长宁区采购内部控制制度

PAGE长宁区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强长宁区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金的使用效益，确保采购活动合法、合规、透明、高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于长宁区各级行政事业单位、国有企业及其他相关组织（以下统称“采购主体”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金的使用效益。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，对采购活动的全过程进行有效控制，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构采购主体应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等，负责审定采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购决策机构应由单位负责人、相关部门负责人及专业人员组成。（二）采购执行机构采购主体应明确采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购执行机构可以是单位内部的采购部门，也可以委托具有相应资质的采购代理机构进行采购。采购执行机构应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商邀请、采购评审、合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，对采购需求的合理性、必要性和可行性进行论证，并配合采购执行机构开展采购活动。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购资金的使用情况进行监督检查。3.资产管理部门：负责对采购资产进行验收、登记、入账、保管和处置等工作，并配合采购执行机构开展采购活动。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的规定，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制采购主体应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应涵盖采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照规定的预算编制程序进行申报、审核和批复。采购预算应与单位年度预算相衔接，确保采购资金的合理安排。（二）预算执行采购主体应严格按照批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行申报、审核和批复。采购执行机构应加强对采购预算执行情况的跟踪和监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：1.国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求、价格等发生重大变化的；2.因不可抗力因素，导致采购项目无法按原计划实施的；3.其他确需调整采购预算的情形。采购预算调整应按照规定的程序进行申报、审核和批复。采购主体应将调整后的采购预算报同级财政部门备案。四、采购计划管理（一）计划编制采购主体应根据采购预算和实际需求，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并按照规定的计划编制程序进行申报、审核和批复。采购计划应与采购预算相匹配，确保采购活动的有序进行。（二）计划执行采购执行机构应按照批复的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊原因需要变更采购计划的，应按照规定的程序进行申报、审核和批复。采购执行机构应加强对采购计划执行情况的跟踪和监控，及时发现和解决计划执行过程中存在的问题。（三）计划调整在采购计划执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购计划：1.采购项目的需求发生重大变化，需要调整采购规格型号、数量等的；2.采购方式发生变更的；3.采购时间需要提前或推迟的；4.其他确需调整采购计划的情形。采购计划调整应按照规定的程序进行申报、审核和批复。采购主体应将调整后的采购计划报同级财政部门备案。五、采购方式管理（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照《政府采购非招标采购方式管理办法》及相关法律法规的规定进行。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购应按照《政府采购非招标采购方式管理办法》及相关法律法规的规定进行。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。询价应按照《政府采购非招标采购方式管理办法》及相关法律法规的规定进行。（六）采购方式的选择采购主体应根据采购项目的特点、采购金额、采购时间等因素，选择合适的采购方式。采购方式的选择应符合法律法规和本制度的规定，并按照规定的程序进行申报、审核和批复。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购执行机构应根据采购项目的需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和本制度的规定，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）采购文件审核采购执行机构应将编制好的采购文件报采购决策机构或相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。采购决策机构或相关部门应按照规定的程序进行审核，并出具审核意见。（三）采购文件发放采购执行机构应将审核通过的采购文件及时发放给供应商。采购文件的发放应按照规定的程序进行，确保供应商能够及时获取采购文件。采购执行机构应记录采购文件的发放时间、发放对象、发放方式等信息。（四）采购文件修改在采购文件发出后，如需要对采购文件进行修改的，采购执行机构应及时通知已获取采购文件的供应商，并按照规定的程序进行申报、审核和批复。采购文件的修改应在投标截止时间前或开标前通知供应商，确保供应商有足够的时间对采购文件进行修改。七、供应商管理（一）供应商资格审查采购执行机构应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。采购执行机构应按照规定的程序进行资格审查，并记录资格审查结果。（二）供应商选择采购执行机构应根据采购项目的需求和供应商资格审查结果，选择合适的供应商参与采购活动。供应商的选择应遵循公平、公正、公开的原则，确保选择的供应商具有良好的信誉、较强的实力和较高的服务水平。采购执行机构应记录供应商的选择过程和结果。（三）供应商评价采购执行机构应建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、供货价格、供货时间、售后服务等方面进行评价。供应商评价应定期进行，并将评价结果反馈给供应商。采购执行机构应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现较差的供应商进行警告或淘汰。（四）供应商信息管理采购执行机构应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查结果、选择过程、评价结果等信息进行管理。供应商信息管理系统应确保信息的安全、准确、完整，并便于查询和使用。采购执行机构应定期更新供应商信息管理系统中的信息，确保信息的时效性。八、采购评审管理（一）评审组织采购主体应根据采购项目的特点和采购方式，组建评审委员会或评审小组。评审委员会或评审小组应由采购人代表、评审专家等组成。评审委员会或评审小组应按照规定的程序进行组建，并明确其职责和权限。（二）评审专家管理采购主体应建立评审专家库，对评审专家进行管理。评审专家应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购评审工作的法律法规和程序。采购主体应按照规定的程序从评审专家库中抽取评审专家参与采购评审活动，并对评审专家的评审行为进行监督和管理。（三）评审程序采购评审应按照规定的程序进行，包括评审准备、评审过程、评审结果公示等环节。评审准备环节应明确评审时间地点、评审人员组成、评审文件等内容；评审过程环节应按照评审标准对供应商的投标文件或响应文件进行评审，并记录评审过程和结果；评审结果公示环节应将评审结果在指定媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。（四）评审结果处理采购评审结束后，采购执行机构应根据评审结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。采购执行机构应将采购评审结果报采购决策机构或相关部门备案。如对评审结果有异议的，供应商可以在规定时间内提出质疑，采购执行机构应按照规定的程序进行处理。九、采购合同管理（一）合同签订采购执行机构应在成交通知书发出之日起规定时间内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同应符合法律法规和本制度的规定，确保合同的合法性、合规性、完整性、准确性。（二）合同审核采购执行机构应将签订好的采购合同报采购决策机构或相关部门进行审核。审核内容包括采购合同的合法性、合规性、完整性、准确性等。采购决策机构或相关部门应按照规定的程序进行审核，并出具审核意见。（三）合同履行采购执行机构和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行机构应加强对采购合同履行情况的跟踪和监控，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。供应商应按照采购合同的约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。（四）合同变更在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请变更采购合同：1.采购项目的需求发生重大变化，需要变更采购规格型号、数量等的；2.采购合同的履行期限、地点、方式等需要变更的；3.其他确需变更采购合同的情形。采购合同变更应按照规定的程序进行申报、审核和批复。采购主体应将变更后的采购合同报同级财政部门备案。（五）合同验收采购执行机构应组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量、性能、服务等方面。验收合格后，采购执行机构应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容。（六）合同付款采购执行机构应按照采购合同的约定及时支付采购款项。采购款项的支付应按照规定的程序进行，确保支付的合法性、合规性、准确性。采购执行机构应记录采购款项的支付时间、支付金额、支付方式等信息。十、采购监督与检查（一）内部监督采购主体应建立健全内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。内部监督内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、供应商管理情况、采购评审情况、采购合同管理情况等。采购主体应定期对采购活动进行内部审计，及时发现和解决采购活动中存在的问题。（二）外部监督采购主体应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。财政部门应加强对采购预算执行情况、采购资金使用情况等方面的监督检查；审