公司内部采购比选制度

PAGE公司内部采购比选制度一、总则（一）目的为规范公司内部采购行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动应公开采购信息、采购程序、采购结果等，确保采购过程和结果接受公司内部监督。2.公平竞争原则鼓励符合条件的供应商参与采购比选，保障其平等获取采购信息、公平参与竞争的权利。3.公正择优原则依据事先设定的标准和程序进行评审，确保采购结果公正合理，选择最优的供应商和采购方案。4.诚实信用原则采购活动各方应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得提供虚假信息、串通投标或采取不正当手段谋取利益。二、采购比选组织与职责（一）采购比选领导小组1.组成由公司高层管理人员担任组长，成员包括财务、审计、法务等相关部门负责人。2.职责审批采购比选制度、采购计划和重大采购项目的比选方案。监督采购比选活动的全过程，对采购过程中的重大事项进行决策。协调解决采购比选过程中出现的争议和问题。（二）采购比选工作小组1.组成由采购部门负责人担任组长，成员包括采购人员、技术专家、质量管理人员等。2.职责负责制定具体的采购比选实施细则和流程。组织开展采购比选活动，包括发布采购信息、接收供应商报名、组织评审等。对供应商的资格进行审查，收集、整理和分析供应商的相关资料。负责与供应商进行沟通、谈判，拟定采购合同条款。整理采购比选相关资料，提交采购比选报告。（三）评审专家小组1.组成从公司内部相关专业领域的专家库中随机抽取，成员不少于三人。2.职责对供应商的报价、技术方案、质量保证、售后服务等进行评审。根据评审标准进行打分，提出评审意见和推荐建议。参与采购比选过程中的答疑、澄清等环节。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门应根据本部门的工作需要和业务发展规划，提前编制年度采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报采购部门汇总。采购部门对各部门的采购计划进行审核和整合，形成公司年度采购计划草案，报采购比选领导小组审批。3.年度采购计划一经批准，原则上不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序重新报批。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应经财务部门审核后报采购比选领导小组审批。2.采购部门应严格按照批准的采购预算进行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要突破预算，应按照公司的预算调整程序进行审批。3.财务部门应对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向采购比选领导小组汇报采购预算的执行情况。四、采购比选流程（一）采购信息发布1.采购部门根据批准的采购计划，通过公司内部网站、公告栏、邮件等方式发布采购比选信息，包括采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、资质条件、报名时间、评审时间等内容。2.采购信息应明确供应商的报名方式、报名所需提交的资料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。（二）供应商报名与资格审查1.供应商应在规定的报名时间内，按照采购比选信息的要求提交报名资料。采购部门对供应商提交的报名资料进行初审，审查供应商的资格条件是否符合要求。2.对于资格审查合格的供应商，采购部门将其列入供应商名单，并通知其参加采购比选评审。对于资格审查不合格的供应商，采购部门应及时通知其原因。（三）采购文件编制与发放1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括采购项目的技术规格、商务条款、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评审标准等内容，确保供应商能够准确理解采购项目的要求。采购文件应在评审前发放给已通过资格审查的供应商。（四）采购比选评审1.采购部门组织评审专家小组对供应商提交的响应文件进行评审。评审专家小组应按照采购文件规定的评审标准进行评审，包括技术方案、报价、质量保证、售后服务等方面。2.评审过程中，评审专家小组可以要求供应商对其响应文件进行澄清和说明。供应商应按照评审专家小组的要求进行澄清和说明，但不得对响应文件的实质性内容进行修改。3.评审专家小组根据评审标准进行打分，推荐得分最高的供应商为中标候选人。如得分相同，可根据技术方案、报价等因素综合考虑确定中标候选人。（五）采购结果公示与审批1.采购部门将采购比选评审结果进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期内，如有供应商或其他利害关系人对采购结果提出质疑或投诉，采购部门应及时进行调查和处理。2.公示期满无异议后，采购部门将采购比选评审结果报采购比选领导小组审批。采购比选领导小组对采购结果进行审批，如无异议，批准采购结果。（六）采购合同签订与履行1.采购部门根据采购比选领导小组批准的采购结果，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应按照合同约定履行合同义务，包括跟踪供应商的供货进度、验收货物、支付货款等。供应商应按照合同约定履行供货义务，确保货物的质量和交货时间。五、采购比选评审标准（一）技术方案评审标准1.技术方案应满足采购项目的技术要求，具有先进性、合理性和可行性。2.技术方案应包括技术路线、技术指标、技术创新点等内容，能够体现供应商的技术实力和研发能力。3.技术方案应考虑项目的实施风险和应对措施，具有良好的可靠性和稳定性。（二）报价评审标准1.报价应合理、公平，不得高于市场同类产品或服务的价格水平。2.报价应包括货物或服务的总价、单价、运费、税费等内容，确保报价的完整性和准确性。3.如采用综合评分法，报价得分应根据报价与评标基准价的偏离程度进行计算，评标基准价为所有有效报价中的最低价。（三）质量保证评审标准1.供应商应提供有效的质量保证措施，确保货物或服务的质量符合采购项目的要求。2.质量保证措施应包括质量管理体系、质量控制流程、质量检测手段等内容，能够体现供应商的质量控制能力。3.供应商应提供质量保证期限和售后服务承诺，确保在质量保证期限内能够及时解决质量问题。（四）售后服务评审标准1.供应商应提供完善的售后服务体系，包括售后服务热线、售后服务网点、售后服务人员等内容。2.售后服务承诺应明确售后服务的内容、响应时间、解决问题的期限等，能够体现供应商的售后服务能力。3.供应商应提供售后服务费用的报价，确保售后服务费用合理、透明。六、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应对采购比选活动进行定期审计和专项审计，检查采购比选制度的执行情况、采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.公司纪检监察部门应对采购比选活动中的违规违纪行为进行调查和处理，维护采购活动的正常秩序。3.公司各部门应积极配合内部监督部门的工作，提供相关资料和信息，协助内部监督部门开展监督检查工作。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作情况等内容。2.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.采购部门应加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，共同推动采购项目的顺利实施。（三）采购档案管理1.采购部门应建立采购档案管理制度，对采购比选活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购计划、采购比选文件、供应商报名资料、响应文件、评审记录、采购合同等内容，确保采购档案的完整性和准确性。3.采购档案的保存期限应符合公司档案管理的规定，一般不少于五年。采购档案应妥善保管，便于查阅和审计。七、争议处理（一）质疑处理1.供应商或其他利害关系人对采购比选活动的采购文件、采购过程、采购结果等有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向采购部门提出质疑。2.采购部门应在收到质疑后及时进行调查和处理，并在规定的时间内将处理结果书面通知质疑人。3.质疑人对采购部门的处理结果不满意的，可以在规定的时间内向上级主管部门提出投诉。（二）投诉处理1.上级主管部门应在收到投诉后及时进行调查和处理，并在规定的时间内将处理结果书