内部询价制度

PAGE内部询价制度一、总则（一）目的为规范公司内部询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间涉及物资采购、服务采购等各类询价活动。（三）基本原则1.公开透明原则：询价过程应公开，信息应透明，确保所有参与询价的部门和人员能够获取同等信息。2.公平竞争原则：为供应商提供公平的竞争机会，避免不正当竞争行为。3.公正评价原则：对供应商的报价和条件进行公正、客观的评价，选择最符合公司利益的供应商。4.诚实信用原则：参与询价的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《内部询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.申请表由部门负责人签字确认后提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《内部询价申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如需求不合理或不符合公司规定，采购部门应与申请部门沟通，提出修改意见或不予受理。（三）询价准备1.采购部门根据审核通过的需求，制定询价文件。询价文件应包括询价函、报价单格式、技术规格要求、售后服务要求等内容。2.确定询价供应商范围，通过公司供应商库、行业推荐、网络搜索等方式，选取不少于三家具备相应资质和能力的供应商作为询价对象。（四）询价发出1.采购部门以书面或电子方式向选定的供应商发出询价函，告知其询价的物资或服务详情、报价要求、截止日期等信息。2.要求供应商在规定时间内将报价单密封后回复至采购部门。（五）报价接收与整理1.采购部门在截止日期后接收供应商的报价单，对报价单进行整理和登记。2.检查报价单的完整性，包括报价金额、交货期、售后服务承诺等内容是否齐全。（六）报价评审1.采购部门组织相关部门人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。评审小组应包括采购部门、需求部门、技术部门（如有）等人员。2.评审小组根据询价文件的要求，对供应商的报价、技术方案、售后服务等方面进行综合评价。评价标准可包括价格合理性、产品质量、信誉度、交货期等因素。3.评审小组采用打分或投票等方式，确定各供应商的综合得分，并按照得分高低进行排序。（七）结果确定1.根据评审结果，采购部门确定中标供应商，并将中标结果通知相关部门。2.如中标供应商放弃中标或因其他原因无法履行合同，采购部门应按照评审排序依次确定其他候选供应商为中标人，或重新组织询价。（八）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，采购部门将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门备案。三、询价相关职责（一）采购部门职责1.负责内部询价制度的制定、修订和解释。2.组织实施询价流程，包括需求审核、询价文件编制、供应商选择、报价评审、合同签订等工作。3.建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和管理。4.协调解决询价过程中出现的问题，与相关部门沟通协调，确保询价工作顺利进行。（二）需求部门职责1.提出准确、合理的物资或服务采购需求，填写《内部询价申请表》。2.参与询价过程，提供技术支持和需求解释，协助采购部门对供应商的报价进行评审。3.负责验收采购的物资或服务，对质量、数量等方面进行把关。（三）评审小组职责1.按照评审标准对供应商的报价进行客观、公正的评审。2.参与讨论和决策，确定中标供应商。3.对询价过程中发现的问题提出意见和建议，促进询价工作的改进。（四）财务部门职责1.参与询价过程，对采购成本进行评估和控制。2.负责审核采购合同中的价格条款，确保价格合理、合规。3.监督采购资金的支付，确保资金使用安全。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，经采购部门审核通过后纳入供应商库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商淘汰1.对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时通知其整改。如在规定时间内仍未达到要求，应将其从供应商库中淘汰。2.因供应商原因导致采购合同无法履行或出现严重质量问题等情况，应立即终止合作，并将其列入黑名单，禁止再次参与公司询价活动。（四）供应商激励1.对优秀供应商给予一定的奖励，如优先合作、增加订单量、提供培训机会等。2.通过建立供应商激励机制，提高供应商的积极性和合作意愿，促进双方长期稳定的合作关系。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对内部询价制度的执行情况进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购合同是否规范、供应商管理是否有效等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报询价工作进展情况，接受管理层的监督和指导。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司内部各部门对询价过程中存在的问题的投诉。投诉渠道可包括电话、邮箱、意见箱等。2.采购部门收到投诉后，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉部门。如投诉属实，应按照相关规定对责任人进行处理。六、保密规定（一）保密范围1.询价过程中涉及的供应商信息、报价信息、技术规格要求、评审意见等属于保密内容。2.任何参与询价活动的人员不得向无关人员泄露上述保密信息。（二）保密措施1.对涉及保密信息的文件、资料等应妥善保管，设置专门的存放地点，并采取加密、锁具等安全措施。2.参与询价的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.