农业农村局采购管理内部控制制度

PAGE农业农村局采购管理内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强农业农村局采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于农业农村局机关及所属事业单位（以下统称“局属各单位”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒或欺诈。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。（四）职责分工1.采购决策机构成立农业农村局采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由局领导班子成员、相关业务科室负责人等组成。其主要职责包括：审议采购政策、制度和流程；审批采购预算和采购计划；决策重大采购项目的采购方式、采购文件等重要事项；协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门设立专门的采购科室或指定相关科室负责采购活动的具体执行。采购执行部门的主要职责包括：编制采购预算和采购计划；组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等；负责采购项目的验收工作；整理和归档采购文件。3.采购监督部门局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：监督采购政策、制度和流程的执行情况；受理对采购活动的投诉举报，查处采购过程中的违规违纪行为；对采购项目进行效能监察。4.其他相关部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理；业务科室负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购执行部门进行验收等工作。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各业务科室应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，于每年规定时间前提出下一年度采购预算申请。采购预算申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预计金额、采购时间等内容，并附相关依据和说明。2.采购执行部门对各业务科室提交的采购预算申请进行汇总、审核和分析，结合局财政预算安排情况，编制全局采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目的分类、金额、资金来源等信息。3.采购预算草案经财务部门审核后，提交采购领导小组审议。采购领导小组根据局工作重点、财力状况等因素，对采购预算草案进行审定，确定年度采购预算。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据年度采购预算，按照项目轻重缓急和实际工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体实施时间、采购方式、采购文件编制要求等内容。2.对于纳入政府采购目录的项目，采购执行部门应按照政府采购相关规定，在指定媒体上发布采购计划备案信息。采购计划备案信息应包括采购项目名称、采购预算金额、采购方式、采购组织形式等内容。3.采购计划一经确定，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定程序报采购领导小组审批，并及时调整相关采购文件和采购活动安排。三、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的货物、工程和服务采购项目。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，形成单一来源采购文件，并报采购领导小组批准。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（二）采购程序1.采购申请与审批各业务科室根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经科室负责人签字后，报采购执行部门审核。采购执行部门对采购申请表的完整性、合理性、合规性进行审核，提出审核意见。采购申请表经采购执行部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的重要性、金额大小等因素进行审批，确定采购项目的实施。2.采购文件编制采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、交货时间、验收方法等实质性内容，确保采购文件的完整性和准确性。采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性、公正性等方面。审核通过后的采购文件方可发布。3.采购信息发布对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。采购公告发布后，应及时收集供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格审查。资格审查合格的供应商方可参与采购活动。4.开标评标（谈判、询价）采购执行部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）活动应邀请纪检监察部门、财务部门、业务科室等相关人员参加，接受监督。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标（谈判、询价）过程中，评标（谈判、询价）小组应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，确定中标候选人（成交供应商）。评标（谈判、询价）结束后，采购执行部门应及时整理评标（谈判、询价）报告，报采购领导小组审批。5.采购合同签订采购执行部门根据采购领导小组的审批意见，向中标候选人（成交供应商）发出中标通知书（成交通知书），并在规定时间内与中标候选人（成交供应商）签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、纪检监察部门等备案。6.采购项目验收采购项目完成后，采购执行部门应组织相关业务科室、财务部门等人员组成验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等方面进行检查和测试。验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字后生效。验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决。如协商不成，可按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。四、采购合同管理（一）合同签订管理1.采购合同签订前，采购执行部门应将采购合同草案提交财务部门、纪检监察部门等审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、合理性、完整性等方面。审核通过后的采购合同草案方可签订。2.采购合同应采用书面形式，并由采购执行部门与供应商双方签字（盖章）确认。采购合同一式多份，分别由采购执行部门、供应商、财务部门、纪检监察部门等留存。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。财务部门应根据采购合同的约定，做好采购资金的支付准备工作。（二）合同履行管理1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商协商解决，并按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、足额提供货物、工程和服务。如因特殊情况需要变更合同条款，应及时与采购执行部门协商，并签订补充协议。补充协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.采购执行部门应定期对采购合同的履行情况进行检查和评估，总结经验教训，不断完善采购合同管理工作。（三）合同变更与终止管理1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款。2.如采购合同履行完毕，采购执行部门应及时办理合同终止手续。合同终止手续包括对采购项目进行验收、结算采购资金、清理合同文件等工作。3.如采购合同提前终止，采购执行部门应按照采购合同的约定，与供应商协商解决终止合同的相关事宜，并签订终止合同协议。终止合同协议应明确终止合同的原因、双方的权利和义务、结算方式等条款。五、采购监督与绩效评价（一）采购监督1.局纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，重点监督采购政策、制度和流程的执行情况，采购过程的合法性、合规性、公正性，以及采购人员的廉洁自律情况。2.纪检监察部门应建立健全采购监督机制，通过定期检查、专项审计、受理投诉举报等方式，及时发现和纠正采购过程中的违规违纪行为。3.采购执行部门应主动接受纪检监察部门的监督，积极配合纪检监察部门开展工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。（二）绩效评价1.建立采购绩效评价制度，对采购项目的实施效果、采购资金使用效益、采购工作效率等方面进行评价。采购绩效评价应遵循科学、公正、客观的原则，采用定量与定性相结合的方法进行。2.采购绩效评价指标应包括采购预算执行情况、采购项目质量、采购成本控制、采购周期、供应商满意度等方面。采购执行部门应定期对采购项目进行绩效自评，并将自评结果报采购领导小组和财务部门。3.财务部门应会同采购执行部门等相关部门，对采购项目进行综合绩效评价。综合绩效评价结果应作为改进采购工作管理、调整采购预算、考核采购人员等方面的重要依据。六、采购档案管理（一）档案收集采购执行部门应在采购活动结束后，及时收集、整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理采购执行部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类、编号、装订等整理工作。整理后的文件资料应做到内容完整、格