学校内部公章使用制度

PAGE学校内部公章使用制度一、总则（一）目的为了规范学校内部公章的使用，维护学校的正常管理秩序，保障学校及师生的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院以及全体教职员工在履行工作职责过程中涉及公章使用的相关事宜。（三）基本原则1.严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批流程，确保用章事项合法合规、真实必要。2.登记备案原则：对每次公章使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。3.专人保管原则：指定专人负责公章的保管，确保公章安全。二、公章种类及用途（一）学校公章1.用于学校对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.代表学校出席重要会议、活动时相关文件的盖章。3.其他需要以学校名义对外证明或确认的事项。（二）党委公章1.用于党委系统的文件、通知、决议等的发布。2.涉及党内重要事务、党员管理等相关文件的盖章。（三）行政部门公章1.各职能部门公章用于本部门职责范围内相关文件、报表、证明等的盖章。2.如教务处公章用于学生成绩证明、学籍管理文件等；财务处公章用于财务报表、收费票据等。（四）学院公章1.用于学院内部的教学、科研、学生管理等方面文件的盖章。2.如学院教学计划、学生奖惩文件等。三、公章保管（一）保管人员职责1.学校公章由学校办公室指定专人保管，党委公章由党委办公室指定专人保管，行政部门公章由各部门负责人指定专人保管，学院公章由学院办公室指定专人保管。2.保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗用、丢失或损坏。3.未经批准，保管人员不得擅自将公章交予他人使用。（二）保管场所公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，存放地点应具备防火、防盗、防潮等条件。四、公章使用审批流程（一）一般事项审批1.用章申请人填写《学校公章使用申请表》，详细说明用章事项、用途、文件名称及份数等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况对用章事项的真实性、必要性进行审查，并签署意见。3.申请表经部门负责人审核通过后，提交至学校办公室（涉及党委公章的提交至党委办公室）进行复核。学校办公室（党委办公室）对用章事项进行再次审核，确保符合学校相关规定和要求，审核通过后加盖公章使用审核专用章。4.申请人持加盖审核专用章的申请表到公章保管人员处用章，保管人员在用章前应再次核对申请表上的审批意见和用章内容，无误后方可盖章，并在《公章使用登记簿》上进行详细登记。（二）重要事项审批1.对于涉及学校重大决策、重要合同、对外投资、资产处置等重要事项的用章，除按照一般事项审批流程外，还需经学校领导审批。2.用章申请人将填写完整的《学校公章使用申请表》依次提交部门负责人、学校办公室（党委办公室）审核后，报学校分管领导审批，分管领导审批同意后，再报学校主要领导审批。3.经学校主要领导审批通过后，申请人持申请表到公章保管人员处用章，保管人员按规定进行登记用章。（三）紧急事项处理1.如遇紧急情况需要立即使用公章，且无法按照正常审批流程进行时，用章申请人应电话或口头向所在部门负责人、学校办公室（党委办公室）说明情况，并得到同意后先行用章。2.紧急情况处理完毕后，用章申请人应在[具体时间]内补办完整的审批手续，并向公章保管人员说明情况。五、公章使用登记（一）登记内容每次公章使用都应在《公章使用登记簿》上详细登记以下内容：用章日期、用章部门、用章申请人、用章事项、文件名称及份数、审批意见、盖章人等。（二）登记要求1.登记信息应准确、完整、清晰，不得遗漏或涂改。2.登记人员应及时进行登记，确保登记时间与用章时间一致。3.《公章使用登记簿》应妥善保管，保存期限为[具体年限]，以备查询和审计。六、公章使用监督与检查（一）内部监督1.学校办公室（党委办公室）负责对全校公章使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章使用符合规定。2.各部门负责人应加强对本部门公章使用情况的监督，发现问题及时纠正。（二）违规处理1.对于违反本制度使用公章的行为，学校将视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，对责任人进行批评教育，并责令其立即改正；情节严重的，给予责任人相应的纪律处分，如警告、记过、撤职等，同时追究相关领导的责任。2.因违规使用公章给学校造成经济损失或不良影响的，责任人应承担相应的赔偿责任，并负责消除影响。七、公章停用、更换与销毁（一）停用1.因学校机构调整、名称变更等原因导致公章不再使用时，由学校办公室（党委办公室）统一收回，并办理停用手续。2.公章停用后，保管人员应将其妥善保管，不得擅自销毁。（二）更换1.公章因磨损、损坏等原因需要更换时，由保管人员填写《公章更换申请表》，说明更换原因，经所在部门负责人、学校办公室（党委办公室）审核后，报学校领导批准。2.经批准后，按照规定程序刻制新公章，并在公安机关备案。新公章启用后，原公章同时停用，并按规定进行处理。（三）销毁1.对于停用的公章，经学校领导批准后，由学校办公室（党委办公室）会同相关部门进行销毁。2.销毁公章时，应填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。3.销毁过程应进行拍照或