合同内部评审制度

PAGE合同内部评审制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同评审流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本合同内部评审制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同的签订、变更、解除等事宜，但法律、法规另有规定或公司另有特殊规定的除外。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规及相关政策的要求。2.审慎性原则：对合同条款进行全面、细致的审查，充分评估合同风险，确保公司利益最大化。3.全面性原则：涵盖合同从起草、审核到签订、履行的全过程，确保各个环节规范有序。4.协作性原则：各部门应密切配合，共同完成合同评审工作，提高工作效率。二、评审职责分工（一）业务部门1.负责合同的起草、谈判，并提供与合同相关的基础资料和背景信息。2.对合同的商务条款、业务需求、履行能力等进行初审，确保合同符合业务实际情况。3.负责跟踪合同履行情况，及时反馈合同履行过程中的问题，并提出解决方案。（二）法务部门1.对合同的合法性、合规性进行审查，确保合同条款不违反法律法规及公司内部规定。2.对合同的风险进行评估，提出风险防范建议，协助业务部门完善合同条款。3.参与合同谈判，从法律专业角度提供意见和建议。（三）财务部门1.对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、费用承担等，确保合同符合公司财务管理制度。2.评估合同对公司财务状况的影响，提出财务风险防控措施。（四）其他相关部门根据合同的具体情况，其他相关部门如技术部门、行政部门等应按照各自职责对合同涉及的专业内容进行审查，并提供专业意见。三、合同评审流程（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、逻辑严谨，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用公司统一规定的格式和模板，如无统一模板，应确保格式规范、排版整齐。（二）业务部门初审1.业务部门完成合同起草后，由部门负责人组织对合同进行初审。初审内容包括合同条款是否符合业务需求、商务条款是否合理、自身履行能力是否具备等。2.业务部门应在合同文本上填写初审意见，明确合同的优点和存在的问题，并提出修改建议。初审通过后，将合同文本及相关资料提交给法务部门进行审核。（三）法务部门审核1.法务部门收到业务部门提交的合同文本后，应在[X]个工作日内完成审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、风险评估等。2.法务部门应从法律专业角度对合同条款进行审查，重点关注合同主体资格、合同目的合法性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性等方面。3.法务部门审核后，应出具书面审核意见，明确合同是否存在法律风险，提出修改建议，并说明理由。对于重大合同或存在法律风险较高的合同，法务部门应组织专题讨论，必要时可咨询外部法律顾问。（四）财务部门审核1.财务部门收到经法务部门审核后的合同文本后，应在[X]个工作日内完成财务条款的审核。审核内容包括付款方式、结算周期、费用承担、财务风险等。2.财务部门应根据公司财务管理制度和实际财务状况，对合同的财务条款进行审查，确保合同符合公司财务利益。3.财务部门审核后，应出具书面审核意见，明确合同财务条款是否合理，提出修改建议，并说明理由。（五）其他相关部门审核1.根据合同的具体情况，如涉及技术、行政等专业内容，业务部门应将合同文本提交给其他相关部门进行审核。2.其他相关部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具书面审核意见，明确合同涉及的专业内容是否符合要求，提出修改建议，并说明理由。（六）合同评审会签1.经业务部门初审、法务部门审核、财务部门审核及其他相关部门审核通过后的合同，由业务部门组织合同评审会签。2.合同评审会签应邀请业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人及其他相关部门负责人参加。必要时，可邀请公司分管领导出席。3.参会人员应认真审阅合同文本及各部门的审核意见，对合同条款进行充分讨论，发表意见和建议。4.合同评审会签应形成会议纪要，记录参会人员的意见和建议，以及合同最终的评审结果。会议纪要应由参会人员签字确认。（七）合同审批1.合同评审会签通过后，业务部门应将合同文本及相关资料提交给公司领导进行审批。2.公司领导应根据合同的重要性、风险程度等因素进行审批。对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，公司领导应组织专题研究，做出审批决定。3.公司领导审批通过后，合同方可正式签订。四、合同评审内容（一）合同主体资格1.审查合同对方当事人的主体资格是否合法有效，包括营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证照是否齐全、真实、有效。2.核实合同对方当事人是否具有相应的民事行为能力和履约能力，是否存在经营异常、涉诉等情况。（二）合同目的合法性1.审查合同目的是否符合法律法规及国家政策的要求，是否存在损害国家利益、社会公共利益或他人合法权益的情形。2.确保合同内容不违反法律法规的强制性规定，不涉及违法违规经营或不正当竞争行为。（三）合同条款完整性1.审查合同条款是否完整，是否明确约定了双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同条款应具有可操作性，避免出现模糊不清、歧义或容易引发争议的表述。（四）权利义务对等性1.审查合同双方的权利义务是否对等，是否存在一方权利过大、另一方义务过重的情况。2.确保合同双方在合同履行过程中承担的责任和风险合理分担，避免出现明显不公平的条款。（五）违约责任明确性1.审查合同中是否明确约定了违约责任，违约责任的承担方式是否具体、合理、具有可操作性。2.明确违约赔偿的范围和计算方法，避免出现违约责任约定不明或过高、过低的情况。（六）争议解决方式合理性1.审查合同中约定的争议解决方式是否合理、合法，是否符合公司的利益和实际情况。2.常见的争议解决方式包括协商、仲裁、诉讼等，应根据合同的具体情况选择合适的争议解决方式，并明确约定具体的程序和规则。（七）合同变更与解除条款1.审查合同中是否约定了合同变更与解除的条件、程序和方式，确保合同在履行过程中能够根据实际情况进行灵活调整。2.明确合同变更与解除后双方的权利义务，以及由此产生的法律责任和经济赔偿问题。（八）其他条款审查1.根据合同的具体情况，还应审查合同中的其他条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等，确保合同条款全面、严谨。2.保密条款应明确约定保密的范围、期限、违约责任等，保护公司的商业秘密和敏感信息。3.知识产权条款应明确约定知识产权的归属、使用许可等问题，避免出现知识产权纠纷。4.不可抗力条款应明确约定不可抗力的定义、范围、通知程序、免责期限等，确保在不可抗力事件发生时能够合理分担责任。五、合同签订与履行（一）合同签订1.合同经公司领导审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一规定的印章，并按照公司印章管理制度的要求进行用印审批。2.合同签订人员应确保合同文本与审批通过的版本一致，不得擅自修改合同条款。如因特殊情况需要修改合同条款，应重新履行合同评审流程。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门及其他相关部门存档，并负责跟踪合同的履行情况。（二）合同履行1.业务部门应按照合同约定全面履行合同义务，及时跟踪合同履行进度，确保合同按时、足额履行。2.在合同履行过程中，如发现合同对方当事人存在违约行为或出现可能影响合同履行的情况，业务部门应及时向法务部门、财务部门等相关部门通报，并采取相应的措施，如协商解决、追究违约责任、解除合同等。3.法务部门应协助业务部门处理合同履行过程中的法律问题，提供法律支持和建议，必要时可参与合同纠纷的处理。4.财务部门应按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同履行过程中的财务情况进行监督和管理，确保公司资金安全。六、合同档案管理（一）合同档案的收集1.业务部门负责合同档案的收集工作，在合同签订后，应及时将合同文本、相关审批文件、会议纪要、往来函件等资料整理齐全，并移交公司档案管理部门。2.合同档案应确保资料完整、真实、有效，能够反映合同签订、履行的全过程。（二）合同档案的整理与归档1.公司档案管理部门收到业务部门移交的合同档案后，应按照档案管理的要求进行整理和归档。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编制档案目录，便于查阅和管理。3.合同档案应妥善保管，确保档案的安全性和完整性，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅合同档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制合同档案，应按照公司档案管理制度的规定办理审批手续。3.公司外部人员因特殊原因需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅（借阅）申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门陪同查阅或借阅，并严格按照档案管理规定进行操作。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门负责对合同内部评审制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对合同评审流程、合同签订与履行情况等进行检查。2.监督检查内容包括合同评审是否按照规定流程进行、各部门审核意见是否落实、合同履行是否符合约定等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同内部评审制度执行情况的考核评价机制