部门内部档案管理制度

PAGE部门内部档案管理制度一、总则（一）目的为加强本部门内部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门内部各科室在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本部门档案工作实行集中统一管理，由部门档案管理小组负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映本部门各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理本部门在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为部门各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理小组职责1.负责制定和修订本部门档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划部门档案管理工作，确定档案管理的目标、任务和工作重点。3.组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，确保档案管理工作的顺利进行。4.定期对部门档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。5.负责与上级档案管理部门及其他相关部门的沟通协调，及时报送档案管理工作情况，接受业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本部门档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.妥善保管档案，做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管状况，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.按照规定的程序和要求，为部门内部人员及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.负责档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并定期向上级部门报送。7.积极参与档案信息化建设，协助做好档案数字化工作，提高档案管理的信息化水平。（三）各科室职责1.各科室应指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交工作，确保本科室档案的及时、完整。2.按照档案管理的要求，对本科室形成的文件材料进行分类整理，定期向部门档案管理人员移交。3.在工作中积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与本部门工作相关的文件材料，包括通知、指示、规定、办法等。2.本部门在各项工作活动中形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表、合同协议、项目资料、技术文件、业务档案等。3.本部门内部各科室之间往来的文件材料，如函件、请示、批复、工作联系单等。4.反映本部门历史沿革、机构设置、人员变动等情况的文件材料。5.其他具有保存价值的文件材料，如荣誉证书、照片、录音录像资料等。（二）收集要求1.各科室应及时将本科室形成的文件材料收集齐全，按照档案管理的要求进行分类整理，并定期移交部门档案管理人员。2.对于重要文件材料，应在形成后及时收集，确保文件的完整性和准确性。3.在收集过程中，要注意文件材料的原始性和真实性，不得随意涂改、伪造文件。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产技术类、财务审计类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，形成科学合理的分类体系。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号可采用年度类别顺序号的方式编制，例如：2023行政管理001，表示2023年形成的行政管理类第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过编目，使档案信息更加清晰、准确，便于查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，保持档案的完整性。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本部门的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.坚持历史唯物主义观点，从维护历史真实面貌的角度出发，确保档案的鉴定工作客观公正。（二）保管期限划分1.永久保管凡是反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本部门制定的重要规章制度、长期规划、年度计划等文件材料。本部门召开的重要会议、重大活动形成的文件材料。本部门与上级部门、其他单位签订的重要合同、协议等文件材料。本部门的财务决算、审计报告等文件材料。本部门的机构演变、人事任免等文件材料。其他具有重要历史价值和长远利用价值的文件材料。2.定期保管对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限分为30年和10年。主要包括：本部门一般性的工作文件、会议记录、统计报表等文件材料，保管期限为10年。本部门在项目建设、业务工作中形成的阶段性文件材料，保管期限为30年。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由部门档案管理小组负责人担任组长，档案管理人员及相关业务科室人员为成员。2.档案鉴定小组按照档案鉴定原则和保管期限划分标准，对库存档案进行逐卷鉴定。3.对拟销毁的档案，应填写《档案销毁审批表》，详细注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容，并报部门负责人审批。4.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案信息的安全。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点，确保档案保管环境安全。2.档案库房应具备良好的温湿度调节设备，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘等设施设备，如消防器材、监控设备、防虫药品、除湿机、空调等。4.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐、牢固，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案架（柜）上，确保档案存放有序、便于查找。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，避免混淆。3.对电子档案，应进行备份存储，并按照电子档案管理的要求进行分类存储和管理。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失、霉变等情况，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案，应定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止病毒感染、黑客攻击等情况发生。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，向上级部门报送。3.通过档案统计工作，及时掌握档案管理工作的动态情况，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.建立档案查阅、借阅制度，明确档案利用的范围、程序和要求。2.本部门内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理人员处办理查阅、借阅手续。3.外部单位查阅、借阅档案，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，方可查阅、借阅。查阅、借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定的范围提供档案，并做好登记工作。4.档案利用人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借档案。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理。5.档案利用结束后，档案利用人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立本部门档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化。2.通过档案管理信息系统，提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和利用，提升档案管理水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对库存档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。数字化档案应保证图像清晰、完整，数据准确无误。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合本部门的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能的信息化管理。档案管理信息系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。3.网络建设建立档案管理内部网络，实现档案管理部门与各科室之间的信息共享和业务协同。同时，要做好网络安全防护工作，防止网络信息泄露和被攻击。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握