普陀区合同内部控制制度

PAGE普陀区合同内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在加强普陀区[公司/组织名称]合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，确保公司各项经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于普陀区[公司/组织名称]及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.全面性原则：合同管理应涵盖合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程，确保合同管理的各个环节都有明确的规定和要求。3.审慎性原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同，避免合同风险。4.动态管理原则：合同签订后，应密切关注合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，对合同的变更、终止等事项进行严格管理。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会合同管理委员会是公司合同管理的决策机构，由公司高层管理人员组成，负责审议和决策重大合同事项。其主要职责包括：1.制定和修订公司合同管理制度；2.审议公司年度合同签订计划；3.审议重大合同的签订、变更、终止等事项；4.协调解决合同管理过程中出现的重大问题。（二）合同管理部门合同管理部门是公司合同管理的归口部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和公司合同管理制度；2.制定和完善合同管理的各项流程和标准；3.组织开展合同签订前的调查和评估工作；4.负责合同文本的起草、审核、签订、归档等工作；5.监督合同的履行情况，及时处理合同履行过程中出现的问题；6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同的洽谈、起草、履行等工作。其主要职责包括：1.负责与合同对方进行洽谈，了解对方的需求和意向，起草合同文本；2.按照合同管理部门的要求，提交合同签订所需的资料和文件；3.负责合同的履行工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况；4.配合合同管理部门处理合同履行过程中出现的问题。（四）合同审批部门合同审批部门是对合同进行审核和批准的部门，根据合同的性质和金额大小，由不同层级的管理人员进行审批。其主要职责包括：1.对合同文本进行合法性、合规性、完整性等方面的审核；2.对合同的风险进行评估，提出风险防范措施和建议；3.根据审核意见，对合同进行批准或不批准，并签署审批意见。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同洽谈：合同承办部门负责与合同对方进行洽谈，了解对方的主体资格、信用状况、履约能力等情况，明确合同的主要条款和内容。2.合同起草：合同承办部门根据洽谈结果，起草合同文本。合同文本应符合国家法律法规的规定，内容完整、条款清晰、权利义务明确。3.合同审核：合同承办部门将起草好的合同文本提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合法性、合规性、完整性、风险防范等方面进行审核，并提出审核意见。4.合同审批：合同管理部门将审核通过的合同文本提交给合同审批部门进行审批。合同审批部门应根据合同的性质和金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批，并签署审批意见。5.合同签订：合同承办部门根据合同审批意见，与合同对方签订合同。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。（二）合同签订前的调查和评估1.主体资格调查：合同承办部门应调查合同对方的主体资格，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件的真实性和有效性，确保合同对方具有合法的经营资格。2.信用状况调查：合同承办部门应调查合同对方的信用状况，包括信用等级、信用记录、涉诉情况等，评估合同对方的信用风险，确保合同对方具有良好的信用状况。3.履约能力调查：合同承办部门应调查合同对方的履约能力，包括生产能力、技术水平、资金实力、人员配备等，评估合同对方的履约风险，确保合同对方具有足够的履约能力。4.合同风险评估：合同管理部门应根据合同承办部门提交的调查资料，对合同的风险进行评估，提出风险防范措施和建议。对于风险较大的合同，应报合同管理委员会审议。（三）合同文本管理1.合同文本格式：合同文本应采用公司统一规定的格式，包括合同封面、目录、正文、附件等部分。合同正文应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本编号：合同管理部门应建立合同文本编号制度，对每一份合同进行编号，以便于合同的管理和查询。合同编号应具有唯一性，不得重复。3.合同文本归档：合同签订后，合同承办部门应将合同文本原件及相关资料提交给合同管理部门进行归档。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同文本进行分类、整理、装订，并妥善保管。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.建立合同履行台账：合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同签订时间、合同编号、合同对方、合同标的、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。2.定期报告合同履行情况：合同承办部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况，及时反馈合同履行过程中出现的问题。合同管理部门应根据合同承办部门的报告，对合同履行情况进行跟踪和监督。3.及时处理合同履行中的问题：合同履行过程中出现问题时，合同承办部门应及时与合同对方协商解决，并将解决情况报告给合同管理部门。合同管理部门应根据问题的性质和严重程度，采取相应的措施进行处理，确保合同的顺利履行。（二）合同变更管理1.合同变更的条件：合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更的程序：合同变更协议应按照合同签订的程序进行审核和批准。合同承办部门应将合同变更协议提交给合同管理部门进行审核，合同管理部门应从合法性、合规性、完整性、风险防范等方面进行审核，并提出审核意见。合同变更协议经合同审批部门批准后，方可生效。3.合同变更的通知：合同变更协议生效后，合同承办部门应及时通知合同对方，并按照变更后的合同履行义务。（三）合同终止管理1.合同终止的条件：合同履行完毕、合同解除、合同无效、合同被撤销等情况下，合同终止。合同承办部门应及时与合同对方办理合同终止手续。2.合同终止的程序：合同承办部门应将合同终止的情况报告给合同管理部门，合同管理部门应进行审核和备案。合同承办部门应与合同对方办理合同终止手续，包括结算款项、交付标的物、返还财产等。3.合同终止后的资料归档：合同终止后，合同承办部门应将合同终止的相关资料提交给合同管理部门进行归档。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同终止资料进行分类、整理、装订，并妥善保管。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：合同管理部门应定期对合同管理工作进行风险识别，分析合同签订、履行、变更、终止等过程中可能存在的风险因素，包括法律风险、信用风险、市场风险、操作风险等。2.风险评估：合同管理部门应根据风险识别的结果，对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于风险等级较高的合同，应采取相应的风险防范措施。（二）风险防范措施1.法律风险防范：合同管理部门应加强对法律法规的学习和研究，确保合同的签订、履行、变更、终止等行为符合法律法规的规定。在合同起草、审核过程中，应充分考虑法律风险因素，避免合同条款存在法律漏洞。2.信用风险防范：合同承办部门应加强对合同对方的信用调查和评估，建立信用档案，及时掌握合同对方的信用状况变化。对于信用状况不佳的合同对方，应谨慎签订合同，并采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.市场风险防范：合同承办部门应密切关注市场动态，及时了解市场价格变化、供求关系变化等情况，合理确定合同价格和履行期限。在合同履行过程中，应根据市场变化情况，及时调整合同履行策略，避免市场风险对公司造成损失。4.操作风险防范：合同管理部门应建立健全合同管理制度和流程，加强对合同管理人员的培训和考核，提高合同管理人员的业务水平和风险防范意识。在合同签订、履行、变更、终止等过程中，应严格按照制度和流程进行操作，避免操作失误导致合同风险。（三）风险监控与预警1.风险监控：合同管理部门应定期对合同风险进行监控，及时发现合同履行过程中出现的风险因素变化情况。对于风险等级较高的合同，应加强监控频率，密切关注风险变化趋势。2.风险预警：合同管理部门应建立风险预警机制，当合同风险等级达到预警标准时，及时发出预警信号，提醒合同承办部门采取相应的风险防范措施。合同承办部门应根据预警信号，及时调整合同履行策略，降低合同风险。六、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.依法处理原则：合同纠纷的处理应严格按照国家法律法规的规定进行，确保纠纷处理的合法性和公正性。2.协商解决原则：合同纠纷发生后，合同承办部门应首先与合同对方协商解决，尽量通过友好协商达成一致意见，解决纠纷。3.及时处理原则：合同纠纷发生后，合同承办部门应及时报告给合同管理部门，并采取相应的措施进行处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大的损失。（二）纠纷处理程序1.协商解决：合同承办部门应与合同对方进行协商，了解对方的意见和要求，寻求解决纠纷的途径。协商过程中，应注意保留相关证据，如协商记录、往来函件等。2.调解解决：如果协商无法解决纠纷，可以寻求第三方调解机构进行调解。调解机构应具有专业的调解能力和经验，能够公正、公平地处理纠纷。调解过程中，应遵守调解机构的规定和程序，积极配合调解工作。3.仲裁解决：如果调解无法解决纠纷，可以根据合同约定的仲裁条款，向仲裁机构申请仲裁。仲裁机构应具有专业的仲裁能力和经验，能够公正、公平地处理纠纷。仲裁过程中，应遵守仲裁机构的规定和程序，积极配合仲裁工作。4.诉讼解决：如果仲裁无法解决纠纷，可以向人民法院提起诉讼。诉讼过程中，应遵守法律法规的规定和程序，积极配合诉讼工作。公司应委托专业的律师代理诉讼，维护公司的合法权益。（三）纠纷处理的证据管理1.证据收集：合同纠纷发生后，合同承办部门应及时收集相关证据，包括合同文本、往来函件、履行记录、验收报告、付款凭证等。证据应具有真实性、合法性、关联性，能够证明纠纷的事实和经过。2.证据保管：合同承办部门应妥善保管收集到的证据，