水务局内部资料管理制度

PAGE水务局内部资料管理制度一、总则（一）目的为加强水务局内部资料管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和规范性，提高工作效率，促进信息共享与交流，依据国家相关法律法规及行业标准，结合水务局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水务局机关各部门、下属各单位以及全体工作人员在工作过程中形成、使用和管理的各类内部资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保资料管理工作合法合规。2.统一管理原则：实行集中统一管理，明确各部门职责，避免资料分散、重复和混乱。3.安全保密原则：加强资料安全防护，确保资料不泄露、不丢失，保障国家和单位利益。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，简化流程，提高资料利用效率，满足工作需要。二、资料分类与编号（一）资料分类1.政策法规类：包括国家和地方有关水务工作的法律法规、政策文件、规范性文件等。2.规划计划类：水务局的各类发展规划、年度工作计划、专项规划等。3.业务工作类：涉及水资源管理、供水排水、水利工程建设与管理、防汛抗旱等具体业务的资料。4.行政事务类：机关行政办公、人事管理、财务管理、档案管理等方面的资料。5.技术资料类：水务工程设计图纸、技术标准、科研报告、监测数据等。6.会议纪要类：水务局各类会议形成的纪要文件。7.其他类：不属于上述分类的其他内部资料。（二）编号规则1.资料编号采用层次编码法，由类别代码、年份代码、流水号组成。2.类别代码：根据资料分类，分别用两位数字表示，如“01”表示政策法规类，“02”表示规划计划类等。3.年份代码：用四位数字表示资料形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照资料形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.示例：“012023005”表示2023年形成的第5份政策法规类资料。三、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门和工作人员应及时收集工作中形成的各类资料，确保资料的完整性和及时性。2.对于上级部门下发的文件、资料，应指定专人负责接收、登记，并及时传递给相关领导和部门。3.在业务活动中产生的资料，如合同协议、报表数据、技术文件等，承办人员应在规定时间内整理归档。（二）整理方法1.资料收集后，应按照分类标准进行初步整理，去除重复、无效的资料。2.对每份资料进行编号，并填写资料目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对于纸质资料，应进行分类装订，每册厚度适中，便于查阅和保管；对于电子资料，应按照统一的文件夹结构进行存储，并命名规范。四、资料归档与存储（一）归档流程1.整理后的资料由各部门资料员定期移交至局档案室，办理交接手续。2.档案室对接收的资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以归档。3.归档资料应按照编号顺序依次排列上架，建立档案索引目录，方便查找和利用。（二）存储方式1.纸质存储：设立专门的档案室，配备档案柜、防火防潮防虫设备等，对纸质资料进行分类存放。2.电子存储：采用服务器存储和磁盘阵列备份相结合的方式，对电子资料进行集中存储。同时，定期进行数据备份，备份数据存储在异地存储设备上，确保数据安全。3.存储期限：根据资料的性质和重要程度，确定不同的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。五、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.水务局工作人员因工作需要查阅内部资料，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.档案室工作人员应根据申请表提供相应资料，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人、资料名称等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案室。如需复印或摘录资料，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅水务局内部资料，应提前向水务局提出书面申请，说明借阅资料的名称、编号、借阅目的、归还时间等信息，经水务局分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅人员应填写《资料借阅登记表》，缴纳一定数额的押金（根据资料的重要程度和保密级别确定），并承诺遵守相关保密规定。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还资料，档案室工作人员应认真核对资料的完整性和准确性。4.借阅人员应妥善保管借阅资料,不得转借、复印、泄露资料内容。如因保管不善造成资料损坏、丢失的，应承担相应责任。六、资料保密与安全（一）保密措施1.加强对资料管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的资料，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问权限等措施。3.在资料查阅、借阅过程中，严格履行审批手续，确保资料不被无关人员接触。4.定期对资料保密情况进行检查，发现问题及时整改。（二）安全管理1.做好档案室的安全防范工作，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备，确保资料存储环境安全。2.加强对电子资料的安全管理，设置防火墙、防病毒软件等，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对存储设备进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。如发生资料丢失、损坏等情况，应及时采取措施进行恢复和补救。七、资料清理与销毁（一）清理原则1.定期对内部资料进行清理，确保资料的时效性和准确性。2.清理工作应遵循“留旧不留新、留重不留轻”的原则，即保留重要的、有历史价值的资料，清理过期的、无用的资料。（二）销毁程序1.由档案室提出资料清理销毁清单，经局办公室审核后，报分管领导批准。2.T销毁清单应注明资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对于纸质资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子资料，应进行格式化或删除处理，并确保数据无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由监销人员签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.水务局办公室负责对内部资料管理制度的执行情况进行定期监督检查，每年不少于[X]次。2.监督检查内容包括资料的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密、安全等方面的工作情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.将内部资料管理工作纳入各部门和工作人员的绩效考核体系，作为评价工作业绩的重要依据。2.考核内容包括资料管理工作的规范性、完整性、准确性、安全性以及