内部控制政府采购制度

PAGE内部控制政府采购制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购的项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，接受内部和外部监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的最大使用效益。（四）职责分工1.采购决策机构：负责审议和批准重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等事项。2.采购执行部门：具体负责政府采购项目的组织实施，包括采购需求编制、采购文件制定、采购活动执行、合同签订与履行等。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、监督采购资金使用情况等。4.审计部门：对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。5.其他相关部门：根据各自职责，配合采购执行部门做好政府采购相关工作，如提供采购需求、参与评标等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本公司/组织的业务需求和发展规划，结合市场价格情况，科学合理地编制政府采购预算。2.预算编制应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并确保预算金额的准确性和完整性。3.采购预算编制完成后须经财务部门审核，报采购决策机构批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期进行预算执行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足采购需求的；采购项目的技术规格、数量等发生重大变化，需要调整采购预算的；其他不可抗力因素导致采购预算需要调整的。2.采购执行部门应填写预算调整申请表，详细说明调整的原因、调整的内容和金额等，并附相关证明材料。3.预算调整申请表经财务部门审核后，报采购决策机构批准。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购执行部门应在采购项目启动前，深入开展需求调研工作，充分了解本公司/组织的业务需求和实际情况。2.需求调研应广泛征求使用部门、技术部门、财务部门等相关部门的意见和建议，确保采购需求的合理性和可行性。3.需求调研可采取问卷调查、实地走访、座谈会等多种方式进行。（二）需求编制1.采购执行部门应根据需求调研结果，编制详细的采购需求文件。2.采购需求文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、验收标准等内容，确保采购需求的清晰、准确和完整。3.采购需求文件编制完成后须经相关部门审核，确保采购需求符合本公司/组织的实际情况和法律法规要求。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如遇采购需求发生变更的情况，采购执行部门应及时填写需求变更申请表，详细说明变更的原因、变更的内容等，并附相关证明材料。2.需求变更申请表经相关部门审核后，报采购决策机构批准。3.采购执行部门应根据批准的需求变更内容，及时调整采购文件和采购合同。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的项目，符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应按照规定的程序组织公开招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.公开招标活动应严格遵守法律法规和相关政策要求，确保招标过程的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应根据项目特点和实际情况，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标活动的程序与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所不同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应按照规定的程序组织竞争性谈判活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。3.竞争性谈判活动应注重谈判过程的公平、公正，确保谈判结果的合理性。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购执行部门应按照规定的程序组织单一来源采购活动，包括成立采购小组、确定单一来源供应商、协商采购价格和合同条款等环节。3.单一来源采购活动应严格履行审批手续，确保采购行为的合法性和合理性。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应按照规定的程序组织询价活动，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、发出询价通知书、询价、确定成交供应商等环节。3.询价活动应注重对供应商报价的比较和分析，确保采购价格的合理性。（六）采购方式的选择与审批1.采购执行部门应根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式，并填写采购方式申请表，详细说明选择该采购方式的原因、采购项目的基本情况等。2.采购方式申请表经相关部门审核后（包括财务部门对预算的审核、审计部门对采购程序合规性的审核等），报采购决策机构批准。3.如采购方式的选择不符合规定要求，采购决策机构应不予批准，并要求采购执行部门重新选择合适的采购方式。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的需求和采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后须经相关部门审核，确保采购文件符合法律法规和本公司/组织的要求。（二）采购文件发售1.采购执行部门应按照规定的时间和方式发售采购文件，向潜在供应商提供采购文件的相关信息。2.采购文件发售过程中应做好记录，包括发售时间、发售地点、购买人员名单等。3.对于采购文件的修改、澄清等补充信息，采购执行部门应及时通知已购买采购文件的潜在供应商。（三）采购文件保存1.采购执行部门应妥善保存采购文件，包括采购文件的编制、发售、修改、澄清等相关记录。2.采购文件的保存期限应符合法律法规和本公司/组织的规定要求，一般不少于[具体期限]年。3.采购文件保存应便于查阅和使用，确保采购活动的可追溯性。六、采购活动执行（一）采购公告发布1.采购执行部门应按照规定的渠道和方式发布采购公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格要求等。2.采购公告发布时间应符合法律法规要求，确保潜在供应商有足够的时间准备投标文件。3.采购公告发布后应做好记录，包括公告发布时间、发布渠道、公告内容等。（二）供应商报名与资格审查1.采购执行部门应接受潜在供应商的报名，并对其资格进行审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.资格审查应严格按照采购文件规定的标准进行，确保参与采购活动的供应商具备相应的资格条件。（三）开标、评标、定标1.采购执行部门应按照规定的时间和地点组织开标活动，开标过程应公开、透明，唱标人应宣读供应商的投标报价、投标文件的主要内容等。2.评标活动应在评标委员会的主持下进行，评标委员会应按照采购文件规定的评标标准进行评标，对投标文件进行评审和比较。3.定标应根据评标结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）采购活动记录1.采购执行部门应做好采购活动的记录，包括采购公告发布、供应商报名与资格审查、开标、评标、定标等环节的相关记录。2.采购活动记录应详细、准确，包括时间、地点、参与人员、活动内容等信息，确保采购活动的可追溯性。3.采购活动记录应妥善保存，保存期限应符合法律法规和本公司/组织的规定要求。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在成交通知书发出之日起[规定时间]内，按照采购文件和投标文件的内容，与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。3.采购合同签订前须经相关部门审核，确保合同条款符合法律法规和本公司/组织的要求。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。3.如在合同履行过程中出现问题，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，采取有效措施解决问题，确保合同的顺利履行。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以变更或终止合同：因不可抗力因素导致合同无法履行的；因国家政策调整、市场价格波动等原因需要变更合同条款的；双方协商一致同意变更或终止合同的；其他法律法规规定的情形。2.合同变更或终止应按照规定的程序进行，包括填写合同变更申请表或合同终止申请表，经相关部门审核后，报采购决策机构批准。3.合同变更或终止后，采购执行部门应及时与供应商办理相关手续，如结算货款、退还保证金等。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门对采购项目进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号，工程的建设质量、进度，服务的内容、标准等是否符合采购合同的约定。3.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。八、采购资金管理（一）资金预算与支付1.财务部门应根据采购预算和采购合同，审核采购资金的支付申请。2.采购资金支付应按照采购合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的准确性和及时性。3.对于采购资金的支付，财务部门应做好记录，包括支付时间、支付金额、支付对象等信息。（二）资金监督与审计1.审计部门应定期对采购资金的使用情况进行审计监督，检查采购资金是否按照规定用途使用，是否存在浪费、挪用等问题。2.财务部门应加强对采购资金的内部监督，建立健全采购资金管理制度，确保采购资金的安全和规范使用。3.如发现采购资金使用过程中存在问题，审计部门和财务部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督检查，检查采购程序的合规性、采购文件的编制与执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购决策机构应加强对政府采购活动的监督管理，定期听取采购执行部门的工作汇报，及时发现和解决政府采购活动中存在的问题。3.其他相关部门应按照各自职责，对政府采购活动进行监督检查，如财务部门对采购资金的监督、使用部门对采购需求的监督等。（二）投诉处理1.如供应商对政府采购活动有异议或投诉，采购执行部门应及时受理，并按照规定的程序进行处理。2.投诉处理过程中，采购执行部门应认真调查核实投诉事项，听取供应商和相关部门的意见和建议，