内部公章制度

PAGE内部公章制度一、总则（一）目的为加强公司内部公章的管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在处理与公司相关事务时涉及内部公章的使用管理。（三）定义本制度所称内部公章，是指公司在对内管理及对外业务活动中使用的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制，须经公司法定代表人批准。由行政部门负责办理刻制手续，选择具有公安机关指定资质的印章制作单位进行刻制。2.申请刻制印章时，申请人应填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并提交相关证明文件。经审批通过后，行政部门将申请表及相关证明文件一并交予印章制作单位。3.印章制作单位应严格按照公安部门规定的样式、规格和材质进行刻制，确保印章质量。刻制完成后，印章制作单位应将印章及印模交付公司行政部门，并提供刻制发票及相关证明文件。（二）启用1.新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附印章印模。经公司法定代表人批准后，方可启用。2.行政部门应在印章启用当日，将启用信息通知公司各部门及相关人员，并在公司内部公告栏进行公示。同时，应将印章启用情况记录在《印章管理台账》中。三、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保每枚公章都有明确的保管责任人。保管责任人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度。2.公章保管应安全可靠，存放于专门的保险柜或保险箱内，并放置在安全、保密的场所。严禁将公章随意放置或交由他人代管。（二）保管职责1.公司公章由行政部门指定专人保管，合同专用章由业务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权的专人保管。2.保管责任人应妥善保管公章，不得擅自将公章带出公司使用。如遇特殊情况需要带出公司的，须经公司法定代表人批准，并办理相关借用手续。3.保管责任人应定期检查公章的保管情况，确保公章完好无损。如发现公章有损坏、遗失等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。（三）保管交接1.公章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应填写《印章交接清单》，详细注明交接日期、印章名称、数量、交接双方等信息。交接双方应在清单上签字确认，并经部门负责人审核后报行政部门备案。2.行政部门应在收到《印章交接清单》后，对交接情况进行核实。如发现交接不清或存在问题，应及时查明原因并督促交接双方妥善处理。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章适用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等重要法律文书；对内发布通知、公告、决定、决议等重要文件；办理各类资质证书、营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更、注销等手续；以及其他需要加盖公司公章的事项。2.合同专用章适用于公司对外签订各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章适用于公司办理财务收支、结算、票据开具等相关财务业务。4.法人章适用于公司法定代表人在办理相关业务时需要签字盖章的情况，如授权委托书、银行开户预留印鉴等。（二）使用流程1.申请：使用人需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称及份数、用印日期、申请人等信息，并附相关文件或资料。申请表应经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。2.审批：公司领导根据用印事项的性质、重要程度等进行审批。对于涉及重大决策、重要合同、大额资金支出等事项的用印，须经公司法定代表人批准；对于一般性事项的用印，可由公司分管领导批准。3.用印：经审批通过后，使用人持《印章使用申请表》及相关文件或资料到公章保管责任人处办理用印手续。保管责任人应认真核对申请表内容与相关文件或资料是否一致，确认无误后，在用印位置加盖公章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人等信息。用印完毕后，保管责任人应将申请表及相关文件或资料留存归档。4.登记：行政部门应建立《印章使用登记表》，对每一次公章使用情况进行详细记录。登记表应包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人、保管责任人等信息。定期对登记表进行整理归档，以便查阅和追溯。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。如遇特殊情况需要先行盖章的，须经公司法定代表人批准，并在盖章后及时填写相关内容。2.未经公司法定代表人书面授权，任何部门和个人不得擅自以公司名义对外提供担保、抵押、质押等经济行为，不得擅自签订涉及公司重大利益的合同、协议等文件。3.严禁将公章借给外单位或个人使用，严禁在与公司业务无关的文件上加盖公章。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用公章时，行政部门应填写《印章停用申请表》，注明停用日期、印章名称、停用原因等信息，并附相关证明文件。经公司法定代表人批准后，方可停用。2.行政部门应在印章停用当日，将停用信息通知公司各部门及相关人员，并在公司内部公告栏进行公示。同时，应将印章停用情况记录在《印章管理台账》中。（二）销毁1.对于停用的公章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明销毁日期、印章名称、数量、销毁原因等信息，并附相关证明文件。经公司法定代表人批准后，方可进行销毁。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁日期、印章名称、数量、销毁方式、监督人等信息。销毁完毕后，监督人应在登记表上签字确认。3.行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》及相关证明文件一并留存归档，以备查阅。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立公章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人等组成。监督小组负责对公司公章管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章使用的合法性、规范性和安全性。2.行政部门负责对公章保管、使用情况进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管责任人是否明确、保管场所是否安全、保管设施是否完好等。2.公章使用流程执行情况，包括申请、审批、用印、登记等环节是否规范。3.公章使用范围是否符合规定，是否存在违规用印行为。4.印章停用与销毁情况，是否按照规定进行停用和销毁。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚；构成犯罪的，