公司内部章管理制度

PAGE公司内部章管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的内部章管理。（三）印章定义本制度所指公司内部章包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等具有法律效力或代表公司特定用途的印章。二、印章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人审核签字。2.涉及公司重大事项或重要业务的印章刻制申请，需经公司领导审批同意。（二）审核1.行政管理部门收到《印章刻制申请表》后，应对申请内容进行审核，重点审查印章用途的必要性、合理性以及与公司现有印章的关联性。2.审核通过后，行政管理部门将申请表提交给公司领导审批。（三）刻制1.经公司领导批准后，行政管理部门负责统一联系具有合法资质的印章制作单位进行刻制。2.印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求，同时对印章进行备案登记。三、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的用途和范围使用印章，不得擅自扩大使用范围或改变印章用途。2.使用印章必须经过审批，未经批准不得使用。3.印章使用应建立登记制度，详细记录印章使用的日期、内容、申请人、批准人等信息。（二）审批流程1.一般事项的印章使用，由申请部门负责人审批。2.涉及合同签订、重要文件发布、资金支付等重大事项的印章使用，需经公司领导审批。3.紧急情况下需使用印章的，可通过电话、短信等方式向审批人请示，经同意后先使用印章，但事后应及时补办审批手续。（三）使用登记1.印章使用人应在《印章使用登记表》上详细填写印章使用的相关信息，包括使用日期、文件名称、文号、内容摘要、申请人、批准人等。2.《印章使用登记表》应妥善保存，以备查阅。（四）印章使用要求1.印章使用时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白处。2.印章使用后，应及时将印章归还原保管人，并做好交接手续。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。四、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章由行政管理部门指定专人负责保管。2.部门章由各部门指定专人负责保管。3.印章保管人应严格履行保管职责，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并加锁保管。2.保险柜或保管箱应放置在有专人负责的办公室内，确保环境安全。（三）保管要求1.印章保管人不得擅自将印章交予他人保管或使用，特殊情况需委托他人使用时，应经印章管理人所在部门负责人批准，并办理交接手续。2.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，导致印章不再使用时，应由行政管理部门及时通知相关部门和人员，并办理印章停用手续。2.印章停用后，应在《印章使用登记表》上注明停用日期，并将印章妥善保管。（二）销毁1.对于已停用且无需保留的印章，应由行政管理部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，并经公司领导审批同意。2.经批准后，行政管理部门应组织专人对印章进行销毁，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间及销毁人员等信息。3.印章销毁过程应进行拍照或录像，以备查考。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的刻制、使用、保管等环节是否符合本制度规定。2.《印章使用登记表》、《印章销毁登记表》等相关记录是否完整、准确。3.印章保管人是否履行保管职责，印章是否安全存放。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管印章的行为，行政管理部门应及时责令改正，并视情节轻重给予相应的处罚。2.因印章管理不善给公司