档案部门负责人责任制度

PAGE档案部门负责人责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，明确档案部门负责人的职责，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案部门负责人及档案部门全体工作人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，档案部门负责人对公司档案工作全面负责，确保档案管理的规范化、标准化。3.服务利用原则：以服务公司各项工作为宗旨，积极开发档案信息资源，为公司决策、生产经营、科研创新等提供有效支持。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案实体和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案部门负责人职责（一）组织领导1.全面负责公司档案管理工作，制定档案工作计划和目标，并组织实施。2.定期召开档案工作会议，研究解决档案管理工作中的重大问题，部署档案工作任务。3.协调档案部门与公司其他部门之间的关系，争取各部门对档案工作的支持与配合。（二）制度建设1.建立健全公司档案管理制度体系，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等方面的规章制度，并确保制度的有效执行。2.根据国家法律法规和行业标准的变化，及时修订和完善档案管理制度，使其适应公司发展的需要。（三）资源管理1.负责公司各类档案资源的统筹规划和整合，确保档案收集的全面性和完整性。2.组织档案人员对公司各部门形成的文件材料进行定期收集、整理和归档，督促各部门按时移交应归档的文件材料。3.加强对档案库房、设备、设施的管理，确保档案保管条件符合要求，保障档案实体安全。4.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和升级，提高档案管理的信息化水平。（四）业务指导1.对公司各部门的档案工作进行业务指导，帮助解决档案管理中的实际问题，提高各部门档案管理水平。2.组织开展档案业务培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。（五）鉴定与处置1.组织档案鉴定工作，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案，严格按照规定程序进行审批，确保档案销毁工作的合法性和严肃性。（六）利用服务1.积极拓展档案利用渠道，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，满足公司工作对档案信息的需求。2.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，编写档案参考资料、大事记等，为公司领导决策和各项工作提供参考依据。（七）监督检查1.定期对公司档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题，确保档案管理工作质量。2.对违反档案管理制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。三、档案收集工作责任（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于公司行政文件、业务合同、技术资料、财务报表、人事档案、基建档案、设备档案等。（二）收集要求1.档案人员应熟悉公司各部门的工作流程和文件形成情况，主动与各部门沟通联系，及时了解文件材料的产生和积累情况，确保应归档的文件材料及时收集齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应提前介入，进行跟踪收集，确保档案的完整性和准确性。3.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自修改、涂抹、伪造。（三）收集责任1.档案部门负责人负责组织档案收集工作，制定年度档案收集计划，并督促档案人员按照计划实施收集工作。2.档案人员应按照收集范围和要求，认真做好文件材料的收集工作，对收集到的文件材料进行初步整理和登记。3.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集和整理工作，并按照规定时间将应归档的文件材料移交档案部门。对未按时移交或移交不完整的部门，档案部门负责人有权进行督促和催交。四、档案整理工作责任（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家有关档案分类标准和公司实际情况，对档案进行科学分类、编号、编目等整理工作。（二）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，科技档案按照项目专业阶段进行分类整理，会计档案按照会计年度类别进行分类整理等。2.对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，装订成册，编制档案盒封面和脊背标签。3.电子档案应按照相应的分类方案进行整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）整理责任1.档案部门负责人负责组织档案整理工作，制定整理方案和标准，并对整理工作进行指导和监督。2.档案人员应按照整理原则和方法，认真做好档案整理工作，确保整理后的档案符合规范要求。3.在整理过程中，如发现文件材料不完整、不准确或不符合要求的，档案人员应及时与相关部门沟通核实，补充完善相关材料。五、档案保管工作责任（一）保管条件1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，保障档案实体安全。（二）库房管理1.建立档案库房管理制度，严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.对档案进行科学存放，按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和利用。3.定期对档案库房进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。（三）数字化管理1.推进档案数字化工作，按照规定的数字化标准和流程，对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.加强电子档案的存储和管理，定期对电子档案进行备份，确保电子档案数据的安全可靠。（四）保管责任1.档案部门负责人负责档案保管工作的全面管理，确保保管条件符合要求，保管制度有效执行。2.档案人员应严格遵守库房管理制度，认真做好档案的日常保管工作，对档案的安全负责。3.如因保管不善导致档案损坏、丢失等事故，档案部门负责人和相关责任人应承担相应的责任。六、档案鉴定工作责任（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案部门负责人担任组长，成员包括档案业务骨干和相关部门代表。2.鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，制定档案鉴定的具体标准，明确不同类型档案的保管期限。2.考虑档案的历史价值、现实利用价值、科研价值等因素，对档案进行综合鉴定。（三）鉴定程序1.档案人员按照鉴定标准，对到期档案进行初步筛选，提出存毁意见，填写档案鉴定登记表。2.鉴定工作小组对档案人员提出的存毁意见进行审核，召开鉴定会议，对拟销毁档案进行逐一审查，形成鉴定报告。3.鉴定报告经公司主管领导审批后，作为档案鉴定处置的依据。（四）鉴定责任1.档案部门负责人负责组织档案鉴定工作，确保鉴定工作的公正性和准确性。2.鉴定工作小组成员应认真履行职责，严格按照鉴定标准和程序进行鉴定，对鉴定结果负责。3.如因鉴定失误导致档案过早销毁或继续保存无价值档案等情况，档案部门负责人和相关鉴定人员应承担相应责任。七、档案销毁工作责任（一）销毁审批1.对经鉴定确需销毁的档案，填写档案销毁申请表，报公司主管领导审批。2.主管领导应认真审核销毁申请，签署审批意见，确保销毁档案的合法性和必要性。（二）销毁方式1.档案销毁应采用符合国家环保要求的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案的销毁，应采用专业的数据清除软件进行彻底删除，并进行数据覆盖，防止数据泄露。（三）销毁记录1.建立档案销毁记录制度，对销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等进行详细记录。2.销毁记录应保存备查，保存期限按照档案管理规定执行。（四）销毁责任1.档案部门负责人负责组织档案销毁工作，确保销毁工作按照审批意见和规定程序进行。2.档案人员应严格执行销毁制度，对销毁过程进行现场监督，确保销毁工作彻底、安全。3.如违反销毁规定，擅自销毁档案或销毁不彻底，档案部门负责人和相关责任人应承担相应责任。八、档案利用工作责任（一）利用服务1.建立档案利用制度，明确档案查阅、借阅的范围、程序和要求。2.档案人员应热情接待利用者，及时提供所需档案资料，做好利用登记和跟踪服务工作。3.对涉及公司机密等重要档案的利用，应严格按照保密规定进行审批和管理，确保档案信息安全。（二）编研工作1.制定档案编研计划，组织档案人员开展档案编研工作，开发档案信息资源。2.编研成果应具有针对性和实用性，能够为公司决策、生产经营、文化建设等提供参考依据。3.对编研成果进行审核和审定，确保编研内容准确、可靠。（三）利用责任1.档案部门负责人负责档案利用工作的管理和指导，确保利用服务质量和编研工作水平。2.档案人员应认真履行利用服务职责，严格遵守利用制度和保密规定，对利用过程中出现的问题及时处理和报告。3.利用者应遵守档案利用规定，爱护档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、公布档案内容。如因利用者违规行为导致档案损坏或信息泄露，利用者应承担相应责任。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对档案部门负责人的工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案业务工作开展情况、档案安全保管情况等。2.档案部门负责人应定期对档案工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，并向公司报告自查情况。（二）考核评价1.建立档案部门负责人考核评价机制，制定考核指标和评价标准，对档案