四川省采购内部控制制度

PAGE四川省采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强四川省采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，保障采购活动合法合规、公平公正、公开透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合四川省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川省各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他组织（以下统称“采购人”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵守相关行业标准和规范。2.全面性原则：内部控制应当涵盖采购活动的全过程，包括采购计划、采购预算、采购方式选择、采购文件编制、采购评审、合同签订、采购验收、资金支付等各个环节。3.制衡性原则：建立健全采购活动的决策、执行、监督相互制约、相互监督的机制，确保采购活动的公正、公平、公开。4.适应性原则：内部控制应当与采购人的组织架构、业务特点、管理水平相适应，根据实际情况不断完善和优化。5.成本效益原则：在保证采购活动合法合规、有效控制风险的前提下，合理权衡成本与效益，提高采购活动的效率和效益。二、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求分析：采购人应当根据本单位的工作需要和事业发展规划，对采购项目进行充分的需求分析，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准等内容。2.采购计划制定：采购人应当根据需求分析结果，结合本单位的预算安排和采购政策，制定年度采购计划或专项采购计划。采购计划应当明确采购项目的实施时间、采购方式、采购预算等内容。3.采购计划审批：采购计划应当按照采购人的内部审批程序进行审批，确保采购计划的合理性和可行性。（二）采购预算管理1.预算编制：采购人应当按照国家有关规定和本单位的财务管理制度，编制采购预算。采购预算应当根据采购计划和市场价格行情，合理确定采购项目的预算金额。2.预算执行：采购人应当严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序进行审批。3.预算监督：采购人应当建立健全采购预算监督机制，定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，确保采购预算的严格执行。三、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.招标程序：采购人应当按照《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.评标标准：采购人应当根据采购项目的特点和需求，制定科学合理的评标标准，确保评标结果的公正、公平、公开。（二）邀请招标1.适用范围：邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序：采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.评标标准：邀请招标的评标标准应当与公开招标的评标标准一致。（三）竞争性谈判1.适用范围：竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购人应当成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，确定成交供应商。3.谈判文件：采购人应当根据采购项目的特点和需求，编制谈判文件，明确谈判的程序、规则、要求等内容。（四）单一来源采购1.适用范围：单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购人应当组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见，并报经财政部门批准后，方可实施单一来源采购。3.采购合同：采购人应当与单一来源供应商签订采购合同，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、付款方式、服务要求等内容。（五）询价1.适用范围：询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购人应当成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。3.询价文件：采购人应当根据采购项目的特点和需求，编制询价文件，明确询价的程序、规则、要求等内容。四、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准、采购方式、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应当符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。（二）采购文件编制要求1.明确采购需求：采购文件应当明确采购项目的需求，包括货物的规格、型号、数量、质量要求，工程的技术标准、建设要求，服务的内容、标准、期限等。2.规范采购程序：采购文件应当按照规定的采购方式和程序，明确采购活动的各个环节和要求，确保采购活动的公开、公平、公正。3.制定评标标准：采购文件应当根据采购项目的特点和需求，制定科学合理的评标标准，明确评标因素、权重和评分方法，确保评标结果的公正性。4.明确合同条款：采购文件应当明确采购合同的主要条款，包括合同标的、数量、质量、价格、付款方式、服务要求、违约责任等内容，确保合同的顺利履行。（三）采购文件审核采购人应当组织专业人员对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、评标标准的公正性、合同条款的完整性等。审核通过后的采购文件应当加盖采购人公章，并按照规定的程序发布。五、采购评审（一）评审小组组建采购人应当按照规定的程序组建评审小组，评审小组由采购人代表和评审专家组成。评审专家应当从政府采购评审专家库中随机抽取，确保评审专家的独立性和公正性。评审小组的人数应当根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般为五人以上单数。（二）评审程序1.开标：采购人应当按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动，邀请所有投标人参加。开标时，采购人应当当众宣布投标人的名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.评标：评审小组应当按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审过程中，评审小组可以要求投标人对投标文件进行澄清或者说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.定标：评审小组应当根据评审结果，按照采购文件规定的定标方法，确定中标供应商或者成交供应商。定标结果应当当场宣布，并由采购人代表和评审专家签字确认。（三）评审纪律1.评审专家应当遵守评审纪律，客观公正地履行评审职责，不得与投标人串通或者接受投标人的贿赂，不得泄露评审文件、评审情况和评审结果。2.采购人代表应当遵守评审纪律公正地履行职责，不得干扰评审小组的正常评审工作。3.任何单位和个人不得非法干预、影响评审过程和结果。六合同签订（一）合同签订程序采购人应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、付款方式、服务要求、违约责任等内容。采购合同签订后，采购人应当将合同副本报送同级财政部门备案。（二）合同履行1.采购人应当按照采购合同的约定，及时向中标供应商支付采购款项。2.中标供应商应当按照采购合同的约定，履行提供货物、工程和服务的义务，确保货物、工程和服务的质量和进度。3.采购人应当对中标供应商的履约情况进行监督检查，发现问题及时要求中标供应商整改。（三）合同变更与终止1.采购合同履行中，采购人需要变更合同内容的，应当与中标供应商协商一致，并签订书面补充合同。补充合同的金额不得超过原合同采购金额的百分之十。2.采购合同履行中，因不可抗力或者其他特殊原因需要终止合同的，采购人应当与中标供应商协商一致，并签订书面终止合同协议。终止合同协议应当明确终止的原因、终止的时间、双方的权利义务等内容。七、采购验收（一）验收主体采购人应当组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组由采购人代表、专业技术人员、质量管理人员等组成。验收小组的人数应当根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般为三人以上单数。（二）验收程序1.准备工作：采购人应当在采购项目交付前，通知验收小组做好验收准备工作。验收小组应当熟悉采购项目的采购文件、合同条款等内容，制定验收方案。2.初步验收：采购项目交付后，采购人应当组织验收小组对采购项目进行初步验收。初步验收主要检查采购项目的数量、规格、型号、外观等是否符合采购文件和合同的要求。3.详细验收：初步验收合格后，采购人应当组织验收小组对采购项目进行详细验收。详细验收主要检查采购项目的质量、性能、功能等是否符合采购文件和合同的要求。4.验收报告：验收小组应当在验收结束后，出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、合同金额、验收情况、验收结论等内容。验收报告应当由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。（三）验收标准1.采购项目的验收标准应当按照采购文件和合同的约定执行。2.对于没有约定验收标准的采购项目，采购人应当按照国家有关规定和行业标准进行验收。3.验收过程中，验收小组可以邀请专业机构或者专家对采购项目进行检测、评估，以确保验收结果的准确性和可靠性。八、资金支付（一）支付申请采购人应当按照采购合同的约定，及时向财政部门提交支付申请。支付申请应当包括采购项目名称、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额、支付方式等内容。支付申请应当附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。（二）支付审核财政部门应当对采购人提交的支付申请进行审核，审核内容包括采购合同的签订情况、采购项目的验收情况、发票的真实性和合法性等。审核通过后，财政部门应当按照规定的程序和方式向中标供应商支付采购款项。（三）支付方式1.财政直接支付：对于纳入财政直接支付范围的采购项目，财政部门应当按照采购合同的约定，将采购款项直接支付给中标供应商。2.财政授权支付：对于未纳入财政直接支付范围的采购项目，采购人应当按照财政部门的授权，自行开具支付凭证，将采购款项支付给中标供应商。九、监督检查（一）内部监督采购人应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。内部监督主要包括采购计划的制定、采购方式的选择、采购文件的编制、采购评审、合同签订、采购验收、资金支付等环节的监督。采购人应当定期对采购活动进行内部审计，发现问题及时整改。（二）外部监督1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督管理，依法对采购人的采购活动进行检查和监督。2.审计部门应当加强对政府采购项目的审计监督，依法对采购项目的预算执行情况、采购程序、采购合同履行情况等进行审计。3.监察部门应当加强对政府采购活动的监察监督，依法对采购活动中的违法违纪行为进行查处。（三）社会监督1.采购人应当建立健全政府采购信息公开制度，及时向社会公开采购项目的采购信息、采购结果等内容，接受社会公众的监督。2.任何单位和个人有权对政府采购活动中的违法违纪行为进行举报和投诉。财政部门应当及时受理举报和投诉，并依法进行处理。十、责任追究（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1.未按照规定编制采购计划或者采购预算的；2.未按照规定选择采购方式或者采购程序的；3.未按照规定编制采购文件或者采购文件存在重大缺陷的；4.未按照规定组建评审小组或者评审小组组成不符合要求的；5.未按照规定进行采购评审或者采购评审结果不公正的；6.未按照规定签订采购合同或者采购合同履行不符合要求的；7.未按照规定进行采购验收或者采购验收结果不真实的；8.未按照规定支付采购款项或者资金支付管理混乱的；9.其他违反本制度规定的行为。（二）供应商责任供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.提供虚假材料谋取中标、成交的；2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；3.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；4.向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；5.在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；6.拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；7.其他违反本制度规定的行为。（三）评审专家责任评审专家有下列情形之一的，由财政部门给予警告，并处二千元以上五千元以下的罚款；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，取消其政府采购评审专家资格，不得再参加任何政府采购项目的评审，并在财政部门指定的政府采购信息发布媒体