签约合同内部控制制度

PAGE签约合同内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司签约合同的内部控制，规范合同管理流程，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，确保公司各项经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在对外签订、履行合同过程中涉及的内部控制活动，包括但不限于各类业务合同、采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规和相关政策的要求，不得违反法律规定，确保合同的有效性和合法性。2.全面性原则：涵盖合同从谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除到终止的全过程管理，对合同涉及的各环节进行全面控制。3.风险防范原则：识别、评估和应对合同签订与履行过程中的各类风险，采取有效的风险防控措施，降低风险发生的可能性和影响程度。4.相互制约原则：明确各部门和岗位在合同管理中的职责权限，形成相互监督、相互制约的机制，避免权力过度集中。5.成本效益原则：在保证合同管理效果的前提下，合理控制合同管理成本，提高合同管理效率，实现公司利益最大化。二、合同管理组织架构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人组成。其主要职责包括：1.审议公司合同管理制度、流程和重大合同事项。2.对重大合同的签订、变更、解除等进行决策。3.协调解决合同管理过程中的重大问题和争议。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作。其职责如下：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。2.参与合同的谈判、起草、审核等工作，提供专业法律意见和建议。3.统一管理合同文本，建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行登记和跟踪。4.组织合同纠纷的处理，协调相关部门采取措施维护公司合法权益。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（三）业务部门各业务部门是合同的承办部门，负责合同的具体谈判、起草、履行等工作，并对合同的真实性、合法性、完整性负责。其职责包括：1.按照公司合同管理制度和流程，开展合同的前期调研、谈判等工作。2.根据业务需求起草合同文本，确保合同条款符合业务实际和公司利益。3.负责合同的履行，及时跟踪合同执行情况，处理合同履行过程中的问题。4.向合同管理部门报送合同签订、履行等相关资料。（四）财务部门财务部门负责合同的财务审核，对合同的付款方式、结算条款、资金安排等进行审核，确保合同的财务条款符合公司财务管理制度和资金状况。同时，负责对合同执行过程中的财务收支进行核算和监督。（五）审计部门审计部门负责对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况，对重大合同进行专项审计，防范合同风险和违规行为。三、合同签订前的管理（一）合同立项1.业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的背景、目的、主要内容、预计金额、履行期限等信息。2.合同立项申请经部门负责人审核后，提交至合同管理部门。3.合同管理部门对合同立项申请进行初审，重点审查合同立项的必要性、可行性、合规性等，如不符合要求，退回业务部门重新修改或补充材料。（二）合同谈判1.业务部门负责组织合同谈判工作，成立谈判小组，成员应包括业务人员、法律人员、财务人员等相关专业人员。2.谈判小组应充分了解对方的主体资格、信用状况、经营情况等信息，收集与合同相关的资料和证据。3.在谈判过程中，应明确双方的权利义务、合同标的、价格、质量标准、履行期限、违约责任等主要条款，争取有利的合同条件。4.谈判过程中涉及的重要事项和分歧，应及时向合同管理委员会汇报，寻求决策支持。（三）合同起草1.谈判达成一致意见后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰，符合法律法规和公司利益。2.合同文本起草过程中，应明确合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.对于涉及专业技术、法律、财务等复杂条款的合同，应组织相关专业人员进行审核和把关，确保合同条款的专业性和准确性。（四）合同审核1.合同文本起草完成后，应提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律合规、风险防控、条款完整性等方面进行审核，并出具审核意见。2.法律人员重点审查合同的合法性、有效性，确保合同条款符合法律法规要求，避免出现法律风险。3.财务人员审核合同的财务条款，包括付款方式、结算时间、资金安排等，确保合同财务条款合理、可行，符合公司财务管理制度。4.其他相关部门根据业务需要对合同涉及的专业条款进行审核，提出意见和建议。5.合同审核过程中如发现问题，合同管理部门应及时与业务部门沟通，要求其修改完善合同文本。业务部门应根据审核意见对合同进行修改，并再次提交审核，直至审核通过。（五）合同审批1.审核通过的合同文本，按照公司审批流程提交至合同管理委员会或相关领导进行审批。2.合同审批应严格按照审批权限进行，重大合同需经合同管理委员会审议通过。审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。3.对于审批通过的合同，合同管理部门应及时通知业务部门办理签订手续；对于审批未通过的合同，业务部门应根据审批意见进行修改，重新履行审核和审批程序。四、合同签订管理（一）合同签署1.业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，应确保对方当事人具有合法的主体资格，合同签字盖章手续齐全。2.合同文本应一式多份，分别由合同双方当事人签字盖章，并加盖骑缝章。合同管理部门应留存一份原件作为合同管理档案。3.对于涉及金额较大、风险较高的合同，应采用书面形式签订，并进行公证或见证，以增强合同的法律效力。（二）合同编号与归档1.合同签订后，合同管理部门应及时对合同进行编号，并建立合同台账。合同编号应具有唯一性，便于合同的查询和管理。2.合同管理部门应将合同原件及相关资料进行归档保存。归档资料应包括合同文本、合同立项申请表、谈判记录、审核意见、审批文件等，确保合同档案资料的完整性和准确性。3.合同档案应按照类别、时间等进行分类存放，便于查阅和检索。同时，应建立电子档案，实现合同档案的信息化管理，提高档案管理效率。五、合同履行管理（一）合同执行计划1.业务部门应根据合同约定制定详细的合同执行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容，并将合同执行计划提交至合同管理部门备案。2.合同执行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。业务部门应按照合同执行计划组织开展工作，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决。（二）合同履行跟踪1.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪检查，定期收集业务部门报送的合同履行情况报告，了解合同执行进度、存在的问题等信息。2.业务部门应及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的重大事项和异常情况，如对方未按照合同约定履行义务、出现不可抗力等影响合同履行的因素等。3.合同管理部门根据合同履行跟踪情况，及时协调相关部门采取措施，确保合同的顺利履行。对于可能影响合同履行的风险因素，应提前制定应对预案，降低风险对公司的影响。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。2.合同变更申请经部门负责人审核后，提交至合同管理部门。合同管理部门按照合同签订前的审核流程，对合同变更申请进行审核，并出具审核意见。3.合同变更申请经审核通过后，按照公司审批流程提交至合同管理委员会或相关领导进行审批。审批通过后，业务部门与对方当事人协商签订合同变更协议，并按照合同签订管理的要求进行编号、归档等工作。（四）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时提出合同解除申请，填写《合同解除申请表》，说明解除合同的原因、依据等情况。2.合同解除申请经部门负责人审核后，提交至合同管理部门。合同管理部门按照合同签订前的审核流程，对合同解除申请进行审核，并出具审核意见。3.合同解除申请经审核通过后，按照公司审批流程提交至合同管理委员会或相关领导进行审批。审批通过后，业务部门与对方当事人协商签订合同解除协议，并办理相关手续，如退还已交付的财物、结算款项等。4.合同管理部门应及时对解除的合同进行登记和归档，确保合同管理档案的完整性。六、合同结算管理（一）结算申请1.业务部门在合同履行完毕或达到结算条件后，应及时向财务部门提交合同结算申请，填写《合同结算申请表》，详细说明合同履行情况、结算金额、结算依据等信息，并附上相关证明材料，如发票、验收报告等。2.财务部门对业务部门提交的合同结算申请进行初审，重点审查结算金额的准确性、结算依据的充分性等，如不符合要求，退回业务部门重新修改或补充材料。（二）结算审核1.财务部门初审通过后，将合同结算申请提交至相关部门进行审核。合同管理部门负责审核合同履行情况是否符合合同约定，业务部门负责审核结算金额的合理性和准确性。2.审核过程中如发现问题，相关部门应及时与业务部门沟通，要求其进行核实和调整。业务部门应根据审核意见对结算申请进行修改，并再次提交审核，直至审核通过。（三）结算审批1.审核通过的合同结算申请，按照公司审批流程提交至相关领导进行审批。审批人应认真审查结算申请内容，签署审批意见。2.对于审批通过的合同结算申请，财务部门按照合同约定和公司财务管理制度办理结算手续，支付款项或收取款项。3.财务部门应及时对合同结算情况进行记录和核算，确保公司财务数据的准确性和完整性。七、合同纠纷管理（一）纠纷预警1.合同履行过程中，业务部门和合同管理部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的风险因素，如对方违约、合同条款争议等，并进行预警。2.对于发现的合同纠纷预警信息，应及时报告给合同管理委员会或相关领导，以便采取措施进行防范和处理。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，制定纠纷处理方案，并提交至合同管理部门。2.合同管理部门组织相关部门和人员对纠纷处理方案进行研究和论证，必要时可聘请律师等专业机构提供法律支持。3.根据纠纷处理方案，业务部门与对方当事人进行协商沟通，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.在合同纠纷处理过程中，应及时向合同管理委员会或相关领导汇报进展情况，确保纠纷得到妥善处理，维护公司合法权益。八、合同监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括合同立项、谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除、结算等各个环节的工作是否符合制度要求。2.审计部门不定期对合同管理情况进行审计监督，重点检查合同管理流程的合规性、合同风险防控措施的有效性等，对发现的问题及时提出整改意见。3.对于监督检查和审计过程中发现的违