文书档案安全管理制度

文书档案安全管理制度一、文书档案安全管理制度

1.总则

文书档案安全管理制度旨在规范文书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，确保文书档案的完整性、真实性和安全性。本制度适用于本单位所有部门和人员，任何单位和个人均须严格遵守。文书档案的安全管理应当遵循“统一管理、分级负责、安全第一、全程控制”的原则，建立健全文书档案安全管理体系，落实安全责任，防范安全风险，确保文书档案的安全。

2.职责分工

2.1档案管理机构

档案管理机构负责文书档案的统一管理，包括文书档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。档案管理机构应当配备专职档案管理人员，负责文书档案的具体管理工作。档案管理机构应当定期对文书档案进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。

2.2部门职责

各部门负责本部门文书档案的收集、整理和初步保管工作。各部门应当指定专人负责文书档案的管理，确保文书档案的及时收集和归档。各部门应当配合档案管理机构的工作，提供必要的支持和协助。

2.3员工职责

所有员工应当自觉遵守文书档案安全管理制度，妥善保管本岗位产生的文书档案，防止遗失、损坏或泄露。员工应当及时将需要归档的文书档案移交档案管理机构或部门档案管理人员。

3.文书档案的收集与整理

3.1收集范围

文书档案的收集范围包括本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下类别：（1）上级机关的文件、指令和通知；（2）本单位制定的规章制度、会议纪要和决定；（3）本单位与外部单位的合同、协议和往来函件；（4）本单位的经济活动、科研项目和行政管理的文件材料；（5）本单位的工作总结、报告和统计资料等。

3.2收集要求

文书档案的收集应当及时、完整、准确。各部门应当根据档案管理机构的要求，定期将需要归档的文书档案移交档案管理机构。档案管理机构应当对收集到的文书档案进行初步检查，确保文书档案的完整性和准确性。

3.3整理要求

文书档案的整理应当遵循“分类、编目、立卷”的原则。档案管理机构应当根据文书档案的性质和特点，制定相应的整理规范，对文书档案进行分类、编目和立卷。整理后的文书档案应当符合档案管理的要求，便于查阅和利用。

4.文书档案的保管与安全

4.1保管环境

文书档案的保管环境应当符合档案管理的要求，确保文书档案的安全。保管场所应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全措施。保管场所的温度和湿度应当适宜，避免阳光直射和高温高湿环境。

4.2保管措施

文书档案的保管应当采取以下措施：（1）文书档案应当存放在符合要求的档案柜或档案库中，避免存放其他物品；（2）文书档案应当定期进行盘点，确保文书档案的完整性和安全性；（3）重要文书档案应当采取加密或加密存储等措施，防止泄露。

4.3安全检查

档案管理机构应当定期对文书档案进行安全检查，包括但不限于以下内容：（1）检查保管场所的安全措施是否到位；（2）检查文书档案的完整性是否完好；（3）检查文书档案的存储环境是否适宜。安全检查应当形成记录，并及时整改发现的问题。

5.文书档案的利用与借阅

5.1利用范围

文书档案的利用范围限于本单位的工作需要。各部门和个人需要利用文书档案的，应当向档案管理机构提出申请，经档案管理机构审核批准后方可利用。

5.2借阅程序

文书档案的借阅应当遵循以下程序：（1）借阅人应当填写借阅申请表，注明借阅的文书档案名称、数量和借阅时间；（2）档案管理机构应当对借阅申请进行审核，审核批准后方可借阅；（3）借阅人应当妥善保管借阅的文书档案，不得损坏或泄露。

5.3利用记录

文书档案的利用应当进行记录，包括借阅人、借阅时间、借阅内容和归还情况等。利用记录应当存档备查，以便于跟踪和管理文书档案的利用情况。

6.文书档案的鉴定与销毁

6.1鉴定原则

文书档案的鉴定应当遵循“价值保存、定期鉴定、科学处置”的原则。档案管理机构应当定期对文书档案进行鉴定，确定文书档案的价值和保存期限。

6.2鉴定程序

文书档案的鉴定应当遵循以下程序：（1）档案管理机构应当成立鉴定委员会，负责文书档案的鉴定工作；（2）鉴定委员会应当根据文书档案的性质和特点，制定相应的鉴定标准；（3）鉴定委员会对文书档案进行鉴定，形成鉴定意见。

6.3销毁程序

失去保存价值的文书档案应当及时销毁。销毁文书档案应当遵循以下程序：（1）档案管理机构应当提出销毁申请，注明销毁的文书档案名称、数量和销毁原因；（2）鉴定委员会对销毁申请进行审核，审核批准后方可销毁；（3）销毁文书档案应当由专人监督，确保销毁过程的安全和规范。销毁记录应当存档备查。

二、文书档案安全管理的组织保障与人员职责

1.组织机构设置

本单位设立档案管理领导小组，负责文书档案安全管理的统筹规划和监督管理。档案管理领导小组由单位主要负责人担任组长，相关部门负责人担任成员。领导小组定期召开会议，研究解决文书档案安全管理中的重大问题。档案管理领导小组下设办公室，负责文书档案安全管理的日常工作和协调。

2.档案管理机构职责

2.1档案管理机构设置

本单位设立档案管理机构，负责文书档案的统一管理工作。档案管理机构应当配备专职档案管理人员，负责文书档案的具体管理工作。档案管理机构的设置应当符合档案管理的要求，确保文书档案的安全管理。

2.2档案管理人员的职责

档案管理人员应当具备相应的专业知识和管理能力，负责文书档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。档案管理人员应当严格遵守文书档案安全管理制度，履行以下职责：（1）负责文书档案的收集和整理，确保文书档案的完整性和准确性；（2）负责文书档案的保管，确保文书档案的安全；（3）负责文书档案的鉴定，确定文书档案的价值和保存期限；（4）负责文书档案的统计，掌握文书档案的数量和状况；（5）负责文书档案的利用，提供服务；（6）负责文书档案的销毁，确保销毁过程的安全和规范。

3.部门与人员的职责分工

3.1部门职责

各部门负责本部门文书档案的收集、整理和初步保管工作。各部门应当指定专人负责文书档案的管理，确保文书档案的及时收集和归档。各部门应当配合档案管理机构的工作，提供必要的支持和协助。

3.2人员职责

所有员工应当自觉遵守文书档案安全管理制度，妥善保管本岗位产生的文书档案，防止遗失、损坏或泄露。员工应当及时将需要归档的文书档案移交档案管理机构或部门档案管理人员。员工应当积极配合档案管理机构的工作，提供必要的支持和协助。

4.人员培训与考核

4.1人员培训

档案管理人员应当定期参加档案管理培训，提高档案管理知识和技能。单位应当组织档案管理人员参加档案管理培训，培训内容包括档案管理的法律法规、档案管理的业务知识、档案管理的安全知识等。档案管理人员应当积极参加培训，提高档案管理水平。

4.2人员考核

档案管理人员的考核应当定期进行，考核内容包括档案管理的业务能力、档案管理的安全意识、档案管理的服务态度等。考核结果应当作为档案管理人员晋升和奖惩的依据。单位应当建立档案管理人员考核制度，确保档案管理人员的工作质量和效率。

5.责任追究

5.1责任追究原则

文书档案安全管理责任追究应当遵循“谁主管、谁负责”的原则。各部门和人员应当对文书档案的安全管理负责，确保文书档案的安全。

5.2责任追究内容

下列行为属于违反文书档案安全管理制度的行为：（1）未按规定收集、整理和归档文书档案的；（2）未按规定保管文书档案，导致文书档案遗失、损坏或泄露的；（3）未按规定利用文书档案，导致文书档案泄露的；（4）未按规定销毁文书档案，导致文书档案泄露的。对违反文书档案安全管理制度的行为，应当追究相关责任人的责任。

5.3责任追究程序

对违反文书档案安全管理制度的行为，应当按照以下程序追究责任：（1）档案管理机构应当进行调查，查明事实；（2）档案管理机构应当提出处理意见，报档案管理领导小组审批；（3）档案管理领导小组应当作出处理决定，并通知相关责任人。责任追究应当公正、公平、公开，确保责任追究的严肃性。

三、文书档案管理的基本流程与操作规范

1.文书档案的形成与收集

1.1文书档案的形成要求

文书档案的形成应当符合档案管理的要求，确保文书档案的完整性、真实性和有效性。各单位在各项活动中形成的文件材料，应当及时、准确、完整地记录，确保文书档案的质量。文书档案的形成应当遵循以下要求：（1）文件材料应当真实反映活动情况，不得歪曲事实；（2）文件材料应当完整，不得缺失重要内容；（3）文件材料应当清晰，字迹、图像等应当清楚可辨；（4）文件材料应当及时形成，不得拖延。

1.2文书档案的收集要求

文书档案的收集应当及时、完整、准确。各部门应当根据档案管理机构的要求，定期将需要归档的文书档案移交档案管理机构。档案管理机构应当对收集到的文书档案进行初步检查，确保文书档案的完整性和准确性。文书档案的收集应当遵循以下要求：（1）收集范围应当明确，确保收集到所有需要归档的文书档案；（2）收集时间应当及时，避免文书档案遗失；（3）收集方式应当规范，确保文书档案的完整性。

2.文书档案的整理与分类

2.1文书档案的整理要求

文书档案的整理应当遵循“分类、编目、立卷”的原则。档案管理机构应当根据文书档案的性质和特点，制定相应的整理规范，对文书档案进行分类、编目和立卷。文书档案的整理应当遵循以下要求：（1）分类应当科学，确保文书档案的分类合理；（2）编目应当准确，确保文书档案的编目信息准确；（3）立卷应当规范，确保文书档案的立卷符合要求。

2.2文书档案的分类要求

文书档案的分类应当根据文书档案的性质和特点进行分类。常见的分类方法包括：（1）按时间分类，将文书档案按照形成的时间顺序进行分类；（2）按内容分类，将文书档案按照内容进行分类；（3）按性质分类，将文书档案按照性质进行分类。分类方法应当科学合理，便于查阅和利用。

3.文书档案的保管与保护

3.1文书档案的保管要求

文书档案的保管应当符合档案管理的要求，确保文书档案的安全。保管场所应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全措施。保管场所的温度和湿度应当适宜，避免阳光直射和高温高湿环境。文书档案的保管应当遵循以下要求：（1）保管场所应当安全可靠，防止文书档案遗失或损坏；（2）保管环境应当适宜，避免文书档案受潮、虫蛀或鼠咬；（3）保管方式应当规范，确保文书档案的完整性。

3.2文书档案的保护要求

文书档案的保护应当采取以下措施：（1）文书档案应当存放在符合要求的档案柜或档案库中，避免存放其他物品；（2）文书档案应当定期进行盘点，确保文书档案的完整性和安全性；（3）重要文书档案应当采取加密或加密存储等措施，防止泄露。文书档案的保护应当遵循以下要求：（1）保护措施应当到位，确保文书档案的安全；（2）保护方式应当科学，确保文书档案的保护效果；（3）保护责任应当明确，确保文书档案的保护工作落实到位。

4.文书档案的利用与借阅

4.1文书档案的利用要求

文书档案的利用应当遵循“合法、合规、安全”的原则。各部门和个人需要利用文书档案的，应当向档案管理机构提出申请，经档案管理机构审核批准后方可利用。文书档案的利用应当遵循以下要求：（1）利用目的应当明确，确保文书档案的利用符合单位的工作需要；（2）利用方式应当合规，确保文书档案的利用符合档案管理的要求；（3）利用过程应当安全，确保文书档案的安全。

4.2文书档案的借阅要求

文书档案的借阅应当遵循以下程序：（1）借阅人应当填写借阅申请表，注明借阅的文书档案名称、数量和借阅时间；（2）档案管理机构应当对借阅申请进行审核，审核批准后方可借阅；（3）借阅人应当妥善保管借阅的文书档案，不得损坏或泄露。文书档案的借阅应当遵循以下要求：（1）借阅程序应当规范，确保借阅过程符合档案管理的要求；（2）借阅责任应当明确，确保借阅人妥善保管借阅的文书档案；（3）借阅记录应当完整，确保借阅过程可追溯。

5.文书档案的鉴定与销毁

5.1文书档案的鉴定要求

文书档案的鉴定应当遵循“价值保存、定期鉴定、科学处置”的原则。档案管理机构应当定期对文书档案进行鉴定，确定文书档案的价值和保存期限。文书档案的鉴定应当遵循以下要求：（1）鉴定标准应当科学，确保文书档案的鉴定结果准确；（2）鉴定程序应当规范，确保文书档案的鉴定过程符合要求；（3）鉴定责任应当明确，确保文书档案的鉴定工作落实到位。

5.2文书档案的销毁要求

失去保存价值的文书档案应当及时销毁。销毁文书档案应当遵循以下程序：（1）档案管理机构应当提出销毁申请，注明销毁的文书档案名称、数量和销毁原因；（2）鉴定委员会对销毁申请进行审核，审核批准后方可销毁；（3）销毁文书档案应当由专人监督，确保销毁过程的安全和规范。文书档案的销毁应当遵循以下要求：（1）销毁程序应当规范，确保销毁过程符合档案管理的要求；（2）销毁责任应当明确，确保销毁工作落实到位；（3）销毁记录应当完整，确保销毁过程可追溯。

四、文书档案安全管理的技术保障与应急机制

1.技术设备的配置与管理

1.1技术设备的配置要求

文书档案的安全管理应当充分利用现代信息技术，提高文书档案的安全管理水平。单位应当根据文书档案管理工作的需要，配置必要的技术设备，包括但不限于档案管理系统、服务器、存储设备、备份设备、防病毒设备等。技术设备的配置应当符合档案管理的要求，确保文书档案的安全管理。

1.2技术设备的维护管理

技术设备的维护管理应当遵循“定期维护、及时更新、专人负责”的原则。单位应当建立技术设备的维护管理制度，定期对技术设备进行维护，确保技术设备的正常运行。技术设备的维护应当由专人负责，维护人员应当具备相应的专业知识和管理能力。技术设备的更新应当按照档案管理的要求进行，确保技术设备的先进性和适用性。

2.信息系统安全防护

2.1信息系统安全防护要求

文书档案的信息系统应当具备完善的安全防护措施，防止信息系统被攻击、破坏或泄露。信息系统安全防护应当遵循“全面防护、纵深防御、动态调整”的原则。单位应当建立信息系统安全防护制度，对信息系统进行全面的防护，确保信息系统的安全。

2.2信息系统安全防护措施

信息系统安全防护措施包括但不限于：（1）防火墙设置，防止信息系统被非法访问；（2）入侵检测，及时发现并阻止信息系统的攻击；（3）数据加密，防止信息系统的数据泄露；（4）安全审计，对信息系统的安全事件进行记录和跟踪；（5）漏洞扫描，及时发现并修复信息系统的漏洞。信息系统安全防护措施应当定期进行评估和更新，确保信息系统安全防护的有效性。

3.数据备份与恢复

3.1数据备份要求

文书档案的数据备份应当遵循“定期备份、多重备份、安全存储”的原则。单位应当建立数据备份制度，定期对文书档案数据进行备份，确保数据的安全。数据备份应当采用多重备份的方式，防止数据丢失。数据备份应当存储在安全的地方，防止数据泄露。

3.2数据恢复要求

数据恢复应当遵循“及时恢复、完整恢复、可追溯”的原则。单位应当建立数据恢复制度，定期对数据恢复进行演练，确保数据恢复的及时性和完整性。数据恢复应当可追溯，确保数据恢复过程的可追溯性。

4.灾难预防与应急响应

4.1灾难预防要求

灾难预防应当遵循“预防为主、防治结合、科学预防”的原则。单位应当建立灾难预防制度，对可能发生的灾难进行预防，减少灾难造成的损失。灾难预防应当采用科学的方法，确保灾难预防的有效性。

4.2应急响应要求

应急响应应当遵循“快速响应、有效处置、及时恢复”的原则。单位应当建立应急响应制度，对可能发生的灾难进行应急响应，减少灾难造成的损失。应急响应应当快速响应，及时处置，确保灾难得到有效控制。

5.安全培训与意识提升

5.1安全培训要求

安全培训应当遵循“全员参与、定期培训、注重实效”的原则。单位应当建立安全培训制度，定期对员工进行安全培训，提高员工的安全意识。安全培训应当注重实效，确保员工能够掌握安全知识，提高安全技能。

5.2意识提升要求

意识提升应当遵循“全员参与、持续提升、注重实效”的原则。单位应当建立意识提升制度，持续提升员工的安全意识，确保员工能够自觉遵守安全管理制度，提高安全技能。意识提升应当采用多种形式，包括但不限于安全培训、安全宣传、安全演练等，确保意识提升的效果。

6.安全监督与检查

6.1安全监督要求

安全监督应当遵循“全面监督、定期监督、注重实效”的原则。单位应当建立安全监督制度，对文书档案的安全管理进行全面的监督，确保安全管理制度的落实。安全监督应当定期进行，确保安全监督的有效性。

6.2安全检查要求

安全检查应当遵循“全面检查、定期检查、注重实效”的原则。单位应当建立安全检查制度，定期对文书档案的安全管理进行检查，发现安全隐患并及时整改。安全检查应当全面检查，确保安全检查的彻底性。安全检查应当注重实效，确保安全检查的效果。

五、文书档案安全管理的监督与考核

1.监督机制

1.1内部监督

单位内部应当建立健全文书档案安全管理的监督机制，确保文书档案安全管理制度的落实。内部监督应当由档案管理机构牵头，联合纪检监察部门、内审部门等相关单位共同实施。内部监督人员应当具备相应的专业知识和工作经验，能够独立、客观地开展监督工作。内部监督应当定期开展，及时发现并纠正文书档案安全管理中存在的问题。内部监督的主要内容包括：（1）文书档案的收集、整理、保管、利用等各个环节是否符合安全管理规定；（2）文书档案安全管理制度是否得到有效执行；（3）文书档案安全管理责任是否落实到位。内部监督应当形成记录，并定期向单位领导汇报监督情况。

1.2外部监督

单位应当积极配合档案行政管理部门的外部监督工作，及时提供相关资料，并认真落实外部监督提出的意见和建议。外部监督人员应当具备相应的专业知识和工作经验，能够客观、公正地开展监督工作。外部监督的主要内容包括：（1）文书档案安全管理制度是否健全；（2）文书档案安全管理责任是否落实到位；（3）文书档案的安全状况是否良好。外部监督应当形成记录，并定期向单位汇报监督情况。

2.考核办法

2.1考核原则

文书档案安全管理的考核应当遵循“客观公正、科学合理、注重实效”的原则。考核应当以文书档案安全管理制度的落实情况为基础，结合单位实际情况，制定科学合理的考核办法。考核应当注重实效，确保考核结果能够真实反映文书档案安全管理的水平。

2.2考核内容

文书档案安全管理的考核内容包括：（1）文书档案安全管理制度是否健全；（2）文书档案安全管理责任是否落实到位；（3）文书档案的安全状况是否良好；（4）文书档案安全管理人员的业务水平是否达标；（5）文书档案安全管理工作的创新情况。考核应当采用定性与定量相结合的方式，确保考核结果的客观公正。

2.3考核程序

文书档案安全管理的考核应当遵循以下程序：（1）制定考核方案，明确考核内容、考核标准、考核方法等；（2）组织实施考核，收集相关资料，进行现场检查等；（3）汇总考核结果，形成考核报告；（4）反馈考核结果，提出改进意见。考核结果应当作为干部考核、评优评先的重要依据。

3.激励机制

3.1奖励措施

单位应当建立文书档案安全管理的激励机制，对在文书档案安全管理工作中表现突出的部门和个人给予奖励。奖励措施包括：（1）通报表扬，对在文书档案安全管理工作中表现突出的部门和个人进行通报表扬；（2）物质奖励，对在文书档案安全管理工作中表现突出的部门和个人给予物质奖励；（3）优先提拔，对在文书档案安全管理工作中表现突出的部门和个人优先提拔。奖励措施应当公开透明，确保奖励的公平公正。

3.2约束措施

单位应当建立文书档案安全管理的约束机制，对在文书档案安全管理工作中存在问题的部门和个人进行约束。约束措施包括：（1）诫勉谈话，对在文书档案安全管理工作中存在问题的部门和个人进行诫勉谈话；（2）通报批评，对在文书档案安全管理工作中存在问题的部门和个人进行通报批评；（3）纪律处分，对在文书档案安全管理工作中存在问题的部门和个人给予纪律处分。约束措施应当严肃认真，确保约束的有效性。

4.持续改进

4.1问题整改

对考核和监督中发现的问题，单位应当及时进行整改，确保问题得到有效解决。问题整改应当遵循“及时整改、彻底整改、长效整改”的原则。单位应当制定问题整改方案，明确整改措施、整改时限、责任人等，并定期对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改。

4.2制度完善

单位应当根据实际情况，不断完善文书档案安全管理制度，提高文书档案安全管理水平。制度完善应当遵循“科学合理、切合实际、持续改进”的原则。单位应当定期对文书档案安全管理制度进行评估，根据评估结果进行制度完善，确保制度的科学合理性和适用性。

5.信息化管理

5.1信息化管理要求

文书档案的信息化管理应当遵循“统一标准、统一平台、统一管理”的原则。单位应当建立文书档案信息管理系统，实现文书档案的电子化、网络化管理，提高文书档案的安全管理水平。信息化管理应当注重信息安全，确保信息系统和数据的安全。

5.2信息化管理措施

信息化管理措施包括：（1）建立文书档案信息管理系统，实现文书档案的电子化、网络化管理；（2）制定信息化管理制度，规范文书档案信息系统的使用和管理；（3）加强信息化管理培训，提高文书档案管理人员的信息化管理能力；（4）定期对信息系统进行安全检查，确保信息系统和数据的安全。信息化管理措施应当与文书档案安全管理制度相衔接，确保信息化管理的有效性。

六、文书档案安全管理的法律责任与责任追究

1.法律责任概述

文书档案安全管理涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息，其安全管理状况直接关系到单位的安全稳定和形象。因此，所有涉及文书档案管理的单位和个人，都必须严格遵守相关法律法规，确保文书档案的安全。若因违反规定，导致文书档案遗失、损毁、泄露等安全事件，相关责任人将依法承担相应的法律责任。法律责任主要包括行政责任、民事责任和刑事责任三种形式。

2.行政责任追究

2.1违规行为界定

在文书档案管理过程中，若单位和个人出现以下行为，将视为违规：（1）未按规定收集、整理、归档文书档案的；（2）未按规定保管文书档案，导致文书档案遗失、损毁或泄露的；（3）未按规定利用文书档案，导致文书档案泄露的；（4）未按规定销毁文书档案，导致文书档案泄露的；（5）未按规定履行安全监督职责，导致文书档案安全事件的。以上违规行为将依据相关法律法规，对责任人进行行政责任追究。

2.2责任追究程序

对违反文书档案安全管理制度的行为，将按照以下程序追究行政责任：（1）档案管理机构应当进行调查，查明事实；（2）档案管理机构应当提出处理意见，报单位领导审批；（3）单位领导应当作出处理决定，并通知相关责任人。责任追究程序应当公正、公平、公开，确保责任追究的严肃性。

2.3责任追究方式

行政责任追究的方式包括：（1）警告，对违反规定情节较轻的责任人进行警告；（2）记过，对违反规定情节较重的责任人进行记过；（3）降级，对违反规定情节严重的责任人进行降级；（4）撤职，对违反规定情节特别严重的责任人进行撤职；（5）开除，对违反规定情节特别严重，构成犯罪的责任人进行开除。责任追究方式应当根据违规行为的情节轻重，进行相应处理。

3.民事责任追究

3.1民事责任界定

若因违反文书档案安全管理制度，导致他人合法权益受到侵害，相关责任人将依法承担民事责任。民事责任主要包括赔偿损失、赔礼道歉等。赔偿损失