内部供应商如何管理制度

PAGE内部供应商如何管理制度一、总则（一）目的为了加强公司内部供应商管理，规范内部采购行为，确保采购物资和服务的质量，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间涉及物资采购、服务提供等供应商相关的活动。（三）基本原则1.公平公正原则：对所有内部供应商一视同仁，在采购决策、合同签订、执行监督等环节确保公平公正。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的内部供应商。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高经济效益。4.合作共赢原则：与内部供应商建立良好的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、供应商准入管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力，包括具备合法有效的营业执照、税务登记证等相关证照。2.具备良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够满足公司对物资和服务的质量、规格、交付时间等要求。4.具有健全的质量管理体系，能够有效保证所提供物资和服务的质量稳定可靠。（二）准入申请1.有意成为公司内部供应商的部门或单位，应填写《内部供应商准入申请表》，详细说明其基本情况、经营范围、资质证明、业绩情况、产品或服务优势等信息。2.申请表应提交至公司采购管理部门，同时附上相关证明材料，如营业执照副本、资质证书、业绩合同等复印件。（三）资格审核1.采购管理部门收到准入申请后，对申请材料进行初步审核，核实其完整性和真实性。2.组织相关部门，如质量管理部门、技术部门、使用部门等，对申请供应商进行实地考察或综合评估。考察内容包括供应商的生产经营场所、设备状况、人员素质、质量管理体系运行情况等。3.根据审核和评估结果，采购管理部门提出是否准予准入的建议，报公司管理层审批。（四）准入批准经公司管理层批准后，采购管理部门向准入供应商颁发《内部供应商资格证书》，有效期为[X]年。三、供应商评估与考核管理（一）评估周期1.对内部供应商的定期评估每年进行一次，在每年的[具体时间]开展。2.对于出现重大质量问题、交货延迟等异常情况的供应商，应及时进行专项评估。（二）评估内容1.质量评估：包括所供物资和服务的质量稳定性（如产品合格率、服务达标率等）、质量改进措施的有效性等。2.交货期评估：考核供应商按时交货的能力，统计交货延迟次数、延迟天数等指标。3.价格评估：对比供应商所供物资和服务的价格与市场同类产品或服务价格的合理性，评估其价格优势。4.服务评估：涵盖供应商售前、售中、售后服务的质量，如响应速度、问题解决能力、客户满意度等。5.合作态度评估：考察供应商与公司合作的积极性、配合程度等。（三）评估方式1.数据统计分析：采购管理部门收集和整理供应商的交货记录、质量检验报告、价格信息、客户反馈等数据，进行定量分析。2.问卷调查：向公司内部使用部门发放问卷，了解他们对供应商产品质量、交货期、服务等方面的评价和意见。3.现场考察：必要时对供应商的生产经营现场进行实地考察，直观了解其实际情况。（四）考核指标设定根据评估内容，设定具体的考核指标及权重，如质量指标权重[X]%、交货期指标权重[X]%、价格指标权重[X]%、服务指标权重[X]%、合作态度指标权重[X]%等。（五）考核结果评定1.根据各项考核指标的完成情况，计算供应商的综合考核得分。2.考核结果分为优秀（[具体分数区间]以上）、良好（[具体分数区间]）、合格（[具体分数区间]）、不合格（低于[具体分数区间]）四个等级。（六）考核结果应用1.对于优秀供应商，在同等条件下给予优先合作机会，并在公司内部进行表彰和宣传。2.良好供应商，鼓励其继续保持和改进，适当增加合作份额。3.合格供应商，要求其限期整改存在的问题，如整改后仍无明显改善，可考虑减少合作份额。4.不合格供应商，暂停或终止合作关系，并要求其说明原因，整改合格后可重新申请准入。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门根据公司内部采购需求，与准入供应商协商确定采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款。2.拟定采购合同文本，明确双方权利义务，经公司法律部门审核后，与供应商签订正式合同。合同一式多份，分别由采购管理部门、财务部门、供应商等留存。（二）合同执行1.采购管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等。2.供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供物资和服务，并提交相关证明文件，如送货单、质量检验报告等。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、对合同价格、交货期等的影响，以及双方的责任和义务。（四）合同终止1.合同履行完毕，双方权利义务终止。采购管理部门应组织相关部门对合同执行情况进行验收和总结。2.如因供应商违约、公司业务调整等原因导致合同提前终止，采购管理部门应按照合同约定追究供应商责任，并妥善处理后续事宜。五、供应商激励与约束机制（一）激励机制1.物质激励：对于表现优秀的供应商，给予一定的经济奖励，如奖金、采购折扣等。2.精神激励：在公司内部会议上对优秀供应商进行表扬，颁发荣誉证书，提高其声誉和知名度。3.合作机会激励：优先选择优秀供应商参与公司新的采购项目，增加其业务量。（二）约束机制1.违约责任追究：对于供应商违反合同约定的行为，按照合同条款追究其违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。2.暂停合作：对出现严重质量问题、多次交货延迟等不良行为的供应商，暂停合作一段时间，督促其整改。3.取消资格：对于整改后仍不符合要求或严重违反公司规定的供应商，取消其内部供应商资格，并禁止其在一定期限内重新申请。六、信息管理（一）供应商信息档案建立采购管理部门为每个准入供应商建立信息档案，档案内容包括供应商基本信息（如名称、地址、联系方式等）、资质证明文件、业绩记录、评估考核结果、合同执行情况等。（二）信息更新定期对供应商信息档案进行更新，确保档案信息的准确性和及时性。对于供应商的重大变更事项，如经营范围调整、法定代表人变更等，应及时记录并通知相关部门。（三）信息共享采购管理部门应与公司内部其他相关部门实现供应商信息共享，方便各部门在采购决策、合同执行、质量监督等工作中参考使用。七、争议处理（一）争议协商在采购活动中，如双方发生争议，应首先通过友好协商解决。由采购管理部门组织双方相关人员进行沟通，明确争议焦点，寻求解决方案。（二）第三方调解若协商不成，可申请公司内部设立的第三方调解机构进行调解。调解机构应根据事实和相关规定，公正、公平地提出调解意见，促使双方达成和解。（三）法律途径如