阅涉密档案或重要档案，须经相关领导批准。（三）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、公布档案内容。（四）外单位查阅本企业档案，须持单位介绍信并经本企业相关领导批准，由档案管理部门指定人员陪同。（五）档案利用完毕后，应及时归还，档案管理人员应对归还档案进行检查。（六）建立档案利用登记制度，记录利用情况，收集利用效果反馈。第十一条档案鉴定与销毁（一）档案鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。对已到保管期限的档案，按照国家有关规定和企业档案保管期限表进行鉴定。（二）经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报企业领导批准后予以销毁。（三）档案销毁应有专人负责监销，确保销毁过程安全、保密。销毁前应对销毁档案进行清点核对，销毁后监销人员应在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。（四）对于有历史参考价值或特殊意义的档案，即使已到保管期限，也应酌情延长保管期限或移交档案馆保存。第四章考核标准与奖惩第十二条考核对象与组织档案管理考核对象为企业各部门及相关档案管理人员。考核工作由企业档案管理部门牵头，会同人力资源部等相关部门组织实施，可结合企业年度绩效考核工作进行。第十三条考核内容与标准考核内容主要包括：（一）组织领导与制度建设：部门领导是否重视档案工作，档案管理制度是否健全并有效执行。（二）档案基础工作：1.文件材料收集的及时性、完整性、准确性；2.档案整理的规范性（分类、编号、装订、编目等）；3.档案移交的及时性和质量；4.档案库房及设施设备的管理状况（“八防”措施落实情况）。（三）档案安全管理：1.档案保密制度执行情况，有无失泄密事件；2.档案实体安全与信息安全保障措施；3.电子档案备份与管理情况。（四）档案开发利用：1.档案提供利用的效率和效果；2.档案信息资源的开发、编研成果（如大事记、组织沿革、专题汇编等）；3.利用反馈信息的收集与应用。（五）人员配备与业务水平：档案员是否稳定，是否参加业务培训，业务能力是否满足工作需求。考核标准可量化打分，具体评分细则另行制定。第十四条奖惩措施（一）对在档案管理工作中成绩显著、表现突出的部门和个人，企业应给予表彰和奖励。奖励可包括精神奖励（如通报表扬）和物质奖励。（二）对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚，直至追究相应行政责任或法律责任。具体情形包括：1.不按规定收集、整理、移交档案，造成档案材料残缺或丢失的；2.档案管理混乱，导致档案损坏、霉变、虫蛀等严重后果的；3.违反保密规定，擅自提供、复制、摘抄、公布涉密档案内容的；4.擅自涂改、抽取、伪造、销毁档案材料的；5.在档案利用中造成档案严重损坏或丢失的；6.对档案工作玩忽职守，造成重大损失的。第五章附则第十五条制度解释本制度由企业档案管理部门（或指定机构）负责解释。第十六条制度修订本制度根据国家法律法规变化和企业发展需要，可适时进行修订