大学采购管理内部控制制度

PAGE大学采购管理内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强大学采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保学校各项事业健康发展，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平、公正、公开。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购方案，降低采购成本，提高采购质量。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，实现资源的优化配置。5.权责对等原则：明确采购各环节的职责和权限，做到权力与责任相匹配，确保采购活动有序进行。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，作为采购决策机构。其主要职责包括：1.审议学校采购管理的重大政策、制度和流程。2.审定年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校的采购制度。2.组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查、评价和考核。4.负责采购项目的档案管理，妥善保存采购活动的相关文件和资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督部门，对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购部门执行采购制度和流程的情况。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理采购过程中的违规违纪行为。3.参与重大采购项目的开标评标监督工作，确保采购活动公平公正。（四）使用部门职责采购项目的使用部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购部门签订采购合同，负责采购项目的验收和使用管理。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门、各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。3.采购预算应经过严格的审核和审批程序，确保预算的合理性和准确性。（二）采购计划制定1.采购部门应根据学校批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并按照学校规定的计划编制格式和要求进行填报。3.采购计划应报采购工作领导小组审定后执行。（三）预算与计划调整1.因学校事业发展需要或其他特殊原因，确需调整采购预算和计划的，应按照学校规定的程序进行申报和审批。2.采购预算和计划调整应说明调整的原因、调整的内容和金额等，并提供相关证明材料。3.经批准调整的采购预算和计划，采购部门应及时组织实施。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交相关证明材料。2.需求审核：采购部门对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、合规性和必要性。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与使用部门沟通，提出修改意见。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。4.采购信息发布：采购部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明材料。采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合要求的供应商名单。6.采购评审：采购部门组织开标评标活动，按照采购文件规定的评标标准进行评审，确定中标供应商或成交供应商。7.采购合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和学校的相关规定，确保合同的合法性和有效性。8.采购项目验收：采购项目完成后，使用部门应按照采购合同的要求进行验收。验收合格后，采购部门办理付款手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。如因特殊原因需要变更合同条款的，供应商应提前通知采购部门，并经双方协商一致后签订补充协议。3.使用部门应配合采购部门做好采购合同的履行工作，及时验收货物或服务，发现问题应及时向采购部门反馈。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时通知财务部门、使用部门等相关部门，并按照学校规定的程序办理相关手续。（四）合同纠纷处理1.如在采购合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购部门应及时收集、整理合同纠纷的相关证据材料，配合学校法律顾问做好纠纷处理工作，维护学校的合法权益。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，使用部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由使用部门、采购部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员参加。2.验收小组应明确分工，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收标准应根据采购合同的约定和国家相关标准、行业标准等确定。验收小组应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目的质量符合要求。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，验收小组可委托具有相应资质的专业机构进行验收。（三）验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购部门和使用部门。使用部门应组织验收小组按照验收标准进行初步验收，检查货物的数量、规格型号、外观等是否符合要求。2.供应商交货时，验收小组应按照采购合同的约定和验收标准进行全面验收，包括货物的质量、性能、数量、规格型号、外观等方面。验收小组应认真填写验收报告，详细记录验收情况。3.验收合格后，验收小组应在验收报告上签字确认。验收报告应作为采购部门办理付款手续的依据。如验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货，并跟踪整改情况，直至验收合格为止。七、采购资金管理（一）预算管理1.采购资金应纳入学校预算管理，严格按照预算安排使用。采购部门应根据采购计划和合同约定，及时向财务部门申请采购资金。2.财务部门应按照学校预算管理的规定，对采购资金进行审核和拨付，确保资金的安全和合理使用。（二）支付管理1.采购资金的支付应按照采购合同的约定和学校财务制度的规定进行。采购部门应在收到供应商提供的合法有效的发票和验收报告后，及时向财务部门申请支付货款。2.财务部门应严格审核采购资金的支付申请，确保支付凭证的真实性、合法性和完整性。对于不符合支付条件的申请，财务部门应拒绝支付，并及时通知采购部门。（三）账务处理1.财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对采购资金进行账务处理，及时记录采购业务的发生情况，确保财务信息的真实、准确和完整。2.采购部门应定期与财务部门核对采购资金的收支情况，发现问题应及时沟通解决。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.学校应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。采购风险主要包括采购决策风险、采购执行风险、合同风险、验收风险、资金风险等。2.采购部门应会同相关部门对采购风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购决策风险应对措施：加强采购决策的科学性和民主性，充分征求各方面的意见和建议，确保采购决策符合学校的利益和发展需求。2.采购执行风险应对措施：严格执行采购制度和流程规范采购行为，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。3.合同风险应对措施：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时采取措施解决。4.验收风险应对措施：建立健全验收制度，加强验收人员的培训和管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目的质量符合要求。5.资金风险应对措施：加强采购资金管理，严格按照预算安排使用资金，确保资金的安全和合理使用。同时，加强对采购资金支付的审核和监督，防止资金浪费和滥用。（三）风险监控与预警1.学校应建立采购风险监控与预警机制，定期对采购风险进行监控和评估。采购部门应及时收集、整理采购风险信息，分析风险变化情况，及时发出风险预警信号。2.对于出现的采购风险，学校应及时采取措施进行应对，降低风险损失。同时，应总结经验教训，完善采购风险管理机制，提高采购风险管理水平。九、采购信息化管理（一）信息化平台建设1.学校应建立采购信息化平台，实现采购信息的集中管理和共享。采购信息化平台应包括采购申请、采购计划、采购文件编制、采购信息发布、供应商管理、采购评审、合同管理、验收管理、资金管理等功能模块。2.采购信息化平台应具备数据安全、信息保密、操作便捷等特点，为采购活动提供高效、便捷的支持。（二）信息化应用1.采购部门应充分利用采购信息化平台开展采购活动，提高采购工作效率和管理水平。采购人员应熟练掌握信息化平台操作技能，及时录入采购信息，确保信息的准确和完整。2.学校应加强对采购信息化平台的维护和管理，定期对平台进行升级和优化，确保平台的稳定运行和数据安全。十、监督与考核（一）内部监督1.采购监督部门应加强对采购活动的日常监督，定期对采购部门执行采购制度和流程的情况进行检查，发现问题及时督促整改。监督部门应建立监督检查记录档案，对监督检查情况进行详细记录。2.学校应鼓励内部员工对采购活动进行监督，对发现的违规违纪行为及时进行举报。对于举报属实的，学校应给予举报人相应的奖励，并对违规违纪人员进行严肃处理。（二）外部监督1.学校应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的审计和监督工作。对于审计和监督检查中发现的问题，学校应及时整改，并将整改情况向相关部门报告。2.学校应按照政府采购信息公开的要求，及时在学校官网、政府采购网等平台上公开采购信息，接受社会公众的监督。（三）考核评价1.学校应建立采购工作考核