合同内部审查制度

PAGE合同内部审查制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审查流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本合同内部审查制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定。2.风险防控原则注重对合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。3.全面审查原则对合同的主体资格、条款内容、履行能力、违约责任等进行全面审查。4.高效协作原则各部门应密切配合，协同完成合同审查工作，提高审查效率。二、审查机构及职责（一）合同审查小组成立由公司领导、法务部门、业务部门、财务部门等相关人员组成的合同审查小组。1.公司领导负责对重大合同、涉及公司战略及重要利益的合同进行最终审批。2.法务部门（1）对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见和建议。（2）协助业务部门完善合同条款，防范法律风险。（3）参与重大合同的谈判，从法律角度提供支持。3.业务部门（1）负责合同的起草、谈判、履行跟踪等工作。（2）对合同涉及的业务内容、技术要求、交易条件等进行审查。（3）配合法务部门及其他相关部门完成合同审查工作。4.财务部门（1）对合同的财务条款进行审查，包括付款方式、结算周期、费用承担等。（2）评估合同对公司财务状况和资金流动的影响，提供财务风险提示。（二）职责分工1.业务部门作为合同的主办部门，负责合同的前期准备工作，包括市场调研、客户资信调查、合同文本起草等，并对合同的业务可行性负责。2.法务部门负责对合同的法律条款进行审查，重点审查合同的合法性、完整性、严密性，防范法律风险。3.财务部门负责对合同的财务条款进行审查，确保合同的财务安排符合公司财务政策和资金状况，防范财务风险。4.其他相关部门根据合同涉及的具体业务领域，对合同相关内容进行专业性审查，提供专业意见。三、审查流程（一）送审1.业务部门完成合同初稿后，应填写《合同送审表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款、预计风险等内容，并附上合同初稿及相关资料。2.将《合同送审表》及合同初稿提交至法务部门，由法务部门进行编号登记。（二）初审1.法务部门收到送审材料后，应在[X]个工作日内完成初步审查。2.初审主要内容包括：合同主体资格是否合法、合同形式是否符合要求、合同条款是否存在明显法律瑕疵等。3.法务部门根据初审情况，出具《合同初审意见》，明确指出合同存在的问题及修改建议。（三）会审1.对于重大合同或涉及多个部门的合同，由法务部门组织业务部门、财务部门等相关人员进行会审。2.会审人员应认真审阅合同文本，结合各自职责对合同条款进行深入讨论和分析。3.业务部门应就合同的业务内容、履行计划、市场风险等进行详细说明；财务部门应就合同的财务条款、资金安排、成本效益等发表意见；法务部门应就合同的法律风险、合规性等提出专业建议。4.会审结束后，形成《合同会审纪要》，记录会审过程中提出的问题、修改意见及最终达成的共识。（四）修改1.业务部门根据初审意见和会审纪要，对合同进行修改完善。2.修改后的合同应再次提交法务部门进行复审，复审通过后提交公司领导审批。（五）审批1.公司领导根据合同的重要程度、风险状况等进行审批。2.对于一般合同，由分管领导审批；对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。3.审批通过的合同，由业务部门负责打印、盖章，并按照规定进行存档。四、审查内容（一）主体资格审查1.审查合同对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等相关文件，确保其具有合法的经营资格和签约能力。2.核实合同对方当事人的信用状况、履约能力，必要时可进行资信调查。（二）条款内容审查1.合同标的明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等具体要求，确保合同标的清晰明确。2.价格条款审查价格的合理性、计价方式、付款方式及结算周期等，避免价格风险和资金风险。3.履行期限、地点和方式明确合同的履行期限、地点和方式，确保双方的权利义务明确，避免履行纠纷。4.违约责任明确双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式等，以保障合同的顺利履行。5.争议解决方式选择合适的争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼，并明确具体的管辖机构或仲裁委员会。（三）其他审查1.合同形式审查确保合同形式符合法律法规要求，如书面形式、电子数据交换等。2.合同附件审查审查合同附件的完整性、准确性和合法性，确保附件与合同正文相互印证。3.特殊条款审查对于涉及知识产权、保密条款、不可抗力等特殊条款，应进行重点审查，确保条款合法有效。五、审查期限（一）一般合同审查期限1.法务部门的初审期限为[X]个工作日。2.业务部门根据初审意见进行修改的期限为[X]个工作日。3.复审期限为[X]个工作日。4.公司领导审批期限为[X]个工作日。（二）重大合同审查期限1.法务部门的初审期限为[X]个工作日。2.组织会审的期限为[X]个工作日。3.业务部门根据会审纪要进行修改的期限为[X]个工作日。4.复审期限为[X]个工作日。5.总经理办公会或董事会审议期限根据实际情况确定。六、合同档案管理（一）归档范围合同签订过程中形成的所有文件资料，包括合同文本、送审表、初审意见、会审纪要、审批文件等，均应归档保存。（二）归档要求1.合同档案应按照年度、类别进行分类整理，确保档案的完整性和系统性。2.归档文件应字迹清晰、内容完整，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查询和利用。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。3.查阅和借阅合同档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借或泄露档案内容。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同审查制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同审查流程是否规范、审查内容是否全面、审查意见是否落实等。2.对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立合同审查工作考核评价机制，对各部门及相关人员在合同审查工作中的表现进行考核评价。2.考核评价指标包括审查质量、审查效率、协