部门内部合同管理制度

PAGE部门内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强本部门合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门内部各科室在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组成立以部门负责人为组长，各科室负责人为成员的合同管理领导小组，负责统筹协调本部门合同管理工作，审议重大合同事项，监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门设立合同管理办公室，负责本部门合同的日常管理工作，具体职责如下：1.合同起草与审核：负责组织合同的起草工作，对合同条款进行审核，提出修改意见。2.合同签订与备案：负责合同的签订、盖章、备案等工作，确保合同签订的合法性和规范性。3.合同履行跟踪：负责跟踪合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。4.合同变更与解除管理：负责合同变更、解除的审核与管理工作，确保合同变更、解除的合法性和合理性。5.合同档案管理：负责合同档案的收集、整理、归档、保管等工作，建立健全合同档案管理制度。（三）合同承办科室合同承办科室负责具体合同的洽谈、起草、签订、履行等工作，并指定专人作为合同承办人，负责与合同对方当事人进行沟通、协商，及时向合同管理部门报告合同签订、履行情况。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项：合同承办科室根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订目的、主要条款等，报合同管理部门审核。2.合同起草：合同管理部门根据合同立项申请表，组织合同承办科室起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.合同审核：合同管理部门对合同文本进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性、严密性等。审核通过后，报合同管理领导小组审议。4.合同签订：合同经合同管理领导小组审议通过后，由合同承办科室与合同对方当事人签订合同。签订合同前，合同承办人应仔细核对合同对方当事人的主体资格、授权委托书等相关文件，确保合同签订的合法性和有效性。5.合同盖章：合同签订后，合同承办科室应及时将合同文本送合同管理部门盖章。合同管理部门应按照公司印章管理制度的规定，对合同进行盖章，并做好盖章登记工作。6.合同备案：合同盖章后，合同承办科室应将合同文本及相关资料送合同管理部门备案。合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录，并定期进行统计分析。（二）合同签订注意事项1.主体资格审查：合同承办人在签订合同前，应仔细审查合同对方当事人的主体资格，包括营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等相关文件，确保合同对方当事人具有合法的经营资格和履约能力。2.授权委托书审查：如合同对方当事人委托代理人签订合同，合同承办人应仔细审查代理人的授权委托书，确保代理人具有合法的代理权，授权委托书的内容应明确、具体，包括代理事项、代理权限、代理期限等。3.合同条款审查：合同承办人应仔细审查合同条款，确保合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性、严密性等。合同条款应明确双方的权利和义务，避免出现模糊不清、歧义或漏洞等情况。4.合同风险评估：合同承办科室在签订合同前，应进行合同风险评估，分析合同履行过程中可能出现的风险，并采取相应的风险防范措施。合同风险评估应包括市场风险、信用风险、法律风险等方面。5.合同签订方式：合同签订应采用书面形式，合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，合同管理部门留存一份。合同签订后，双方当事人应在合同文本上签字（或盖章）确认，并注明签订日期。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.建立合同履行台账：合同管理部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行详细记录，包括合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款，以及合同的签订时间、履行进度、付款情况、验收情况等。2.定期跟踪检查：合同管理部门应定期对合同的履行情况进行跟踪检查，及时了解合同的履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。跟踪检查的内容包括合同对方当事人的履约情况、我方的履约情况、合同履行过程中出现的问题及解决方案等。3.及时反馈信息：合同承办科室应及时向合同管理部门反馈合同履行情况，如发现合同对方当事人存在违约行为或合同履行过程中出现重大问题，应及时报告合同管理部门，并协商采取相应的措施。（二）合同变更管理1.变更申请：合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办科室应填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、变更后的合同条款等，报合同管理部门审核。2.变更审核：合同管理部门对合同变更申请表进行审核，重点审核合同变更的原因是否合理、变更后的合同条款是否合法、合规、完整、准确、严密等。审核通过后，报合同管理领导小组审议。3.变更签订：合同经合同管理领导小组审议通过后，由合同承办科室与合同对方当事人签订合同变更协议。签订合同变更协议前，合同承办人应仔细核对合同对方当事人的主体资格、授权委托书等相关文件，确保合同变更协议签订的合法性和有效性。4.变更备案：合同变更协议签订后，合同承办科室应及时将合同变更协议文本及相关资料送合同管理部门备案。合同管理部门应在合同履行台账中对合同变更情况进行详细记录，并定期进行统计分析。（三）合同解除管理1.解除申请：合同履行过程中，如需要解除合同，合同承办科室应填写《合同解除申请表》，详细说明合同解除的原因、解除后的处理方式等，报合同管理部门审核。2.解除审核：合同管理部门对合同解除申请表进行审核，重点审核合同解除的原因是否合理、解除后的处理方式是否合法、合规、合理等。审核通过后，报合同管理领导小组审议。3.解除签订：合同经合同管理领导小组审议通过后，由合同承办科室与合同对方当事人签订合同解除协议。签订合同解除协议前，合同承办人应仔细核对合同对方当事人的主体资格、授权委托书等相关文件，确保合同解除协议签订的合法性和有效性。4.解除备案：合同解除协议签订后，合同承办科室应及时将合同解除协议文本及相关资料送合同管理部门备案。合同管理部门应在合同履行台账中对合同解除情况进行详细记录，并定期进行统计分析。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理：严格按照本制度的规定，对合同的签订、履行、变更、解除等行为进行管理，并加强对合同承办人的培训和教育，提高合同承办人的法律意识和业务水平，预防合同纠纷的发生。2.及时沟通协调：在合同履行过程中，合同承办科室应及时与合同对方当事人进行沟通协调，了解合同对方当事人的履约情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化，预防合同纠纷的发生。3.做好证据收集：合同承办科室应做好合同履行过程中的证据收集工作，包括合同文本、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等相关资料，为处理合同纠纷提供有力的证据支持。（二）纠纷处理1.协商解决：合同纠纷发生后，合同承办科室应首先与合同对方当事人进行协商解决，通过友好协商，达成一致意见，解决合同纠纷。2.申请仲裁或提起诉讼：如协商解决不成，合同承办科室可以根据合同约定或相关法律法规的规定，申请仲裁或提起诉讼，通过法律途径解决合同纠纷。申请仲裁或提起诉讼前，合同承办科室应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据资料，合同管理部门应协助合同承办科室做好仲裁或诉讼的准备工作。六、合同档案管理（一）档案收集合同承办科室应在合同签订、履行、变更、解除等行为完成后，及时将合同文本及相关资料送合同管理部门归档。合同文本及相关资料应包括合同立项申请表、合同文本、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行整理，将合同文本及相关资料按照类别、时间顺序进行分类、编号、装订，确保合同档案的整齐、规范。（三）档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，对合同档案进行妥善保管。合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同档案的安全