学校内部控制合同制度

PAGE学校内部控制合同制度一、总则（一）目的为加强学校内部控制，规范合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规的规定。2.合规性原则：严格遵守学校内部的各项规章制度和审批流程。3.风险防范原则：充分评估合同风险，采取有效措施加以防范和控制。4.权责明确原则：明确合同双方的权利和义务，确保合同的顺利履行。5.统一管理原则：合同实行归口统一管理，确保合同管理的规范化、标准化。二、合同管理职责分工（一）归口管理部门学校设立合同归口管理部门，负责合同的统一管理和指导。归口管理部门的职责如下：1.制定和完善合同管理制度和流程。2.审核合同文本，提出修改意见和建议。3.协调合同签订、履行过程中的相关事宜。4.监督合同的执行情况，定期进行合同检查和评估。5.负责合同档案的整理、归档和保管。（二）业务部门业务部门负责合同的起草、谈判、签订和履行等具体工作。业务部门的职责如下：1.根据工作需要，提出签订合同的申请。2.负责合同的起草工作，确保合同条款符合业务要求和法律法规规定。3.组织合同谈判，与对方就合同条款进行协商和沟通。4.负责合同的签订工作，确保合同签字盖章手续齐全。5.负责合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题。6.定期向归口管理部门报告合同履行情况。（三）财务部门财务部门负责合同资金的收付管理和财务审核。财务部门的职责如下：1.审核合同资金条款，确保资金收付符合财务规定。2.负责合同资金的收付工作，及时准确记录合同款项的收支情况。3.对合同执行情况进行财务监督，定期核对合同款项的收支情况。4.协助业务部门和归口管理部门处理合同纠纷涉及的财务问题。（四）审计部门审计部门负责对合同的签订、履行和管理情况进行审计监督。审计部门的职责如下：1.制定合同审计计划，对合同进行定期或不定期审计。2.审查合同的签订、履行过程是否符合法律法规和学校内部规定。3.检查合同资金的使用情况，确保资金使用合法合规。4.对合同管理中存在的问题提出审计意见和建议，督促相关部门整改。三、合同签订流程（一）合同申请业务部门根据工作需要，填写《合同申请表》，详细说明合同签订的必要性、对方基本情况、合同主要条款等内容，并提交相关证明材料。《合同申请表》应经业务部门负责人签字确认。（二）合同审核1.归口管理部门收到《合同申请表》后，对合同的合法性、合规性、风险防范等方面进行审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规规定、是否与学校利益相符、是否存在潜在风险等。2.财务部门对合同资金条款进行审核，确保资金收付符合财务规定。3.审计部门根据需要对合同进行审计，提出审计意见和建议。（三）合同谈判业务部门根据审核意见，与对方就合同条款进行谈判。谈判过程中，应充分了解对方的需求和意图，争取有利的合同条款。谈判结果应形成书面记录，经双方签字确认。（四）合同起草业务部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、表述准确，明确双方的权利和义务。合同文本应使用规范的语言和格式，符合法律法规和学校内部规定。（五）合同审批1.合同文本起草完成后，业务部门将合同提交归口管理部门进行审批。归口管理部门应组织相关部门对合同进行会审，提出修改意见和建议。2.会审通过后，合同文本提交学校领导审批。学校领导根据合同的重要性和风险程度进行审批，签署审批意见。（六）合同签订合同经学校领导审批同意后，业务部门与对方签订合同。签订合同应使用学校统一的合同专用章，并按照规定的签字盖章流程进行操作。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送归口管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）合同执行业务部门负责合同的具体执行，按照合同约定履行义务，确保合同的顺利实施。在合同履行过程中，应及时与对方沟通协调，解决出现的问题。（二）合同变更如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，说明变更的原因、内容和对合同履行的影响等。合同变更申请应经业务部门负责人签字确认后，提交归口管理部门审核。归口管理部门审核通过后，组织相关部门对合同变更进行会审，并报学校领导审批。合同变更经学校领导审批同意后，业务部门与对方签订合同变更协议，并及时将变更情况通知相关部门。（三）合同终止合同履行完毕或出现法定终止情形时，业务部门应及时办理合同终止手续。合同终止前，业务部门应清理合同履行情况，核对合同款项的收支情况，确保双方权利义务履行完毕。合同终止后，业务部门应将合同终止情况书面通知归口管理部门、财务部门、审计部门等相关部门。（四）合同纠纷处理在合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时报告归口管理部门，并积极与对方协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在纠纷处理过程中，业务部门应及时收集相关证据，配合学校相关部门做好应对工作。五、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、变更协议、终止通知等资料收集齐全，并移交归口管理部门。（二）档案整理归口管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案保管期限应按照国家法律法规和学校内部规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经归口管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自复印、拍照、带出档案资料。查阅完毕后，应及时将档案资料归还归口管理部门。六、合同监督与检查（一）日常监督归口管理部门应定期对合同的签订、履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同管理中存在的问题。业务部门应定期向归口管理部门报告合同履行情况，接受监督检查。（二）专项检查学校根据工作需要，可组织开展合同专项检查。专项检查由审计部门牵头，会同归口管理部门、财务部门等相关部门组成检查组，对合同的签订、履行、管理等情况进行全面检查。专项检查结束后，检查组应撰写检查报告，提出整改意见和建议，督促相关部门整改落实。七、责任追究（一）责任界定因合同签订、履行过程中存在过错，给学校造成损失的，应根据过错程度，追究相关部门和人员的责任。（二）责任追究方式1.责令改正：对存在问题的部门和人员，责令其限期改正。2.通报批评：对情节较轻的部门和人员，给予通报批评。3.经济赔偿：对给学校造成经济损失的部门和人