3679多媒体技术在办公自动化系统中的应用初稿

摘要随着计算机技术的不断发展与普及，智能办公己经渗入到人们的日常生活和工作中。尤其是在处理公务方面，多媒体技术以其处理速度快、存储量大等优点，逐渐代替传统的办公理念和方式。办公自动化系统是信息化社会，重要的标志之一，它是利用现代化的设备和技术，全部或部分代替办公人员的工作，从而实现高效地处理办公信息和办公事务。本文在阐述多媒体技术和办公自动化等相关概念理论基础上，分析了多媒体技术在办公自动化系统应用中存在的问题，并根据这些问题提出了解决的途径。关键词：多媒体技术；办公自动化系统；应用目录引言 引言办公自动化系统是信息化社会，重要的标志之一，它是利用现代化的设备和技术，全部或部分代替办公人员的工作，从而实现高效地处理办公信息和办公事务。随着互联网多媒体技术的不断发展与普及，智能办公己经渗入到人们的日常生活和工作中。尤其是在处理公务方面，多媒体技术以其处理速度快、存储量大等优点，逐渐代替传统的办公理念和方式。一、多媒体技术概述（一）多媒体技术的定义及特点多媒体技术是利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术。真正的多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物，而其他的单纯事物，如电影、电视、音响等，均不属于多媒体技术的范畴。媒体在计算机行业里，媒体有两种含义：其一是指传播信息的载体，如语言、文字、图像、视频、音频等等；其二是指存贮信息的载体，如ROM、RAM、磁带、磁盘、光盘等，目前，主要的载体有CD-ROM、VCD、网页等。多媒体是近几年者出现的新生事物，正在飞速发展和完善之中。我们所提到多媒体技术中的媒体主要是指前者，就是利用电脑把文字、图形、影像、动画、声音及视频等媒体信息都数位化，并将其整合在一定的交互式界面上，使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。它极大的改变了人们获取信息的传统方法，符合人们在信息时代的阅读方式[[][]张莉，计算机信息传输技术在办公自动化中的应用，电子商务，2014年第03期多媒体技术的发展改变了计算机的使用领域，使计算机由办公室、实验室中的专用品变成了信息社会的普通工具，广泛应用于社会生产生活等各个领域。多媒体介绍通常的计算机应用系统可以处理文字、数据和图形等信息，而多媒体计算机除了处理以上的信息种类以外，还可以综合处理图像、声音、动画、视频等信息，开创了计算机应用的新纪元。（二）多媒体技术的应用多媒体技术是电脑处理语音，文字，图像与一体的一个综合功能。由于它基于多线程的工作模式的，因此可以同时处理多个数据信息元。多媒体技术的应用主要涉及多媒体数据压缩，图像处理、音频信息处理、多媒体数据库和基于内容检索、多媒体著作工具、多媒体通信与分布式多媒体、多媒体远程监控等几个方面。近年来，多媒体技术得到迅速发展，多媒体系统的应用更以极强的渗透力进入人类生活的各个领域，由于多媒体信息技术在国外已经非常普及，面对日益国际化的市场，国内企事业单位必须跟上国际潮流，加大力度提升多媒体技术在本单位办公自动化系统领域中的功能和作用。（三）多媒体技术办公自动化系统中应用中的各种关键技术多媒体技术在办公自动化中的应用，使人们处理信息的手段和内容更加丰富，更加适应并且有力地支持人们喜欢以视觉、听觉、感觉等多种方式获取和处理信息的习惯。多媒体技术在办公自动化系统中的关键技术主要有以下四大方面。1．数据处理所谓数据处理是指利用计算机对数据进行收集，存储、加工、传播等一系列活动的总和。办公室的中心任务是信息处理，它涉及大量的数据与文件，因此数据处理是多媒体技术在办公自动化系统中应用的一项关键技术。2．文字处理多媒体技术的文字处理技术提供文稿编辑和文件管理等现代化手段，包括文件的输人、输出、修改、删除、排版、手丁印、存储等功能。手写板、手写笔等多媒体外部设备和文字识别软件，提高了办公自动化系统中文字处理的能力。3．语音处理多媒体技术中的语音处理包括语音的输入、识别、合成和存储。在文字处理系统中融合语音处理能力，使计算机通过语音识别系统，将语音信息直接转换成文字信息输入计算机或者执行口述命令，并且能用话语提示操作人员，这将大大提高工作效率[[]殷瑞；基于多媒体技术的展示设计研讨，艺术科技，2013年12期[]殷瑞；基于多媒体技术的展示设计研讨，艺术科技，2013年12期4．图形与图像处理扫描仪、数码相机等多媒体设备的广泛应用，使图形与图像处理等和图像相关的多媒体技术在办公自动化系统中扮演着重要的角色。图形与图像处理技术能够用来传递传真信息，召开远程电话会议，保存数字签名和一些原始的文件副本。如果某些图像模糊不清，如年代久远的档案上的字迹，经过多媒体图像处理后可以恢复清晰，而数字水印技术为这类信息在网上传输提供安全保证。二、办公自动化发展历程及现状（一）概念及特性办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化的核心强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备易用性、健壮性、开放性、严密性和实用性。同时办公自动化需要基本的硬件设施作为支持，包括信息复制设备、信息处理设备、信息传输设备、信息储存设备等。（二）办公自动化功能介绍办公自动化主要具备文字处理、文件管理、行政管理、信息交流、决策支持、图像处理六项基本功能。办公自动化能极大地提高工作效率，办公人员不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。办公自动化能把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。办公自动化还有帮助高层决策的功能，领导层不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。同时办公自动化系统还代替人们从事一些过于繁杂和危险的工作，虽然办公自动化中，可能并不存在那么多危险性的工作，不过仍然有很多需要大量反复的、繁杂的工作，由自动化设备来完成不仅能够代替人类，更主要的是自动化设备不会像人类那么容易受到身体、心情等状态的影响，它们可以永远“保持状态”。（三）发展历程及现状20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段；1975年前是第一阶段，即单机设备阶段；1975—1982年是第二阶段，即局域网阶段；1983—1990年是第三阶段，即—体化阶段；20世纪90年代以后是第四阶段，即多媒体信息传输阶段。我国办公自动化的发展始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，办公自动化及其系统呈现出多媒体化和智能化趋势[[]同卫国，多媒体应用的安全策略探讨，电子技术与软件工程，[]同卫国，多媒体应用的安全策略探讨，电子技术与软件工程，2014年29期三、多媒体技术在办公自动化系统中的意义（一）更高效便捷多媒体技术可以处理办公自动化系统中最直接、最普遍的信息，从而使得办公自动化系统应用领域及功能得到了极大的扩展。使办公自动化系统的人机交互界面和手段更加友好和方便，非专业人员可以方便地使用和操作办公自动化系统。多媒体技术使办公自动化系统中的音像技术、计算机技术和通信技术三大信息处理技术紧密地结合起来，为办公自动化系统信息处理技术发展奠定了新的基石。随着新的互联网技术逐步走向成熟，相信不久基于网络支持的多媒体技术也会在办公自动化系统中发挥更大的作用。（二）节约办公成本充分发挥多媒体技术在办公自动化系统中的作用，可以有效的节约办公成本。当很多工作有电脑程序或者自动化设备来完成的时候，基本上是没有费用成本的，所以，当办公自动化设备的成本远远低于工资时，自动化成为了企事业单位的首选。多媒体技术不但可以实现办公无纸化、无笔化，节约有形的物质成本，同时由于多媒体技术在空间上可以做到远程化，即时化，因此能够极大的提高工作效率和时间，从而节约人力和时间成本。随着移动终端的普及和互联网云技术的成熟，多媒体技术可以极大的丰富办公自动化系统的兼容性，将办公人员的终端设备整合到整个办公系统中，从而令办公不受空间的限制，极大的节约办公成本。（三）优化办公自动化系统多媒体技术对于办公自动化系统最大的贡献之一就是在整体上极大的优化了系统实用性和可操作性。多媒体技术可以有效提高办公自动化系统中移动办公和异地办公的访问速度，采用终端访问的方式实现办公自动化系统统一部署办公自动化服务器。通过多媒体技术对办公自动化系统的优化，可以解决领导及主要业务人员重要文件的审批和处理过程，哪怕办公人员是在远程办公，同时提高移动办公和异地办公的访问速度，从而实现负载均衡和失效转移，并集中管理。如果没有多媒体技术的参与，办公自动化系统就无法顺畅的自我更新和升级，也无法更好的进行人机互动操作。四、多媒体技术应用在办公自动化系统中存在的问题（一）缺乏专业人才随着多媒体技术的不断发展，全行业对相关的各层次人才的需求日益迫切。特别是经济发展方式转变和产业结构调整，对人才的专业素质和能力要求越来越高。随着多媒体技术在办公自动化系统的应用越来越大，对具有多媒体技术专业人才队伍建设提出了更高的要求。当前专业人才的缺乏已成为多媒体技术在办公自动化应用的主要制约因素。然而，市场对多媒体技术专业人才存在的巨大需求，与目前人才数量严重不足以及专业化程度过低形成了明显的反差。（二）管理者对于多媒体技术认识偏差多媒体技术是办公自动化系统的重要组成部分之一，目前，国内企业或者是政府部门管理者对于多媒体技术认识上不够重视，观念普遍不够科学和明晰，对多媒体技术的印象还停留在图片、视频、声音的展示和播放层次。在多媒体技术在办公自动化应用方面也缺乏战略观念，认为多媒体技术仅限于日常的办公条例的遵守和执行上，忽略了多媒体技术对企事业单位经营管理中的重要地位，导致多媒体技术在办公自动化系统应用方面出现误区。（三）应用停留在比较低的层次目前多媒体技术在办公自动化系统中的应用还停留在较低的层次上，主要体现在两方面：第一，多媒体技术仅仅作为办公自动化系统的一种数字化技术，没有上升到办公自动化系统有机组成部分的高度上。当前很多办公人员对于多媒体技术没有足够的了解，仅仅将其作为一直简单的办公手段和工具。在建立办公自动化系统的过程中，也没有将多媒体技术有效的整合到整个系统中去，往往是建好系统再添加相关技术和功能。第二，多媒体技术在办公自动化系统中发挥的作用和领域还比较小，一些更为专业和深度的功能没有被有效利用。多媒体技术发展到今天可以说技术已经比较成熟，然而国内的办公领域却仅用到了多媒体技术很少的一部分功能，这一方面是人员自身素质的原因，另一方面也说明多媒体技术在办公自动化系统中还有极大潜力可发掘。（四）普及率还有待提高近年来中国互联网发展突飞猛进，互联网用户已突破5亿普及率接近40%。然而我应该看到，在办公领域，多媒体的普及率仍明显落后于全球平均水平。多媒体技术依靠于地区网络发展状况。事实也证明，网络条件较好的区域,办公自动化规模都较大,如北京网络发展位于全国领先位置,多媒体技术在办公自动化系统中的应用也最早起源于此。较为成熟的网络发展为多媒体的发展提供了有利条件。上海、广东凭借网络的发展优势,为网络经济发展提供了有利的技术支持。西部省份,如新疆、青海等地,由于受交通条件、经济发展制约,网络发展状况相对落后,网络经济的发展比较滞后[[]董德浩、杨晓芳、刘建平，软件工程概念下的网络运用与办公自动化，电子技术与软件工程，2014年29期[]董德浩、杨晓芳、刘建平，软件工程概念下的网络运用与办公自动化，电子技术与软件工程，2014年29期由此可见,地区网络发展状况对网络经济发展有一定的影响作用。因为办公自动化系统是将人、机器和信息资深三者结合为一体的人机系统，而多媒体技术包括图像、语句、语感、图像等信息的一体化处理等功能。在西部及偏远欠发达地区，受经济条件和网络硬件制约，多媒体办公自动化系统还远未建立和健全。在经济较为发达的地区，尽管已经建立了办公自动化或智能化，但是多媒体的最新科技成果和功能还远没有在办公领域得到普及。（五）网络安全存在隐患多媒体技术由于先天的无限性，发展到今天已经与网络密不可分。而基于网络本身虚拟性的特点，网络的安全性也直接给办公自动化系统带来影响。虚拟性也许正是网络与其他媒体最大的区别，也是办公自动化和智能化与传统办公方式最大的区别。曾经有人用“你将不知道对方是不是一只狗”来形容互联网。网络的虚拟性给人们带来另外一个世界，使得人们只通过文字、图片等虚拟的事物就可以进行交流，但同时也给人们带来了一定的危害，因为虚拟化的办公模式必然导致信息的不对等更加严重，办公运行情况不透明，使得很多犯罪分子有机可乘，能够利用网络虚拟性给企业和单位办公系统带来危害和风险。曾经的“熊猫烧香”、“黑色星期五”等电脑病毒都给办公系统造成过十分严重的破坏，网络安全是多媒体技术和办公自动化系统必须时刻注意的问题。五、提升多媒体技术在办公自动化系统中应用的路径（一）在人力资源方面培养和任用专业人才针对目前对多媒体技术相关人才需求的现状，国家相关部门应加快多媒体职业教育改革和发展，抓紧培养多媒体技术专业人才，努力扩大培养规模，着力提高多媒体及办公自动化从业人员专业素质和能力，放宽对人才流动的限制，利用人才市场，建立人才信息发布制度，制定各类人才资源供求指导目录,并实现网上发布，促进人才供求对接。目前高等院校已经注意到这方面的问题，比如新闻等非计算机专业已经开始逐步培养学生具备在多媒体平台制作新闻的能力，很多专业院校都对课程进行了重新设置或者开设新课程，力图使更多专业的学生具备在网上发布内容、为网站写作、能够拍摄视频和照片、在移动设备和社交媒体空间上开展工作的能力。同时企事业单位管理者应当转变观念，重视多媒体专业人力资源的投入力度，吸引和任用专业的多媒体技术人才，将多媒体技术在办公自动化系统中真正发挥应有的作用。（二）学习国外先进经验和理念多媒体技术和办公自动化系统发端于国外，发达国家在这方面有着较为先进的技术和理念。国内企事业单位管理者应在借鉴西方先进的管理理论，原则和技术同时，结合自身单位的实际情况和办公特点，对多媒体技术在办公自动化系统中的作用和意义有必要的认识和重视，将多媒体技术作为建立办公自动化系统的一部分。要使员工认识到，多媒体技术和办公自动化不仅仅是领导的事情，而是整个工作团队的集体行为，每个办公人员必须掌握相关的多媒体技术，能够在办公自动化系统中熟练使用多媒体技术。（三）挖掘多媒体技术在办公领域的作用多媒体技术在教育、商业广告、影视娱乐业、医疗、人工智能模拟等多种领域发挥着越来越大的作用，在办公自动化系统中也应该挖掘更多更强大的功能，不能仅仅是一些简单图片、视频、声音的简单处理和展示。比如，可以结合当今移动终端的普及和云技术，在办公领域充分发挥和实现多媒体多模态转换、压缩编码、文字与语音相互转换、多媒体数据库、多媒体同步、超媒体和超文本、CSCW、会议系统、VOD和系统设计、多媒体远程监控等。拓展多媒体技术在办公自动化系统中的应用，应该注意要做到“以人为本”，以人的实际需求作为多媒体技术功能的指导方针，而不能让人去适应技术。当然，人性化的办公功能，也需要实际使用者具备一定的多媒体操作技能。（四）、提升企业及政府部门的多媒体技术普及率要提升企业及政府部门的多媒体技术普及率，首先要让管理者看到多媒体在办公自动化的强大作用，给其物有所值的体验，而这个价值感不是“办公自动化”系统自身产生的，必须依赖使用者也就是员工们的日常操作和劳动。如何制定有效的有段，促进办公人员会用和使用多媒体技术，成为提高多媒体技术办公普及率的第一个重点。其次，政府及相关部门应加大对多媒体和办公自动化系统的推广力度，在政务公开的过程中，积极开展多媒体技术在办公自动化系统中应用的普及活动。（五）、制定相关法律法规维护网络诚信及安全俗话说，无规矩不成方圆。任何一个社会，任何一种活动，任何一个组织，都需要有一定的法规制度来进行约束进行管制，才会有健康的发展和良好的效益。多媒体技术与计算机网络有着千丝万缕的联系，多媒体技术和办公自动化的发展离不开网络环境的安全。因此要加大网络技术开发的资金投入，注重网络技术研发，提高通信技术服务的质量，加强网络安全。提高包括计算机、网线等硬件技术、降低成本、提升产品质量，保证网络畅通。带动办公用户的增多，提高网络用户的诚信意识，杜绝网络诈骗和犯罪，同时也可以为网络法规的制定提供参考。相关部门应建立网上安全防护机制，一旦发现违反网络诚信的网站和用户，能准确确定相关的信息，并通过技术手段封锁发布地址，从而保存证据以便对网络违法行为进行处罚和制裁。六、以江苏南通润通设备有限公司为例设计多媒体技术办公自动化应用方案（一）系统设计目标针对江苏南通润通设备有限公司的实际办公情况和需要，利用多媒体技术把与业务、管理有关的各种信息和规则映射到计算机网络的文件管理系统、数据库管理系统中，在应用软件和各种进程通讯中，形成人与计算机网络系统目标是，以便捷、高效的电子化工作流程代替繁琐的、慢速的实物化的人工流程，提供一个高度智能化的现代办公环境。在具体设计时，强调系统的如下特性：先进性、通用性、可靠性、实用性、易用性。（二）系统架构采用基于Intranet的网络多媒体综合设备，如计算机局域网、广域网、图像处理专用系统、语音传真、秘书系统、多功能多媒体工作站、综合业务数字网等，实现办公一体化，综合处理语音、数据、文字、图像等，使系统有机地集成起来，为工作人员提供以计算机为核心的、具有综合信息处理能力的现代化办公，以使领导决策、业务部门处理、个人事务处理建立在更为现代化、信息化的工具与手段之上。该系统采用及C/S和B/S混合架构平台和C#语言开发环境。系统架构图如下：（三）主要功能1、财务报告。企业的财务状况，按年、月来排序，查询。2、决策指令。企业领导部署工作，与员工进行沟通的平台。决策指令采用socket通信实现沟通的平台。创建socket关键代码：addressFamily参数指定寻址方案，socketType参数指定类型，protocolType参数指定协议。publicSocket(AddressFamilyaddressFamily,SocketTypesocketType,ProtocolTypeprotocolType)3、企业管理。减少手工操作流程，以"文件"的形式管理每份档案，对文档进行检索。对人事信息进行编辑、处理和归档。可以文字、图像、视频等多媒体信息进行记录，并提供丰富的查询和统计功能。文字信息：包括员工家庭背景、学历、工作经验、笔试成绩等信息，这些信息可以直接写入数据库中，便于快速检索。图像信息：包括员工的脸部、指纹、证据照等信息，这些信息的存放将有助于员工操作权限的验证。视频信息：包括员工的面试、会议记录等信息。这些文件相对于其他信息存储的开销较大，维护的成本也随之增大，因此需选择性录制、存储和维护。4、公共资料。通过该方案，可以快速了解单位内部可直接公布的所有信息，提供对信息的建立、存储、管理、查询、维护等功能。5、部门管理。实现部门间的知识、信息交流。各部门文档的管理。6、知识共享。为组织提供了一个集中管理知识的场所。可设置人员和使用权限，以保障安全应用，并可对各种知识进行方便灵活的查询和检索。7、个人办公。内嵌了功能强大的邮件系统，可以在组织内部及外部，通过E-mail进行通信交流。为协同工作的窗口，各人的工作事务在此进行分类、检索。关键代码实现：发送Email：addressfrom：发送邮箱地址；password：发送邮箱密码，必要时加密算法加密；addressto：接收邮箱地址集合；mailhost服务器地址（默认格式为：）；isSSL：是否采用SSL协议；mailport：服务器端口；mailsubject：邮件主题；mailcontent：邮件内容；isHtmlType：邮件格式（文本格式或html格式）。publicboolSendOneEmail(stringaddressfrom,stringpassword,List<MailAddress>addressto,stringmailhost,boolisSSL,intmailport,stringmailsubject,stringmailcontent,boolisHtmlType){MailMessagemailMessage=newMailMessage();//发件人mailMessage.From=newMailAddress(addressfrom);//添加收件人foreach(MailAddressmailadressinaddressto){mailMessage.To.Add(mailadress);}//邮件主题mailMessage.Subject=mailsubject;//邮件内容mailMessage.Body=mailcontent;//邮件编码格式(编码不对可能造成乱码)mailMessage.BodyEncoding=System.Text.Encoding.UTF8;//是否采用HTML显示mailMessage.IsBodyHtml=isHtmlType;//邮件优先级(high加急；normal：正常；low低)mailMessage.Priority=MailPriority.Normal;//邮件提交成功通知mailMessage.DeliveryNotificationOptions=DeliveryNotificationOptions.OnSuccess;//实例化SmtpClient对象并赋值SmtpClientsmtpclient=newSmtpClient();//设置服务器地址smtpclient.Host=mailhost;//是否采用SSL协议smtpclient.EnableSsl=isSSL;//设置用于SMTP端口，非SSL协议默认端口为25，SSL协议默认端口为465/587，不排除特殊情况smtpclient.Port=mailport;smtpcl